Alai

Odtržení se od každodenní práce a společné trávení času s týmem je skvělý způsob, jak v něm vzbudit týmového ducha. A znovu sladit zaměstnance s cíli a vizí organizace. Zvláště pokud část vašeho týmu pracuje na dálku. Všimněte si, že některé společnosti plánují offsite na jeden den, zatímco jiné si rezervují celý víkend. Nedávno jsme uspořádali offsite. Proto jsme se chtěli podělit o poznatky z vlastních zkušeností během offsite i z procesu plánování, který mu předcházel.

Nejprve ale začněme u jednoho týmu, od kterého jsme se pro týmové offsite inspirovali – u společnosti Buffer.

Buffer dovedl umění plánování týmových výjezdních zasedání k dokonalosti. Věří, že offsite práce pomáhá týmu pracovat chytřeji. A právě proto je plánují každých 5 měsíců.

Pro každý výjezdní seminář našla společnost Buffer nový způsob práce, nastavení sezení, budování podnikového projektu a dokonce i každodenní stand-up schůzky.

„Výjezdní zasedání děláme proto, aby všichni měli možnost poznat nové kultury a rozvíjet své myšlení.“
Buffer

Ačkoli týmové výjezdní zasedání má být relaxační, je nezbytné ho naplánovat, aby se nevymklo kontrole a nestalo se příliš spontánním a chaotickým. Různí lidé, různé způsoby myšlení – víte, jak to může dopadnout!“

Je tedy důležité, abyste svému týmovému offsite dali nějaký směr, a to od vyvěšení statusu mimo kancelář až po sestavení programu a naplánování několika společných týmových aktivit.

Po návratu z jednoho z nich a po dotazu mnoha dalších firem, které to již udělaly, vám přinášíme deset tipů, které jsme měli na paměti a kterých jsme se snažili držet, abychom naplánovali náš týmový offsite.

Takže bez dalších řečí, tady je návod, jak vést produktový tým offsite!

Top 10 tipů, jak vést dobrý tým offsite

1. Jak vést týmový offsite? Stanovte program a očekávání ještě před zahájením

Když některé týmové offsite slouží výhradně k odpočinku a vzájemnému sblížení, některé organizace plánují hybridní výjezdní zasedání. Naplánují si několik dní na společnou práci a definování plánu svého růstu a vměstnají do nich dostatek dní na prohlídku památek a dobrodružné sporty.

No ačkoli vy možná máte na mysli jednu věc, je velká pravděpodobnost, že někteří členové vašeho týmu mají úplně jiná očekávání. Než tedy začnete plánovat týmové výjezdní zasedání, začněte stanovením programu a toho, co od něj může váš tým očekávat.

Pokud jste stanovili program, informujte tým o tom, co během týmového výjezdního zasedání zamýšlíte dělat. Tím je nejen připravíte na všechny aktivity, které jste si pro ně připravili, ale také jim dáte možnost navrhnout změny, aby byl program lepší.

Sdělte například svému týmu, že jeden den bude věnován ideacím. To jim poskytne dostatek času na to, aby si promysleli, s čím by chtěli přijít.

Podobně, pokud máte nachystané dobrodružné sporty, zaměstnanci, kteří jsou na ně hákliví, mohou vznést své obavy a dát vám to předem vědět. Tak se vám nestane, že budete vynakládat prostředky na to, abyste je přiměli k účasti, nebo že vás na poslední chvíli čeká nějaké zklamání.

Je přece třeba respektovat komfortní zónu každého z nich a přesto je přimět k účasti na věcech, které tým dělá společně.

2. Stanovte si rozpočet a držte se ho

Vaší organizaci během týmového výjezdu určitě vzniknou nějaké výdaje. Než začnete plánovat aktivity, je nezbytné zajistit, abyste na týmové výjezdní zasedání vyčlenili rozpočet. Je důležité, abyste nakonec nevyčerpali všechny své zdroje jen proto, abyste si s týmem užili několik dní zábavy.

Stanovení rozpočtu vám umožní efektivnější plánování týmového výjezdního zasedání. Dá vám přibližnou představu o tom, jaké ubytování můžete zvolit, jaké aktivity můžete naplánovat, jak budete cestovat a co můžete nebo nemůžete zahrnout do firemních výdajů pro tým.

Řekněme, že jste tým o deseti lidech. V takovém případě může být výběr ubytování přes Airbnb výhodnější než rezervace hotelových pokojů. Navíc společné prostory v Airbnb poskytnou týmu větší flexibilitu pro společné posezení a zábavu.

3. Stanovte si rozvrh na každý den

Ačkoli nemusíte plánovat každou minutu dne, vyhraďte každý den několik aktivit pro každého. Nechcete přece, aby se lidé první den ústraní probudili a složitě sestavovali program na celý den. Skončí to tak, že si jen odskočíte na jídlo a nebudete dělat nic jiného než jíst – představte si, že promarníte celý den, když cestujete do zahraničí.

Nikdo po vás nechce, abyste si vytvořili vojenskou rutinu. Je v pořádku, když svému týmu dáte najevo, že každý musí v určitou dobu odejít na snídani, aby se mohl během dne věnovat i jiným aktivitám. Věřte nám, že vám za to později jen poděkují, až se vrátí s tolika hotovými věcmi!“

Také vám to pomůže vyhnout se příplatkům na poslední chvíli. Při cestování mají organizátoři zájezdů tendenci přirážet, když vidí, že nemáte jinou možnost. Ale když si vše naplánujete dopředu, máte již balíček v ruce a nakonec neplatíte „navíc“ za něco, co by vás mohlo vyjít levněji. Všechny ušetřené peníze můžete použít třeba na jinou aktivitu.

Například si v cílové destinaci naplánujete týmový trek. To vyžaduje, abyste si u místní cestovní kanceláře koupili balíček. Balíček zahrnuje jídlo a oblečení, které byste během treku potřebovali. Pokud nyní zapomenete tento balíček předem naplánovat a rezervovat, existuje vysoká pravděpodobnost, že v den, kdy jste se rozhodli vyrazit, budou místa pro týmové treky obsazena. Je také pravděpodobné, že po vás plánovač bude chtít utratit pár dolarů navíc, aby se „vešel“.

Výběr je na vás!“

Tady je šablona, kterou můžete použít:

Pro-tip: Pokud plánujete během týmového výjezdu udělat nějakou práci, naplánujte všechny výjezdy během dne. Tím, že maximálně využijete denní čas, můžete večery vyhradit pro práci a týmovou večeři. Nebo prostě na odpočinek a přípravu na další den.

4. Řiďte se kontrolním seznamem pro přípravu mimo kancelář

Když dokončíte termín pracovní dovolené, nezapomeňte vyvěsit svůj status mimo kancelář na dny, kdy budete pryč. To znamená například nastavení automatické odpovědi na e-mail, zablokování kalendáře a dokončení všech nevyřízených úkolů. Připomeňte členům svého týmu, aby udělali totéž.

Pro některé vaše zaměstnance to může znamenat také odložení nebo přeložení schůzek. Pro jiné to může vyžadovat, aby si dopředu naplánovali příspěvky na blog a aktualizace na sociálních sítích.

Jde o to, abyste mohli pokračovat v práci, která vyžaduje průběžné úsilí, aniž by někteří členové týmu museli během mimopracovní doby prosedět hodiny. Říkáme tomu lepší plánování práce, aby se nikdo nemusel vracet k ohromnému množství nevyřízené práce.

Nejste si jisti, zda jste před týmovým výjezdním zasedáním odškrtli vše ze seznamu? Tento kontrolní seznam pro výjezdní zasedání zajistí, že váš seznam úkolů bude prázdný a vše bude dobře naplánováno s velkým předstihem.

5. Zjistěte, zda se vám podařilo splnit všechny úkoly. Naplánujte zábavné venkovní aktivity pro stmelení týmu

Nepotřebujeme citovat žádnou studii, abychom dokázali, že zábavné venkovní aktivity mohou být skvělým způsobem stmelení týmu. Jako způsob stmelení týmu můžete naplánovat dobrodružné sporty, jako je rafting nebo skupinová turistika, nebo dokonce lehké outdoorové aktivity, jako je kempování. Buduje to kamarádství. Například společnost Buffer absolvovala lekce surfování, když jela na své týmové výjezdní zasedání do Sydney.

Ne každý člen týmu však bude nadšenec do surfování. Jak se tedy skutečně rozhodnout, co byste měli na týmovém výjezdním zasedání naplánovat?“

Aby se vám lépe plánovaly outdoorové aktivity, vytvořte si seznam atrakcí v destinaci, kde se nacházíte. S řádkem vysvětlujícím, co je na každé z těchto atrakcí jedinečné, vytvořte rychlou anketu. Díky aplikacím, jako je Simple Poll, je přidání rychlé ankety do kanálu Slack opravdu snadné. Pomocí rychlé ankety lze usnadnit i ta nejmenší rozhodnutí. Vůbec nemusíte chodit sem a tam!

Pokud váš tým obvykle pracuje na dálku, budete chtít, aby se dobře promísil. Vyberte si jednu z mnoha her určených k prolomení ledů, aby se členové vašeho týmu mezi sebou lépe sžili. Nezapomeňte na to, aby se staly přirozenou součástí vašeho naplánovaného dne.

6. Zopakujte si širší cíle společnosti

Týmové výjezdní zasedání je skvělým místem pro zahájení rozhovoru o širších cílech organizace. Tuto pracovní schůzku můžete využít k opětovnému stanovení poslání a vize, na které tým pracuje. Tento rozhovor je důležitý k tomu, aby si všichni znovu uvědomili, na čem pracují, a ujistili se, že všichni sdílejí stejnou vizi organizace.

Je to také skvělá příležitost k rozhovoru o individuálních cílech vašeho týmu. Pochopení jejich cílů vám pomůže určit, jak a proč stojí za každodenním fungováním vašeho týmu. Pomůže vám to také umožnit, aby váš tým pracoval lépe. Když pochopíte, co potřebují a očekávají a jaké jsou jejich současné překážky, můžete lépe spolupracovat.

Když se sladíte s individuálními cíli svého týmu, zajistíte, že vaši zaměstnanci budou sladěni s většími cíli společnosti.

Dobré týmové schůzky mimo pracoviště mohou urazit dlouhou cestu!

7. Vyhraďte si čas na zpětnou vazbu (a pozitivní kritiku)

Zpětná vazba je důležitou součástí každé organizace. Přijetí zpětné vazby ve vaší organizaci může pomoci jednotlivým zaměstnancům růst, prosadit upřímné prostředí v týmu a posílit týmovou kulturu.

Na workshop o zpětné vazbě si můžete vyhradit i dvě hodiny během týmového výjezdního zasedání. Může se jednat buď o společnou zpětnou vazbu mezi kolegy, nebo o rozhovor jeden na jednoho. Seznamte se s kulturou zpětné vazby v různých týmech a vyberte si model, který bude fungovat u vás.

Vaše týmové výjezdní zasedání může být také časem, kdy si vyříkáte všechny výzvy a problémy. Může se jednat o překážky v rámci projektu nebo dokonce o problémy v komunikaci s kolegou z týmu.

Pokud budete řešit problémy, se kterými se váš tým potýká během výjezdního zasedání, můžete je po návratu rychleji vyřešit. Využívejte týmové schůzky mimo pracoviště efektivně!

8. Podporujte individuální rozhovory mezi členy týmu

Vyhovují si všichni ve vašem týmu? Pokud ne, je toto týmové výjezdní zasedání ideální dobou k tomu, abyste se ujistili, že spolu všichni mluvili. Uspořádejte týmové hry, jako jsou hard talk a speed dating, abyste podpořili rozhovory jeden na jednoho.

Ačkoli nemusí být nejlepšími přáteli, dobrý pracovní vztah mezi jednotlivými členy týmu je zásadní. Jak pro budoucí spolupráci, tak pro udržení pozitivní týmové kultury.

Rozhovory jeden na jednoho jsou důležité zejména pro vzdálené týmy, protože tým mimo pracoviště je jediným časem, kdy se mohou stmelit. Když se nad tím zamyslíme, není zase tak těžké to umožnit. Všichni spolu žijete několik dní, k navázání konverzace stačí jeden člověk!“

9. Všichni, kdo jsou na pracovišti, jsou v kontaktu. Ponechte si několik hodin čistě na vymýšlení nových projektů

Od navrhování funkcí pro projekt až po vymýšlení projektů typu growth hack. Ujistěte se, že nástěnka nápadů vaší společnosti bude plná návrhů od všech. Během týmového offsite si můžete vyhradit čas na vyzvednutí nástěnky nápadů a realizaci, zaparkování nebo vyřazení těchto nápadů

Ujistěte se však, že povzbuzujete každého člena týmu, aby předkládal návrhy a diskutoval o nápadech, na kterých chce pracovat. Ať už jako tým, nebo individuálně, aby přidávali firmě hodnotu.

Otevřete-li prostor pro návrhy, uvidíte větší odpovědnost členů týmu. A dokonce najdete nápady, které budou mít pozitivní dopad na plán růstu vaší organizace. Jak se říká, získat od někoho nový pohled na věc vám může pomoci vidět nové příležitosti. Ty, které dosud zůstaly nepovšimnuty!

10. Pošlete e-mail o výsledcích z výjezdního zasedání

Jakmile se vrátíte z týmového výjezdního zasedání, pošlete e-mail „Po týmovém výjezdním zasedání“, ve kterém popíšete pracovní rozhodnutí. A případné nové projekty, které byly představeny. Takový e-mail může členům týmu pomoci rychle získat přehled o všech nových projektech, do kterých se vrhnou. A to vše, aniž by museli procházet své poznámky nebo si lámat hlavu, aby si vzpomněli, o čem se mluvilo.

Ale hlavně se nezapomeňte podělit o jednu věc, na kterou se členové vašeho týmu těší. Samozřejmě fotky z výletu!

Vzpomínky a pohledy na společně prožité chvíle jsou skvělým způsobem, jak jim ulehčit návrat do práce. Nechcete, aby se vraceli s prázdninovým blues; chcete, aby se vrátili omlazení a motivovaní vydat ze sebe to nejlepší.

Týmové výjezdní zasedání může být trochu časově náročné na plánování. Ale když se na něj vydáte nepřipraveni, bude to mít za následek jen občasné zklamání a demotivaci vašeho týmu. A to je přesný opak toho, co chcete!

Pro týmový offsite si tedy vše dopředu naplánujte. Využijte ji jako příležitost k posílení týmového pouta. Učiňte své zaměstnance aktivnějšími v rámci rolí, které v organizaci zastávají.

Plánujete v nejbližší době týmové offsite? Doufáme, že vás tyto tipy vybaví k naplánování úspěšného, produktivního a zábavného času s vaším týmem!

Víte o nějakém malém tipu, díky kterému bylo vaše předchozí týmové offsite úspěšné? Nezapomeňte se s námi o něj podělit, protože chceme, aby ten příští byl ještě lepší.