Formální mediace má 6 kroků: 1) úvodní poznámky, 2) vyjádření problému stranami, 3) čas na shromažďování informací, 4) identifikace problémů, 5) vyjednávání a vytváření možností a 6) dosažení dohody.
Úvodní poznámky
Mediátor počká, až budou přítomny obě strany, a poté provede úvodní poznámky. Fyzické prostředí bude kontrolováno tak, aby se žádná ze stran necítila ohrožena. Většina mediátorů požádá, aby v případě přítomnosti dětí počkaly venku. Mediátor poté přednese úvodní řeč. Tím nastíní roli účastníků a prokáže neutralitu mediátora. Někteří mediátoři se vyjádří k tomu, co považují za problém, a potvrdí údaje o případu, pokud byly předem předloženy spisy. Dále mediátor vymezí protokol a stanoví časový rámec procesu. Proběhne přehled pokynů pro mediaci a mediátor stručně shrne, co slyšel jako problémy.
V úvodním prohlášení během úvodních poznámek budou stanovena základní pravidla mediace. Právě tato základní pravidla napomáhají hladkému průběhu mediace. Mediátor obvykle požádá, že pokud jsou přítomni advokáti, mohou se radit, ale klienti by měli mluvit sami za sebe. Strany by se neměly navzájem přerušovat; mediátor dá každé straně příležitost, aby plně sdělila svou verzi příběhu.
Vyjádření problému stranami
Po úvodním prohlášení dá mediátor každé straně možnost nerušeně vyprávět svůj příběh. Nejčastěji bude jako první vystupovat osoba, která o mediační sezení požádala. Vyjádření nemusí nutně sloužit k převyprávění faktů, ale má dát stranám možnost formulovat problémy ve své vlastní mysli a mediátorovi poskytnout více informací o emocionálním stavu každé ze stran. Pokud jsou přítomni právníci, kteří učiní úvodní prohlášení, mediátor poté požádá klienta, aby rovněž učinil prohlášení. Důvodem prohlášení o problému není hledání pravdy; je to pouze způsob, jak pomoci problém vyřešit.
Shromažďování informací
Mediátor položí stranám otevřené otázky, aby se dostal k emocionálním spodním proudům. Mediátor může stranám zpětně opakovat klíčové myšlenky a bude často shrnovat. To pomáhá mediátorovi budovat vztah mezi stranami, zejména pokud se používá facilitační styl.
Identifikace problému
Toto může být také součástí jiných segmentů. Mediátor se snaží najít společné cíle mezi stranami. Mediátor zjistí, které problémy se podaří vyřešit nebo které se vyřeší nejdříve.
Vyjednávání a vytváření variant / dosažení dohody
Metody pro vytváření variant mohou zahrnovat skupinové procesy, diskusní skupiny nebo podskupiny, vytváření hypotetických pravděpodobných scénářů nebo návrh mediátora, kdy mediátor položí na stůl návrh a strany se střídají v jeho úpravách. Nejčastěji používanou metodou je však kauzální jednání.
Jakmile jsou účastníci odhodláni dosáhnout vyjednaného řešení, mediátor navrhne brainstorming, aby prozkoumal možná řešení. To může vést ke konečné dohodě, která konflikt rozptýlí a poskytne nový základ pro budoucí vztahy.
Mediátor se může rozhodnout uspořádat soukromá sezení s oběma stranami s cílem posunout vyjednávání kupředu. Toto kauzální sezení bude důvěrné. Caucus poskytuje bezpečné prostředí, v němž lze provádět brainstorming a odhalovat skryté obavy. Cílem sezení je najít společnou řeč prozkoumáním mnoha možností a přinést stranám možná řešení k zamyšlení. Strany se také mohou zabývat alternativními řešeními svých problémů, aniž by se zavázaly nabízet tato řešení jako ústupky.