Por el Manual de Procedimientos de Compra del MCCCD:
A. Una «Compra no autorizada» es un acuerdo, un compromiso o un pedido de bienes o servicios, o un cambio en un contrato existente por parte de cualquier persona que no tenga una delegación expresa por escrito de la autoridad de adquisición para obligar a MCCCD. Esto incluye cambios bajo contratos existentes que son hechos por personas que no tienen autoridad de compra delegada. Las compras no autorizadas no son vinculantes para MCCCD y se puede aconsejar al proveedor que solicite el pago al empleado.
B. Las compras no autorizadas incluyen:
- Realizar un pedido sin una Orden de Compra aprobada.
- Realizar un pedido ya sea antes o después de presentar la requisición suponiendo que se ha aprobado o se aprobará una Orden de Compra.
- Gastar más de la cantidad autorizada de una Orden de Compra General.
- Coaccionar a un proveedor para que inicie un pedido con la promesa de que se aprobará una orden de compra.
- Usar fondos personales para hacer una compra de bienes o servicios que normalmente requeriría la participación de compras para asegurar la competencia, aprobar una fuente única o cumplir de otra manera con la política y el procedimiento del MCCCD con la intención de buscar un reembolso personal.
Manual de Procedimientos de Compras del MCCCD
Aprobación de Compras No Autorizadas:
- La división/requisitante completa el formulario de compra no autorizada y adjunta la cotización/factura
- La división/requisitante encamina el formulario de compra no autorizada para que lo firmen – Supervisor, Vicepresidente y Director Fiscal
- La división/requisitante escanea el formulario de compra no autorizada
- La división/requisitante crea una requisición FMS para la compra no autorizada y adjunta el formulario de compra no autorizada aprobado y la factura/cotización
- Servicios Fiscales revisará y determinará si se requiere capacitación adicional para la compra
- Servicios Fiscales creará una orden de compra para pagar la compra no autorizada