En un esfuerzo por proteger a la Universidad, sus empleados, estudiantes y visitantes, la UT completa la verificación de antecedentes previos al empleo para todos los puestos regulares de la facultad y el personal.
Las comprobaciones de antecedentes se llevan a cabo para los candidatos seleccionados antes de hacer una oferta de empleo, y las ofertas están supeditadas a que las comprobaciones de antecedentes sean satisfactorias.
Los empleados actuales contratados antes del 1 de enero de 2011 y que solicitan ciertos puestos internos también deberán someterse a comprobaciones de antecedentes. Estos puestos incluyen los que trabajan con la seguridad, las finanzas, los niños o el uso de las llaves maestras de los edificios.
MÁS SOBRE LA COMPROBACIÓN DE ANTECEDENTES
Directrices para la comprobación de antecedentes
Introducción
En un esfuerzo por proteger a la universidad, sus empleados, estudiantes y visitantes, la Universidad completará la comprobación de antecedentes penales antes de hacer una oferta de empleo para cualquier puesto de la facultad o del personal. Esta verificación de antecedentes penales incluirá una revisión de las sanciones de licencias profesionales.
Alcance
La Universidad debe completar una verificación de antecedentes de todos los nuevos miembros de la facultad y del personal. Los campus individuales determinarán si completan la verificación de antecedentes de los empleados a término. Se harán excepciones para las siguientes categorías de empleados:
- finalistas para nombramientos de profesorado o posdoctorado que presenten documentación válida de autorización de trabajo del Departamento de Seguridad Nacional (debe verificarse la elegibilidad para trabajar);
- miembros del profesorado que estén empleados en el Laboratorio Nacional de Oak Ridge; y
- miembros del profesorado con nombramientos adjuntos de salario cero.
Proceso
- Se requiere un formulario de autorización firmado por el finalista antes de que se pueda solicitar la información de antecedentes penales. Esta información se recoge durante el proceso de solicitud. Si un posible empleado se niega a proporcionar dicha autorización, el individuo no es elegible para ser considerado para el empleo.
- Si la verificación no puede ser completada antes de que se haga una oferta, la carta de nombramiento debe indicar que la oferta será retirada o el empleo terminado si los resultados de la verificación de antecedentes penales son inaceptables.
- Después de recibir el formulario de autorización, la Oficina de Contratación presentará la información al proveedor externo de la Universidad. La comprobación de los antecedentes suele tardar entre 2 y 3 días, dependiendo de la jurisdicción. Un informe de antecedentes típico incluye:
- Verificación y rastreo del número de la seguridad social
- Búsqueda de antecedentes penales en el condado
- Búsqueda de antecedentes penales federales
- Búsqueda en la base de datos penal nacional
- Búsqueda en la base de datos nacional de delincuentes sexuales
- Búsqueda en los registros de vehículos de motor
- Base de sanciones de licencias profesionales
Las búsquedas en los tribunales del condado recuperan los registros de casos de los tribunales del condado; los casos tratados en el tribunal del condado se refieren a cuestiones de derecho estatal. Las búsquedas de registros estatales implican la recuperación de registros judiciales a través de un depósito estatal, como la policía estatal u otra agencia, o a través de un sistema judicial estatal. Las búsquedas en los tribunales federales implican la recuperación de los registros de los tribunales federales de los tribunales de distrito de los Estados Unidos; los casos tratados en los tribunales federales se refieren a asuntos de la ley de los Estados Unidos.
- Los solicitantes deben revelar en sus solicitudes todas las condenas por delitos graves y menores (excluyendo las infracciones de tráfico menores). Esto incluye todas las condenas que se hayan producido bajo un nombre distinto al facilitado en la solicitud. Las detenciones, a diferencia de las condenas, no deben tenerse en cuenta a efectos de empleo. Los solicitantes que no revelen todas las condenas por delitos graves o menores en la solicitud pueden ser eliminados de la consideración para el empleo sobre la base de la falsificación de la solicitud.
- Antes de tomar cualquier acción adversa basada en un informe de antecedentes, la Universidad informará al individuo de sus intenciones en una carta de acción pre-adversa. La Universidad debe proporcionar al solicitante un período de tiempo, no menos de cinco días hábiles, para disputar y/o corregir el informe con el proveedor. La Universidad debe recibir la confirmación del proveedor de que el informe ha sido corregido y recibir un informe actualizado. Junto con la carta de acción pre-adversa, la Universidad debe proporcionar al solicitante una copia de los derechos del consumidor bajo la FCRA según lo prescrito por la FTC. Recursos Humanos tiene estos formularios disponibles.
- La existencia de una condena penal no excluye automáticamente a un candidato de la elegibilidad para el empleo. La Universidad revisará cada solicitante caso por caso considerando la naturaleza y la gravedad del delito, el tiempo transcurrido desde la condena, el historial laboral general del solicitante y el tipo de puesto para el que busca empleo.
- Si la Universidad procede con la acción adversa, la Universidad debe proporcionar al individuo una notificación de que ha negado el empleo al solicitante o ha despedido al empleado basándose en la información contenida en el informe de antecedentes. Recursos Humanos también tiene estos formularios disponibles.
- Si Recursos Humanos recomienda que un solicitante sea eliminado de la consideración, o que un empleado sea despedido, y el Departamento desea proceder con la contratación del solicitante o la retención del empleado, el Departamento debe obtener la aprobación del Canciller o Vicepresidente apropiado.
Responsabilidades
Las decisiones para la contratación de personal son responsabilidad del HRO y el CBO (o representante). La Oficina del Consejero General y/o el Departamento de Recursos Humanos del Sistema pueden supervisar la contratación cuando sea necesario. Las decisiones para la contratación de personal docente serán tomadas por el preboste/jefe académico.
Confidencialidad
La información de antecedentes debe considerarse confidencial y estar protegida contra la divulgación no autorizada. La información no se divulgará ni se dará a conocer de otro modo a ninguna persona u organismo, excepto a las personas que necesiten conocer esta información para tomar una decisión con respecto a la solicitud de empleo. La Universidad debe destruir los informes de antecedentes al finalizar el proceso de contratación.
Comprobación de antecedentes basada en huellas dactilares
La Universidad de Tennessee realiza comprobaciones de antecedentes penales basadas en huellas dactilares a través de la Oficina de Investigación de Tennessee y la Oficina Federal de Investigación sólo cuando lo exige la ley estatal o federal (por ejemplo, profesores o enfermeras).
Uso y divulgación. La información de antecedentes penales («CHRI») obtenida del TBI y del FBI será utilizada únicamente por el departamento de contratación para verificar la(s) infracción(es) penal(es) y no se difundirá. Los resultados se considerarán confidenciales y sólo serán accesibles para el funcionario contratante o su designado. Sólo podrá acceder a la CHRI el personal autorizado en el desempeño de sus funciones y nunca se divulgará al público.
Retención y seguridad. Cada departamento contratante adoptará procedimientos para garantizar que la CHRI se almacene en un lugar seguro. Las áreas en las que se procese y manipule el CHRI estarán restringidas al personal autorizado identificado por el jefe del departamento. La zona estará fuera de la vista del público y del personal no autorizado. El jefe de departamento mantendrá una lista de todos los empleados que tienen acceso, pueden procesar, difundir y/o destruir CHRI.
Disposición de CHRI. Cuando la CHRI ya no sea necesaria, se destruirá mediante la quema, trituración u otros métodos que hagan ilegible la información. La destrucción de los registros debe llevarse a cabo de acuerdo con las disposiciones sobre la eliminación de registros que se encuentran en la Política Fiscal FI0120.
Mal uso. Los empleados que utilicen la CHRI para cualquier otro fin que no sea la verificación de los antecedentes penales de un posible empleado estarán sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. La divulgación intencionada del CHRI para fines indebidos también podría dar lugar a responsabilidad penal. Cualquier empleado que tenga conocimiento del uso indebido de la CHRI deberá informar inmediatamente de una infracción al Departamento de Recursos Humanos o a la Oficina del Asesor General.
Programas en los que participan menores
También se llevan a cabo comprobaciones de antecedentes, de acuerdo con la Política de Seguridad 0575, para todos los empleados o individuos en una posición contractual o voluntaria con la Universidad que tienen contacto directo con menores a través de ciertos programas.
POLÍTICA DE PROGRAMAS PARA MENORES