¡Hablemos de las llamadas telefónicas! Sí, incluso con DMs, PMs y IMs, a veces todavía tienes que hablar con la gente por teléfono. Las llamadas telefónicas son difíciles. No tienen guión, a veces son inesperadas y pueden ser difíciles de terminar.
«Llámame si necesitas algo, adiós.»
«Vale, que tengas un buen día.»
«Oh, tú también.»
«Gracias. Te llamaré si necesito algo. Adiós.»
«Sí, gracias por llamar.»
Whew, ¿puedo colgar ahora?
Además, cuando hablas con alguien por teléfono estás trabajando sin tu kit de herramientas de conversación completo. No tienes elementos visuales. En una correspondencia de texto, tampoco puedes ver las señales visuales. Pero al menos cuando envías un mensaje escrito tienes la oportunidad de revisar tus palabras antes de pulsar el botón de enviar. Una llamada telefónica ofrece la misma inmediatez que una conversación en persona, sin la posibilidad de evaluar la reacción de la persona y cambiar de rumbo. No es de extrañar que tanta gente tema hacer llamadas en frío.
Sin embargo, este artículo no trata de las llamadas en frío. Se trata de cualquier llamada. Voy a compartir técnicas que puedes utilizar para mejorar tus conversaciones de voz. Así que, vamos a ello. ¿Qué puedes hacer para que tus conversaciones telefónicas sean fluidas?
Empecemos por lo básico. «Hola, ¿quién es?» no es un saludo telefónico apropiado. Tal vez, si tiene un identificador de llamadas y está absolutamente seguro de saber quién está al otro lado de la línea, puede responder a la llamada con una broma. Pero debes acostumbrarte a decir claramente un saludo y tu nombre al contestar el teléfono. La persona que te llama debe tener la seguridad de que se ha puesto en contacto con la persona a la que intentaba llamar.
Además, antes de contestar al teléfono, vacía la boca. Lo sé, ¡suena como algo que te diría tu madre! Pero las madres saben cosas. Vacía la boca para poder hablar con claridad y no asquear a tu interlocutor. Sí, yo también soy culpable. Hubo una época en la que comía patatas fritas y hablaba por teléfono (¡tenía hambre!) Recuerda hablar con claridad y no apresurar tus palabras.
Intenta reducir o eliminar cualquier ruido de fondo que te distraiga o moleste antes de coger una llamada. Puede que no tenga la intención de transmitir una falta de interés por la persona que se ha puesto en contacto con usted, pero es probable que se sienta menospreciada si puede oír mucha actividad a su alrededor.
También puede ahuecar la mano sobre el teléfono para hablar y reducir el ruido de fondo.
Esta última observación me lleva en realidad al siguiente punto. ¿Te molesta cuando recibes una llamada de un teleoperador y puedes oír a docenas de personas hablando de fondo?
Sí. A mí también.
Cuando llamas a alguien utilizando un auricular o un altavoz, el ruido de fondo puede convertirse en un problema. Los sonidos extraños distraen y pueden dar lugar a malentendidos.
Hablando de teléfonos con altavoz: probablemente ya sepas que la buena etiqueta exige que preguntes antes de transmitir la voz de alguien por el teléfono con altavoz. Pero incluso si la persona dice «sí», es posible que desee considerar si el uso de un teléfono con altavoz es óptimo.
Aunque su interlocutor telefónico puede aceptar amablemente su petición, eso no significa que le guste la idea de que sus palabras se transmitan por toda la oficina. En caso de duda, simplemente levante el auricular.
Por último, evite la multitarea cuando esté manteniendo una conversación telefónica. Dicen que se puede escuchar una sonrisa a través del teléfono y es cierto. También puedes escuchar cuando alguien no te está prestando toda su atención, incluso sin la evidencia visual. Los papeles que se barajan, los clics del ratón o las instrucciones susurradas a un compañero de trabajo le delatarán.
Si quiere sacar el máximo provecho de la conversación que está manteniendo, preste toda su atención.
Llegando al final
¿Y qué pasa con el final de la llamada? La verdad es que mucha gente lucha con esta cuestión. ¡Investigué un poco sobre el tema e incluso encontré a alguien en Quora que había pedido consejo sobre esto mismo! Encontré la sugerencia de que la mejor práctica para terminar una llamada de una vez por todas es combinar las palabras y el tono para transmitir la finalidad.
Para asegurarse de que la llamada ha terminado realmente, utilice estos pasos:
- Resuma el contenido de la llamada.
- Pregunte si hay algún tema o pregunta a tratar.
- Fije una hora para una llamada o reunión de seguimiento.
- Dé a la otra persona la oportunidad de responder y despedirse. y
- Despídase y cuelgue.
Parece muy sencillo, ¿verdad? La clave está en cubrir todos esos detalles persistentes que pueden mantener una llamada antes de decir adiós. Pruébalo en tu próxima llamada y cuéntame qué tal te ha ido.
Mientras tanto, si quieres aprender más consejos sobre la comunicación efectiva, echa un vistazo a mi página web. He recopilado recursos de muchas personas diferentes y todos disfrutamos ayudándote a mejorar tus comunicaciones. O puedes llamarme. «Kit Pang, ¿quién es?»
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Kit Pang es un experto en comunicación, orador de TEDx, Inbound y Keynote, y fundador de BostonSpeaks. Su misión es ayudar a las personas a convertirse en oradores y comunicadores excepcionales. Los seminarios y charlas de Kit han sido acreditados como súper divertidos, atractivos, de búsqueda del alma y perspicaces. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
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