Ať už máte jednoho zaměstnance nebo stovky, musíte dodržovat formální postupy, které souvisejí s jejich výplatou. Tyto úkoly spojené se zpracováním mezd můžete provádět sami, nebo můžete tento proces zadat profesionální mzdové službě.
Ať už využijete jakýkoli typ služby zpracování mezd, je velmi důležité si uvědomit, že vy – jako majitel firmy – jste zodpovědní za vše, co se týká mezd. Outsourcing mzdové agendy vás nezbavuje odpovědnosti za včasné a úplné odvádění a vykazování všech mzdových daní a za to, abyste zaměstnancům vypláceli přesně to, co jim náleží.
Důvody pro outsourcing mzdové agendy
Zvažte náklady na svůj čas. Vaším úkolem jako majitele firmy je řídit podnik, ne zpracovávat mzdy. Snažit se zpracovávat mzdy sami znamená připravit se o čas na jiné klíčové úkoly, jako je hledání zákazníků nebo vytváření partnerství.
Nemusíte se o to starat. Zpracovatel mezd má vždy někoho, kdo se věnuje vašemu podnikání, takže se nemusíte starat o to, aby všichni zaměstnanci dostali výplatu včas, pokud se rozhodnete vzít si pár dní volna.
Je to méně komplikované. Mzdové daně jsou složité, protože existuje několik různých typů daní, které musíte vybírat a platit, a mnoho složitých formulářů, které musíte vyplnit. Patří mezi ně federální daň z příjmu, státní daň z příjmu, daň FICA pro sociální a zdravotní pojištění a federální a státní daň z nezaměstnanosti.
Daně se neustále mění. Každý rok může dojít ke změnám daňových zákonů, daňových sazeb nebo termínů pro podání výkazů. Jako individuální podnikatel je obtížné udržet si přehled o všech těchto změnách, abyste se vyhnuli pokutám a penále za pozdní platbu nebo nedoplatek.
Podívejte se na tento roční mzdový kalendář, abyste získali představu o termínech pro podávání zpráv a placení.
Úkoly, které můžete zadat externě
Můžete najít službu zpracování mezd, která vám pomůže s některými nebo všemi těmito úkoly:
- Vedení mzdové evidence, včetně formulářů a souhlasů (obvykle online)
- Zpracování částek pro mzdy, srážky a odvody pro vytvoření výplatních pásek
- Odesílání těchto výplatních pásek zaměstnancům, obvykle prostřednictvím přímého vkladu
- Vypočítání ročních výkazů mezd a daní, Formulář W-2 pro zaměstnance a Formulář 1099-MISC pro osoby, které nejsou zaměstnanci
- Odesílání daňových výkazů o mzdách – jako je formulář 941 – a plateb finančnímu úřadu a státům
- Další mzdové úkoly, jako je vykazování a placení daní z nezaměstnanosti
- Odesílání plateb za další srážky, jako jsou zdravotní nebo penzijní plány, srážky ze mzdy a osoby, které nejsou zaměstnanci
Software pro mzdy vs. software pro mzdy. Mzdová služba
Existují dva základní způsoby, jak může podnik provádět mzdy:
Možnost 1: Můžete to dělat sami pomocí mzdového softwaru. Online mzdové softwarové aplikace fungují podobně jako daňový software. Poskytnou vám několik výzev a informací, ale vy – nebo někdo ve vaší firmě – musíte provést veškeré vstupní údaje. Softwarová společnost může nabídnout online podporu, telefonickou podporu, chat nebo často kladené dotazy.
Možnost 2: Proces můžete zadat externí firmě tak, že jí předáte základní informace o zaměstnancích a necháte ji vést mzdovou agendu, rozesílat výplaty, provádět veškeré výkaznictví a odesílat všechny platby daní ze mzdy.
Pokud chcete podpořit místní podniky, můžete také využít místního účetního nebo účetní službu.
Tyto podniky mají lidi, kteří provádějí některé nebo všechny úkoly pomocí mzdového softwaru. Výhodou těchto služeb zpracování mezd je přímější kontakt se skutečnou osobou, která vám může pomoci s problémy a dotazy.
Kolik stojí služba zpracování mezd?
Většina služeb pracuje na měsíční bázi a účtuje se podle objemu počtu vystavených šeků, podaných výkazů a provedených plateb. Pokud zaplatíte více, můžete získat i další služby, jako je zpracování 1099 a dávek.
Například společnost Patriot Payroll Software si účtuje 10 USD měsíčně za základní službu plus 4 USD za zaměstnance a poskytuje následující služby:
- Bezplatnou odbornou podporu
- Bezplatné nastavení mezd
- Bezplatné přímé zálohy
- Bezplatný portál pro zaměstnance
- Bezplatnou integraci s pracovním právem
- Neomezeně, přizpůsobitelné výplatní pásky
- Tisk W-2
- Násobky volna
Za 30 dolarů měsíčně vám pomohou s formuláři W-2 a podají a odvedou vaše federální, státní a místní daně. Zajistí také podání daňových přiznání na konci roku.
Otázky, které si položit před outsourcingem mezd
Při rozhovorech s potenciálními mzdovými službami si přečtěte recenze a vyžádejte si reference. Zde je několik otázek, které byste si měli položit:
- Jak bezpečný je váš systém? Došlo někdy k úniku dat?
- Jak často aktualizujete svůj systém? Máte zálohy pro případ ztráty dat nebo havárie systému?
- Jak sledujete změny v daňových zákonech? Jak často aktualizujete svá data kvůli změnám v daňových předpisech?
- Jak dlouho jste na trhu?
- Jak zvládáte obsluhu zákazníků? Mohu zavolat a mluvit se skutečným člověkem? Jak rychle reagujete na naléhavé požadavky?
- Jestliže musím provést opravy, jak rychle je dokážete provést?
- Jak poznám, že podáváte zprávy a provádíte platby před jejich splatností? Jaká potvrzení mi posíláte?
Pokud se mzdami teprve začínáte, věnujte trochu času přečtení tohoto přehledu, jak nastavit mzdový daňový systém. Pak si sestavte seznam toho, co jste ochotni dělat sami a co chcete, aby dělala mzdová služba.