Záležitosti smluv o veřejných zakázkách
Smlouvy vytvářejí rámec pro každý konkrétní projekt nebo nabídku, a proto je důležité použít pro každý projekt správnou smlouvu. Pokud zde dojde k chybě, může to společnost v dlouhodobém horizontu stát více peněz. Další výdaje a závazky mohou vzniknout v důsledku 1) nutnosti vynaložit další zdroje na to, aby druhá strana vyhověla požadavkům, nebo 2) nutnosti zaplatit navíc, protože byla použita smlouva, která ve výsledku stojí více, například smlouva na čas a materiál namísto pevné ceny pro nesprávný projekt.
Níže je uveden seznam jednotlivých typů smluv, které se běžně používají pro oddělení veřejných zakázek, a optimální okolnosti pro použití daného typu smlouvy.
Typ smlouvy I: Smlouvy s pevnou cenou
Tyto typy smluv se nejlépe používají, pokud osoba přesně ví, jaký je rozsah práce. Smlouva s pevnou cenou, nazývaná také smlouva s paušální částkou, je ideální pro udržení nízkých nákladů, pokud je rozsah projektu předvídatelný. Pokud například společnost požaduje služby od dodavatele a rozsah práce je jasně definován, tato smlouva zajistí, že společnost zaplatí za požadovanou práci pouze určitou částku. Zde jsou některé další výhody použití tohoto typu smlouvy:
o Po podpisu smlouvy oběma stranami je prodejce povinen provést službu ve stanoveném termínu. To do značné míry zajistí, že váš projekt bude úspěšně dokončen včas.
o Odstraní to dohady o ceně. Pokud si například najmete dodavatele na realizaci projektu na základě smlouvy s pevnou cenou, je povinen provést práci za částku uvedenou ve smlouvě. Díky tomu je kontrola nákladů na projekt mnohem snazší.
o Prodávající přebírá většinu rizika, protože se právně zavázal ke specifikacím projektu.
Tento typ smlouvy se nejlépe hodí pro outsourcing nebo projekty na klíč.
Podtypy smluv s pevnou cenou
V rámci smluv s pevnou cenou existují tři další podtypy a každý z nich se opět ideálně hodí pro konkrétní scénáře. Zde je stručný přehled jednotlivých z nich.
o Smlouva s pevnou fixní cenou (FFP). Jedná se o nejjednodušší ze všech smluv s pevnou cenou. Prodejní cena nebo poplatek je pevně stanoven , stejně jako časový rámec. Ve smlouvě může být například uvedeno, že prodávající musí dokončit práci za cenu 10 000 USD do konce měsíce. Pokud prodávající udělá chybu nebo udělá něco, co způsobí zvýšení nákladů, bude za to zodpovědný a cena zůstane na 10 000 USD. Tento typ smlouvy by se měl používat v případech, kdy je rozsah práce vymezen do nejmenších podrobností, a proto jej často upřednostňují úřady státní správy. Pro odborníky na veřejné zakázky je to nejjednodušší typ smlouvy, protože umožňuje jednoduše přijímat nabídky a společně je hodnotit.
o Smlouva s pevnou cenou a motivačním poplatkem (FPIF). Tento typ smlouvy obsahuje vše, co smlouva FFP, ale přidává peněžní pobídku pro prodávajícího, aby odvedl ještě lepší práci nebo dodržel časový předstih. Smlouva může například obsahovat finanční pobídku, pokud prodávající dokončí práci včas nebo předčasně, za nabídkovou cenu nebo pod ní, nebo ji provede příkladným způsobem. Tento typ smlouvy se dobře hodí k poskytování pobídek nezbytných k zajištění toho, aby byl projekt dokončen včas a za cenu nižší nebo nižší než náklady.
o Smlouvy s pevnou cenou a ekonomickou úpravou ceny (FP-EPA). Tento typ smlouvy je vhodné použít, pokud se předpokládá, že projekt bude trvat dlouhou dobu, protože chrání prodávajícího před inflací. Podniky mohou například zahrnout doložku, která dodavateli poskytuje určité procentní navýšení po předem stanoveném období. Mnoho organizací zakládá toto procento na indexu spotřebitelských cen.
Možné problémy se smlouvou s pevnou cenou
Přes všechny výhody smlouvy s pevnou cenou existují i některé nevýhody, které musí podniky vzít v úvahu. Zde je několik věcí, které je třeba zvážit při zvažování použití této smlouvy s pevnou cenou:
o Při podpisu smlouvy musí být dokonale definován rozsah prací. Pokud rozsah zůstane jakkoli nejednoznačný, může se prodávající pokusit požadovat více peněz, pokud bude mít dojem, že se rozsah jakkoli změnil. Tyto typy nedopatření mohou snadno způsobit překročení rozpočtu projektu a je třeba si na ně dávat pozor.
o Někteří dodavatelé mohou předložit nízkou nabídku, aby získali zakázku, a pak přidat rozsah projektu, aby zvýšili cenu. Tomu se vyhněte tím, že budete věnovat velkou pozornost všem změnám, které dodavatel provede v rozsahu projektu.
Typ smlouvy II: Smlouvy s proplácením nákladů
Dalším často používaným typem smlouvy je smlouva s proplácením nákladů, která je také známá jako smlouva s proplácením nákladů. Pokud je rozsah projektu nejistý nebo se pravděpodobně změní, lze tento typ smlouvy nejlépe využít k tomu, aby všichni dodržovali harmonogram a rozpočet. Základním předpokladem této smlouvy je, že prodávajícímu budou po dokončení jeho práce proplaceny náklady a zároveň získá odměnu za svůj zisk. Podniky budou mít ve smlouvě určitou flexibilitu, pokud jde o stanovení „poplatkové“ části smlouvy. Poplatek může být například založen na tom, jak dobře prodávající splní nebo překročí cíle projektu, jak blízko časového harmonogramu práci dokončí nebo jak dobře se dodavateli podaří udržet se na rozpočtu projektu nebo pod ním.
Při smlouvách o úhradě nákladů, pokud nejsou požadavky stanoveny do nejmenších podrobností, se mohou prodávající snažit zohlednit rozsah práce jako způsob, jak předvídat zvyšující se náklady. Jednou z možných metod, jak se vyhnout plíživému nárůstu rozsahu, je omezení potenciální odměny poskytnuté dodavateli.
Stejně jako u smlouvy s pevnou cenou existují i u smlouvy s návratností nákladů různé varianty. Čtyři, z nichž si podniky obvykle vybírají, jsou:
o Smlouva s pevným poplatkem plus náklady (CPFF). Pokud je projekt považován za vysoce rizikový a existují obavy, že zadavatelská organizace nebude schopna přilákat uchazeče, je tento typ smlouvy ideální volbou. Při ní je prodávající chráněn před riziky, protože všechna ponese zadávající organizace. Smlouva by měla obsahovat ustanovení, podle kterého se prodávajícímu hradí náklady, které mu vzniknou, a navíc poplatek, který není závislý na tomto plnění. Například dodavateli budou zaplaceny jeho náklady plus poplatek ve výši 10 000 USD.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). U tohoto typu smlouvy zadavatelská organizace rovněž převezme riziko, ale toto riziko bude nižší, protože dodavatel bude mít dodatečnou pobídku. Dodavateli budou uhrazeny jeho náklady a navíc bude vyplacen motivační poplatek, který se odvíjí od výkonu práce. Motivační poplatek je obvykle předem stanovené procento z úspor vzniklých výkonem prodávajícího a obvykle se dělí mezi kupujícího a prodávajícího.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Zatímco motivační poplatek je založen na předem stanoveném procentu úspor, odměna je subjektivní a je založena na tom, jak dobře podle kupujícího prodávající splnil své výkonnostní cíle. Jelikož je ocenění subjektivní, nelze se proti němu odvolat. Při tvorbě smlouvy použijte formulaci, která uvádí, že prodávajícímu může být udělena odměna až do výše dolaru, pokud splní nebo překročí požadavky na práci stanovené v podmínkách smlouvy.
o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Smlouva CPPC hradí prodávajícímu veškeré náklady plus procento z těchto nákladů jako přidaný zisk. U tohoto typu smlouvy buďte opatrní, protože některé prodejce motivuje k nadsazování nákladů za účelem získání většího zisku.
Smlouva o čase a materiálu
Forma smlouvy o čase a materiálu se většinou používá v případě, že prodávající nabízí práci a riziko je rovnoměrně rozděleno mezi kupujícího a prodávajícího. Tento typ smlouvy se obvykle používá k najmutí odborníka nebo jiných externích dodavatelů. Je v ní třeba uvést požadovanou kvalifikaci nebo zkušenosti a prodávající předloží hodinovou sazbu jako nabídku. Nezapomeňte si stanovit limit, jinak byste mohli rychle překročit rozpočet.
Objednávky jsou snad jedním z nejběžnějších dokumentů v oddělení veřejných zakázek. Nákupní objednávky slouží organizacím k definování jejich vztahu s prodejci a fungují podobně jako smlouva.
Když chce společnost požádat o objednávku zboží nebo služeb, zašle prodejcům nákupní objednávku obsahující požadavek na objednávku. Formulář obsahuje typ položky, počet položek a vzájemně dohodnutou cenu. Stejně jako u zakázek s pevnou cenou platí, že čím konkrétnější může být nákupní objednávka, tím lépe. Kupující by měli v dokumentu uvést vyčerpávající údaje, aby byla nákupní objednávka účinnější a výhodnější.
Pokud prodávající, dodavatel, dodavatel apod. přijme nákupní objednávku, působí jako smlouva. Uzavírají právně závaznou smlouvu mezi sebou a kupujícím. Právě z tohoto důvodu by měl kupující při sdělování požadavků prodávajícímu vždy používat výslovně jasný a konkrétní jazyk. Takový postup může představovat více práce předem, ale nese s sebou další výhodu, která zajistí, že při přijetí a realizaci nákupní objednávky nedojde k žádným nejasnostem.
Další výhodou nákupních objednávek je, že v případě, že by kupující odmítl platbu, bude prodávající chráněn, protože kupující je vázán podmínkami objednávky zaplatit dohodnutou cenu.
Výběr vhodné formy smlouvy pomůže zajistit, aby příští projekt vaší společnosti měl nejlepší šanci na úspěch měl nejlepší šanci na dokončení v rámci rozpočtu projektu a sloužil celkovým cílům společnosti při současném zmírnění rizik a eliminaci zbytečných výdajů.
Kromě výběru správného typu smlouvy pro danou zakázku je klíčovým procesem pro úspěch také správné vypracování, vyjednání a realizace těchto smluv.
I když je pro danou zakázku vybrán a vypracován správný typ smlouvy, bude pravděpodobně třeba o ní ještě jednat, což se často může změnit v pracný a zdlouhavý úkol. Zatížení spojené s vyjednáváním smluv však lze eliminovat prostřednictvím cloudové platformy pro správu smluv.
Concord je cloudová platforma pro správu smluv, která mění způsob, jakým svět vytváří, vyjednává, podepisuje a spravuje smlouvy. Díky platformě Concord lze smlouvy ukládat online a vyjednávat o nich s dodavateli, dodavateli, třetími stranami atd. bez nutnosti opustit platformu, což vede ke snadnému a transparentnímu procesu, který zajišťuje, že všechny strany jsou si vědomy podmínek, termínů a očekávání bez obvyklých bolestí hlavy, které se pojí se spoluprací a vyjednáváním.
Jednou z hlavních výhod softwaru pro správu životního cyklu smluv (CLM) je, že umožňuje jednoduchou a snadnou spolupráci. Softwarový program pro spolupráci umožňuje celému týmu přistupovat k návrhu smlouvy v cloudu odkudkoli, vznášet připomínky ke konkrétním částem dokumentu a dokument redigovat. Každý člen týmu obdrží upozornění na připomínky nebo změny, takže všichni mohou být informováni. Když budete chtít tyto změny zapracovat do dokumentu, lze to snadno provést online.