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Alejarse del trabajo diario y pasar tiempo junto a su equipo es una excelente manera de inculcar el espíritu de equipo. Y realinear a los empleados con los objetivos y la visión de la organización. Especialmente si una parte de tu equipo trabaja a distancia. Verás que algunas empresas planifican una reunión de un día, mientras que otras reservan un fin de semana entero. Recientemente hemos realizado un offsite. Así que queríamos compartir el aprendizaje de nuestra propia experiencia durante el offsite, así como el proceso de planificación que lo precedió.

Pero en primer lugar, vamos a empezar desde el equipo que nos inspiró para un offsite de equipo – Buffer.

Buffer ha perfeccionado el arte de la planificación de retiros de equipo. Creen que el trabajo fuera de las instalaciones ayuda al equipo a trabajar de forma más inteligente. Y por eso planifican uno cada 5 meses.

Para cada retiro, Buffer encontró una nueva forma de hacer el trabajo, estableciendo sesiones, construyendo un proyecto empresarial, e incluso teniendo reuniones diarias de stand-up.

«Hacemos retiros para que todo el mundo tenga la oportunidad de experimentar nuevas culturas y crecer con una mentalidad más abierta»
Buffer

Aunque se supone que un equipo fuera de la empresa debe ser relajante, es crucial hacer una planificación para que no se descontrole, convirtiéndose en algo demasiado espontáneo y descontrolado. Diferentes personas, diferentes mentalidades… ¡ya sabes lo que puede pasar!

Así que, desde la creación de un estado fuera de la oficina hasta el establecimiento de una agenda y la planificación de algunas actividades en equipo, es importante dar a tu equipo una dirección.

Al volver de uno y después de haber preguntado a muchas otras empresas que lo han hecho antes, estos son los diez consejos que tuvimos en cuenta e intentamos seguir, para planificar nuestro equipo fuera de la oficina.

Así que sin más preámbulos, ¡aquí está cómo dirigir un equipo de producto fuera de la oficina!

Los 10 mejores consejos para dirigir un buen equipo fuera de la oficina

1. Establezca la agenda y las expectativas incluso antes de empezar

Mientras que algunas reuniones de equipo son únicamente para relajarse y establecer vínculos entre sí, algunas organizaciones planean un retiro híbrido. Programan unos días para trabajar y definir juntos su hoja de ruta de crecimiento, y añaden suficientes días para hacer turismo y deportes de aventura.

Ahora bien, aunque usted tenga una cosa en mente, es muy probable que algunos de los miembros de su equipo tengan expectativas completamente diferentes. Así que, antes de empezar a planificar las vacaciones del equipo, empiece por establecer una agenda y lo que su equipo puede esperar de ella.

Una vez que haya establecido la agenda, comunique al equipo lo que piensa hacer durante las vacaciones del equipo. Esto no sólo les preparará para todas las actividades que ha preparado para ellos, sino que también les dará la oportunidad de sugerir cambios para mejorarlas.

Por ejemplo, comunique a su equipo que hay un día dedicado a la ideación. Esto les daría tiempo suficiente para pensar en lo que les gustaría aportar.

Del mismo modo, si tienes preparados deportes de aventura, los empleados que sean reacios a ellos pueden plantear sus dudas y hacértelo saber de antemano. De este modo, no acabará gastando recursos en intentar que participen ni se llevará ninguna decepción de última hora.

Después de todo, tiene que respetar la zona de confort de todos y seguir consiguiendo que participen en las cosas que el equipo hace juntos.

2. Establezca un presupuesto y aténgase a él

Su organización está obligada a incurrir en algunos gastos durante las vacaciones del equipo. Antes de empezar a planificar sus actividades, es crucial asegurarse de que ha reservado un presupuesto para el retiro del equipo. Es importante que no acabe agotando todos sus recursos sólo para pasar unos días de diversión con el equipo.

Establecer un presupuesto le permite planificar el retiro del equipo de forma más eficaz. Te da una cifra aproximada sobre qué tipo de alojamiento puedes elegir, qué actividades puedes planificar, cómo viajar y qué puedes o no incluir en los gastos de la empresa para el equipo.

Supongamos que sois un equipo de diez personas. En este caso, la elección de un Airbnb podría ser mejor para el dinero que la reserva de habitaciones de hotel. Además, las zonas comunes de un Airbnb darán al equipo más flexibilidad para sentarse juntos y divertirse.

3. Establezca un horario para cada día

Aunque no es necesario planificar cada minuto del día, reserve algunas actividades para todos cada día. No querrá que la gente se levante el primer día del retiro y se apresure a elaborar un programa para el día. Acabarán saliendo a comer y sin hacer realmente nada más que comer – imagínese perder un día entero cuando está viajando internacionalmente.

Nadie le pide que haga una rutina militar. Está bien que hagas saber a tu equipo que todo el mundo tiene que salir a desayunar a una hora determinada para poder disfrutar también de otras actividades a lo largo del día. Créanos, se lo agradecerán más tarde cuando vuelvan con mucho hecho!

Además, esto le ayuda a evitar recargos de última hora. Cuando viajas, los organizadores de viajes tienden a cobrar de más cuando ven que no tienes otra opción. Pero cuando planificas las cosas con antelación, ya tienes un paquete en mano y no acabas pagando «extra» por algo que podría salir más barato. Podrías usar todo ese dinero ahorrado para otra actividad por el estilo.

Por ejemplo, planeas una caminata en equipo en el destino. Para ello, tienes que comprar un paquete con un planificador de viajes local. El paquete incluye la comida y la ropa que necesitará durante la caminata. Ahora bien, si te olvidas de planificar y reservar este paquete con antelación, hay muchas posibilidades de que las plazas para los equipos de trekking estén llenas el día que has decidido ir. También existe la posibilidad de que el planificador le pida que se gaste unos cuantos dólares extra para «encajarle».

¡La elección es suya!

Aquí tiene una plantilla que puede utilizar:

Pro-tip: Si está planeando hacer algo de trabajo durante el equipo fuera del sitio, programe todas las salidas durante el día. Aprovechando el tiempo del día, puedes reservar las noches para trabajar y cenar en equipo. O simplemente para relajarse y prepararse para el día siguiente.

4. Siga una lista de control de las salidas para prepararse de antemano

Una vez que haya concretado las fechas de su workcation, no olvide poner su estado de fuera de la oficina para los días que estará fuera. Esto significa configurar una respuesta automática de correo electrónico, bloquear tu calendario y terminar cualquier trabajo pendiente, por nombrar algunos. Recuerde a los miembros de su equipo que hagan lo mismo.

Para algunos de sus empleados, esto también puede significar el aplazamiento o la postergación de reuniones. Para otros, puede requerir programar sus publicaciones en el blog y las actualizaciones en las redes sociales con antelación.

La idea es poder seguir haciendo lo que requiere un esfuerzo continuo, sin que ciertos miembros del equipo tengan que sentarse durante horas durante el tiempo de descanso. Lo llamamos planificar mejor el trabajo para que nadie tenga que volver con una cantidad abrumadora de trabajo pendiente.

¿No está seguro de haber tachado todo de su lista antes del retiro del equipo? Esta lista de comprobación fuera de la oficina garantizará que su lista de tareas esté vacía y que todo esté bien programado con mucha antelación.

5. Planifique actividades divertidas al aire libre para crear un vínculo de equipo

No necesitamos citar un estudio para demostrar que las actividades divertidas al aire libre pueden ser una gran manera de crear vínculos. Puedes planificar deportes de aventura como el rafting o las caminatas en grupo, o incluso actividades ligeras al aire libre como la acampada, para que el equipo establezca vínculos. Esto fomenta la camaradería. Buffer, por ejemplo, tomó clases de surf cuando fue a su retiro de equipo a Sydney.

Pero no todo el mundo en el equipo va a ser un entusiasta del surf. Entonces, ¿cómo se decide realmente lo que se debe planificar en el retiro del equipo?

Para planificar mejor las actividades al aire libre, cree una lista de atracciones en el destino en el que se encuentra. Con una línea que explique lo que es único en cada una de esas atracciones, establece una encuesta rápida. Aplicaciones como Simple Poll hacen que sea muy fácil añadir una encuesta rápida a tu canal de Slack. Incluso la más pequeña de las decisiones se puede hacer fácil con una encuesta rápida. No hay que ir de un lado a otro!

Si tu equipo suele trabajar a distancia, querrás que se mezclen bien. Elige uno de los muchos juegos diseñados para romper el hielo para que los miembros de tu equipo se sientan más cómodos entre ellos. Recuerde convertirlos en una parte natural de su jornada planificada.

6. Revise los objetivos más amplios de la empresa

Un retiro de equipo es un lugar ideal para abrir una conversación sobre el panorama general de la organización. Puede utilizar este retiro para restablecer la misión y la visión por la que el equipo está trabajando. Esta conversación es importante para volver a informar a todos sobre lo que están trabajando y asegurarse de que todos comparten la misma visión de la organización.

También es un buen momento para hablar de los objetivos individuales de su equipo. Comprender sus objetivos le ayudará a identificar el cómo y el porqué del funcionamiento diario de su equipo. También le ayudará a capacitar a su equipo para que haga un mejor trabajo. Cuando entienda lo que necesitan y esperan y sus obstáculos actuales, podrán trabajar mejor juntos.

Cuando se alinea con los objetivos individuales de su equipo, se asegura de que sus empleados estén alineados con los objetivos más amplios de la empresa.

Las buenas reuniones de equipo fuera de la empresa pueden llegar muy lejos.

7. Reserve algún tiempo para la retroalimentación (y la crítica positiva)

La retroalimentación es una parte importante de cualquier organización. Adoptar la retroalimentación dentro de su organización puede ayudar a los empleados individuales a crecer, imponer un ambiente honesto dentro del equipo y hacer que su cultura de equipo sea más fuerte.

Incluso puede reservar dos horas durante su retiro de equipo para un taller de retroalimentación. Puede tratarse de una sesión de retroalimentación colaborativa entre compañeros o de una conversación individual. Aprenda sobre la cultura de la retroalimentación en diferentes equipos para elegir un modelo que funcione para usted.

Su retiro de equipo también puede ser un momento para hablar de cualquier desafío y problema. Puede tratarse de un obstáculo dentro de un proyecto o incluso de un problema de comunicación con un compañero de equipo.

Si aborda los problemas a los que se enfrenta su equipo durante el retiro, podrá resolverlos más rápidamente cuando esté de vuelta. Utilice sus reuniones de equipo fuera de las instalaciones de forma eficaz.

8. Fomente las conversaciones individuales entre los miembros

¿Todos los miembros de su equipo se sienten cómodos entre sí? Si no es así, este retiro de equipo es el momento ideal para asegurarse de que todos han hablado entre sí. Organice juegos de creación de equipos, como la charla dura y las citas rápidas, para fomentar las conversaciones individuales.

Aunque no es necesario que sean los mejores amigos, una buena relación de trabajo entre cada miembro del equipo es vital. Tanto para futuras colaboraciones como para mantener una cultura de equipo positiva.

Las conversaciones cara a cara son especialmente importantes para los equipos remotos, ya que el equipo fuera de las instalaciones es el único momento en el que pueden establecer vínculos. Ahora que lo pienso, no es tan difícil de habilitar. Si viven juntos durante unos días, sólo hace falta una persona para entablar una conversación. Guarda unas horas exclusivamente para idear nuevos proyectos

Desde sugerir características para el proyecto hasta idear proyectos de growth hack. Asegúrate de que el tablero de ideas de tu empresa se llene de sugerencias de todos. Puedes reservar un tiempo durante las vacaciones del equipo para recoger el tablero de ideas y poner en práctica, aparcar o descartar estas ideas.

Pero asegúrate de que estás animando a todos los miembros del equipo a hacer sugerencias y a discutir las ideas en las que quieren trabajar. Ya sea como equipo o individualmente, para añadir valor a la empresa.

Al abrir la palabra a las sugerencias, verá más propiedad entre los miembros de su equipo. E incluso encontrará ideas que tendrán un impacto positivo en la hoja de ruta de crecimiento de su organización. Como se dice, obtener una perspectiva fresca de alguien puede ayudarte a ver nuevas oportunidades. Las que han pasado desapercibidas hasta ahora!

10. Envíe un correo electrónico sobre los resultados del retiro

Una vez que haya regresado del retiro del equipo, envíe un correo electrónico «Post Team Offsite», resumiendo las decisiones basadas en el trabajo. Y si los nuevos proyectos que se introdujeron. Este correo electrónico puede ayudar a los miembros del equipo a obtener rápidamente un resumen de los nuevos proyectos en los que van a participar. Todo ello sin tener que revisar sus notas o devanarse los sesos para recordar lo que se discutió.

Pero lo más importante es que no se olvide de compartir la única cosa que los miembros de su equipo están esperando. Los recuerdos y las imágenes de los buenos momentos que han pasado juntos son una buena forma de facilitarles la vuelta al trabajo. No quiere que vuelvan con la melancolía de las vacaciones; quiere que vuelvan rejuvenecidos y motivados para dar lo mejor de sí mismos.

Planificar un viaje en equipo puede llevar un poco de tiempo. Pero ir sin preparación sólo dará lugar a decepciones de vez en cuando, desmotivando a su equipo. Eso es exactamente lo contrario de lo que quiere.

Así que planifique con antelación las actividades de su equipo fuera de la empresa. Utilícelo como una oportunidad para fortalecer el vínculo de su equipo. Haga que sus empleados sean más proactivos dentro de las funciones que desempeñan en la organización.

¿Está planeando una salida del equipo pronto? Esperamos que estos consejos le sirvan para planificar un tiempo exitoso, productivo y divertido con su equipo.

¿Conoce un pequeño consejo que hizo que su anterior reunión de equipo fuera un éxito? No olvide compartirlo con nosotros, porque queremos que el próximo sea aún mejor.