Podle Příručky nákupních postupů MCCCD:
A. „Neoprávněný nákup“ je dohoda, závazek nebo objednávka zboží či služeb nebo změna stávající smlouvy provedená jakoukoli osobou, která nemá výslovné písemné pověření k zadávání zakázek, jež by zavazovalo MCCCD. To zahrnuje i změny v rámci stávajících smluv, které provádějí osoby, jež nemají delegované nákupní oprávnění. Neoprávněné nákupy nejsou pro společnost MCCCD závazné a prodejci může být doporučeno, aby se domáhal platby po zaměstnanci.
B. Mezi neoprávněné nákupy patří:
- Zadání objednávky bez schválené objednávky.
- Zadání objednávky před nebo po zadání požadavku s předpokladem, že PO byla nebo bude schválena.
- Překročení schválené částky hromadné objednávky.
- Nátlak na dodavatele, aby zahájil objednávku pod příslibem, že bude vydána PO.
- Použití osobních prostředků k nákupu zboží nebo služeb, které by normálně vyžadovaly zapojení nákupu za účelem zajištění soutěže, schválení výhradního zdroje nebo jiného souladu se zásadami a postupy MCCCD s úmyslem získat osobní náhradu.
Příručka nákupních postupů MCCCD
Schválení neoprávněného nákupu:
- Oddělení/žadatel vyplní formulář pro neoprávněný nákup a přiloží cenovou nabídku/fakturu
- Oddělení/žadatel předá formulář pro neoprávněný nákup k podpisu – nadřízenému, Viceprezidentovi a finančnímu řediteli
- Oddělení/zadavatel naskenuje schválený formulář pro neoprávněný nákup
- Oddělení/zadavatel vytvoří požadavek FMS na neoprávněný nákup a přiloží schválený formulář pro neoprávněný nákup a fakturu/cenovou nabídku
- Finanční oddělení zkontroluje a určí, zda je nutné další školení o nákupu
- Finanční oddělení vytvoří objednávku na zaplacení neoprávněného nákupu
.