Povídejme si o telefonování! Ano, i když používáte DM, PM a IM, někdy musíte s lidmi mluvit po telefonu. Telefonní hovory jsou náročné. Jsou nespisovné, někdy nečekané a může být těžké je ukončit.
„Zavolej mi, kdybys něco potřeboval, ahoj.“
„Dobře, hezký den.“
„Aha, ty taky.“
„Díky. Kdybych něco potřeboval, zavolám ti. Ahoj.“
„Jo, díky za zavolání.“
Uf, už můžu zavěsit?“
Navíc, když s někým mluvíte po telefonu, pracujete bez kompletní sady konverzačních nástrojů. Nemáte k dispozici žádné vizuální pomůcky. V textové korespondenci také nevidíte vizuální podněty. Ale když posíláte písemnou zprávu, máte alespoň možnost zkontrolovat svá slova, než stisknete tlačítko odeslat. Telefonní hovor přináší stejnou bezprostřednost jako osobní konverzace bez možnosti posoudit reakci osoby a otočit se. Není divu, že se tolik lidí bojí telefonátů na dálku.
Tento článek však není o telefonátech na dálku. Je o jakémkoli volání. Podělím se s vámi o techniky, které můžete použít ke zlepšení svých pouze hlasových rozhovorů. Takže se do toho pustíme. Co můžete udělat pro to, aby vaše telefonické rozhovory probíhaly hladce?
Začněme od základů. „Dobrý den, kdo dis?“ není vhodný telefonní pozdrav. Možná pokud máte identifikaci volajícího a jste si naprosto jisti, že víte, kdo je na druhém konci linky, můžete hovor přijmout vtipem. Měli byste však mít ve zvyku při zvedání telefonu jasně vyslovit pozdrav a své jméno. Volající by měl mít hned jistotu, že se dovolal osobě, které se snažil dovolat.
Před zvednutím telefonu si také vyprázdněte ústa. Já vím, zní to jako něco, co by vám řekla vaše maminka! Ale mámy se v tom vyznají. Vyprázdněte si ústa, abyste mohli mluvit srozumitelně a neznechutili volajícího. Ano, i já jsem vinna. Byly doby, kdy jsem jedla chipsy a telefonovala (vždyť jsem měla hlad!) Nezapomeňte mluvit zřetelně a nespěchejte se slovy.
Před přijetím hovoru se snažte omezit nebo odstranit jakýkoli rušivý nebo rušivý hluk v pozadí. Možná nemáte v úmyslu dát najevo nezájem o osobu, která vás kontaktovala, ale pravděpodobně se bude cítit znevážena, pokud uslyší spoustu činnosti, která se odehrává kolem vás.
Pro snížení hluku v pozadí můžete také při hovoru zakrýt telefon rukou.
Tento poslední postřeh mě vlastně přivádí k dalšímu bodu. Vadí vám, když vám volá telemarketér a v pozadí slyšíte mluvit desítky dalších lidí?
Ano. Mně také.
Když někomu voláte pomocí náhlavní soupravy nebo hlasitého odposlechu, může se hluk v pozadí stát problémem. Cizí zvuky působí rušivě a mohou vést k nedorozumění.
Když už mluvíme o hlasitých telefonech – pravděpodobně už víte, že dobrá etiketa vyžaduje, abyste se před přenosem něčího hlasu přes hlasitý telefon zeptali. Ale i když dotyčná osoba řekne „ano“, možná byste měli zvážit, zda je použití hlasitého odposlechu optimální.
Přestože váš telefonní partner může zdvořile souhlasit s vaším požadavkem, neznamená to, že se mu líbí představa, že jeho slova budou vysílána po celé kanceláři. V případě pochybností prostě zvedněte sluchátko.
Nakonec se při telefonickém rozhovoru vyhněte multitaskingu. Říká se, že přes telefon je slyšet úsměv, a je to pravda. Můžete také slyšet, když vám někdo nevěnuje plnou pozornost – i bez vizuálních důkazů. Prozradí vás míchání papírů, klikání myší, šeptané pokyny spolupracovníkovi.
Chcete-li z vedeného rozhovoru vytěžit maximum, věnujte mu plnou pozornost.
Dotažení do konce
A co ukončení hovoru? Pravdou je, že s touto otázkou se potýká mnoho lidí. Provedl jsem na toto téma průzkum a dokonce jsem na Quoře našel někoho, kdo se ptal na radu právě ohledně této věci! Našel jsem doporučení, že nejlepším postupem, jak ukončit hovor jednou provždy, je zkombinovat slova a tón, abyste vyjádřili konečnost.
Chcete-li se ujistit, že je hovor skutečně ukončen, použijte tyto kroky:
- Shrňte obsah hovoru.
- Poptejte se, zda jsou ještě nějaká témata nebo otázky, které je třeba řešit.
- Sjednejte čas pro následný hovor nebo schůzku.
- Dejte druhé osobě možnost reagovat a rozloučit se. a
- Rozlučte se a zavěste.
Zní to tak jednoduše, že? Klíčem k úspěchu je obsáhnout všechny ty přetrvávající detaily, které mohou udržet hovor, než se rozloučíte. Vyzkoušejte to při příštím hovoru a řekněte mi, jak to funguje!
Pokud se chcete dozvědět další tipy o efektivní komunikaci, stačí se porozhlédnout po mých webových stránkách. Shromáždil jsem zdroje od mnoha různých lidí a všichni vám rádi pomůžeme zlepšit vaši komunikační hru. Nebo mi můžete zavolat. „Kit Pang, who dis?“
***
Líbil se vám článek? Dejte mu lajk a komentář níže. (Kit skutečně čte KAŽDÝ komentář od svých věrných fanoušků)
Kit Pang je odborník na komunikaci, řečník na TEDx, Inbound a Keynote a zakladatel společnosti BostonSpeaks. Jeho posláním je pomáhat jednotlivcům stát se výjimečnými řečníky a komunikátory. Kitovy semináře a přednášky jsou oceňovány jako super zábavné, poutavé, pronikavé a hluboké. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. používáte rádi telefon? Podělte se o své tipy!