Alai

• Alan Murray

  @Computergaga1

• April 2, 2020, 10:24am EDT

Crear una hoja de cálculo de gastos e ingresos puede ayudarte a gestionar tus finanzas personales. Puede tratarse de una simple hoja de cálculo que proporcione una visión de sus cuentas y haga un seguimiento de sus principales gastos. He aquí cómo en Microsoft Excel.

Crear una lista simple

En este ejemplo, sólo queremos almacenar alguna información clave sobre cada gasto e ingreso. No es necesario que sea demasiado elaborada. A continuación se muestra un ejemplo de una lista simple con algunos datos de muestra.

Ingrese los encabezados de las columnas para la información que desea almacenar sobre cada gasto y forma de ingreso junto con varias líneas de datos como se muestra arriba. Piense en cómo quiere hacer el seguimiento de estos datos y cómo se referiría a ellos.

Estos datos de muestra son una guía. Introduzca la información de una manera que sea significativa para usted.

Formatear la lista como una tabla

Formatear el rango como una tabla facilitará la realización de cálculos y el control del formato.

Haga clic en cualquier lugar dentro de su lista de datos y luego seleccione Insertar >Tabla.

Resalte el rango de datos de su lista que desee utilizar. Asegúrese de que el rango es correcto en la ventana «Crear tabla» y que la casilla «Mi tabla tiene encabezados» está marcada. Haga clic en el botón «Aceptar» para crear su tabla.

La lista está ahora formateada como una tabla. También se aplicará el estilo de formato azul predeterminado.

Cuando se añadan más filas a la lista, la tabla se expandirá automáticamente y aplicará el formato a las nuevas filas.

Si desea cambiar el estilo de formato de la tabla, seleccione su tabla, haga clic en el botón «Diseño de la tabla» y, a continuación, en el botón «Más» de la esquina de la galería de estilos de tabla.

Esto expandirá la galería con una lista de estilos para elegir.

También puede crear su propio estilo o borrar el estilo actual haciendo clic en el botón «Borrar».

Nombrar la tabla

Daremos un nombre a la tabla para que sea más fácil referirse a ella en las fórmulas y otras funciones de Excel.

Para ello, haga clic en la tabla y luego seleccione el botón «Diseño de la tabla». A partir de ahí, introduzca un nombre significativo como «Cuentas2020» en el cuadro Nombre de la tabla.

Añadir totales para los ingresos y gastos

Tener sus datos formateados como una tabla hace que sea sencillo añadir filas de totales para sus ingresos y gastos.

Haga clic en la tabla, seleccione «Diseño de tabla» y, a continuación, marque la casilla «Fila total».

Se añade una fila total en la parte inferior de la tabla. Por defecto, realizará un cálculo en la última columna.

En mi tabla, la última columna es la de gastos, por lo que se totalizan esos valores.

Haga clic en la celda que desea utilizar para calcular su total en la columna de ingresos, seleccione la flecha de la lista y, a continuación, elija el cálculo de la suma.

Ahora hay totales para los ingresos y los gastos.

Cuando tenga que añadir un nuevo ingreso o gasto, haga clic y arrastre el asa azul de cambio de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla.

Arrastre hacia abajo el número de filas que desee añadir.

Introduzca los nuevos datos en las filas en blanco sobre la fila del total. Los totales se actualizarán automáticamente.

Resumir los ingresos y gastos por mes

Es importante mantener los totales de cuánto dinero entra en su cuenta y cuánto está gastando. Sin embargo, es más útil ver estos totales agrupados por mes y ver cuánto gasta en diferentes categorías de gastos o en diferentes tipos de gastos.

Para encontrar estas respuestas, puede crear una PivotTable.

Haga clic en la tabla, seleccione la pestaña «Diseño de tabla» y, a continuación, elija «Resumir con una tabla dinámica».

La ventana Crear tabla dinámica mostrará la tabla como los datos a utilizar y colocará la tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo. Haga clic en el botón «Aceptar».

La PivotTable aparece a la izquierda, y una lista de campos aparece a la derecha.

Esta es una demostración rápida para resumir sus gastos e ingresos fácilmente con una PivotTable. Si no conoce las tablas dinámicas, consulte este artículo en profundidad.

Para ver un desglose de sus gastos e ingresos por mes, arrastre la columna «Fecha» al área «Filas» y las columnas «Entrada» y «Salida» al área «Valores».

Tenga en cuenta que sus columnas pueden tener nombres diferentes.

El campo «Fecha» se agrupa automáticamente en meses. Los campos «Entrada» y «Salida» se suman.

En una segunda PivotTable, puede ver un resumen de sus gastos por categorías.

Haga clic y arrastre el campo «Categoría» a «Filas» y el campo «Salida» a «Valores».

Se crea la siguiente PivotTable que resume los gastos por categoría.

Actualización de las Tablas dinámicas de ingresos y gastos

Cuando se añadan nuevas filas a la tabla de ingresos y gastos, seleccione la pestaña «Datos», haga clic en la flecha «Actualizar todo» y, a continuación, elija «Actualizar todo» para actualizar ambas Tablas dinámicas.