V zájmu ochrany univerzity, jejích zaměstnanců, studentů a návštěvníků provádí UT prověrky před nástupem do zaměstnání pro všechny běžné pozice na fakultách a u zaměstnanců.
Prověřování minulosti se provádí u úspěšných kandidátů před podáním nabídky zaměstnání a nabídky jsou podmíněny úspěšným prověřením minulosti.
Prověřování minulosti budou muset podstoupit i současní zaměstnanci přijatí před 1. lednem 2011, kteří se ucházejí o některé interní pozice. Mezi tyto pozice patří ty, které pracují s bezpečností, financemi, dětmi nebo používají generální klíče od budov.
VÍCE O ZPĚTNÝCH PROHLÍDKÁCH
Pokyny pro prověřování minulosti
Úvod
Ve snaze chránit univerzitu, její zaměstnance, studenty a návštěvníky bude univerzita před učiněním nabídky zaměstnání na jakoukoli pozici na fakultě nebo pro zaměstnance provádět prověřování trestní minulosti. Součástí této prověrky trestní minulosti bude i kontrola sankcí za profesní licenci.
Rozsah
Univerzita musí dokončit prověrku trestní minulosti všech nových členů fakulty a zaměstnanců. Jednotlivé kampusy rozhodnou, zda dokončí prověrku u termínovaných zaměstnanců. Výjimky budou učiněny u následujících kategorií zaměstnanců:
- finalisté pro jmenování na fakultu nebo postdoktorandi, kteří předloží platný doklad o pracovním oprávnění od ministerstva vnitřní bezpečnosti (pracovní způsobilost musí být ověřena);
- členové fakulty, kteří jsou zaměstnáni v Oak Ridge National Laboratory; a
- členové fakulty v adjunktním zaměstnání s nulovým platem.
Proces
- Před vyžádáním informací o trestní minulosti je vyžadován podepsaný autorizační formulář od finalisty. Tyto informace se shromažďují během procesu podávání přihlášek. Pokud potenciální zaměstnanec odmítne takovou autorizaci poskytnout, není způsobilý k tomu, aby se o jeho přijetí do zaměstnání uvažovalo.
- Pokud ověření nelze dokončit před podáním nabídky, musí být ve jmenovacím dopise uvedeno, že v případě nepřijatelných výsledků prověrky trestní minulosti bude nabídka odvolána nebo pracovní poměr ukončen.
- Po obdržení autorizačního formuláře předá oddělení náboru informace externímu dodavateli univerzity. Prověřování záznamů obvykle trvá 2-3 dny v závislosti na jurisdikci. Typická zpráva o minulosti obsahuje následující údaje:
- Ověření a dohledání čísla sociálního zabezpečení
- Vyhledávání v rejstříku trestů v okrese
- Vyhledávání ve federálním rejstříku trestů
- Vyhledávání v národní databázi trestů
- Vyhledávání v národní databázi sexuálních delikventů
- Vyhledávání v evidenci motorových vozidel
- Báze sankcí za profesní průkazy
Vyhledávání u okresních soudů vyhledá záznamy o případech okresních soudů; případy řešené u okresního soudu se týkají státoprávních záležitostí. Vyhledávání ve státních spisech zahrnuje vyhledávání soudních spisů prostřednictvím státního úložiště, například státní policie nebo jiné agentury, nebo prostřednictvím státního soudního systému. Vyhledávání u federálních soudů zahrnuje vyhledávání záznamů o případech federálních soudů u okresních soudů Spojených států; případy řešené u federálních soudů se týkají záležitostí práva Spojených států.
- Žadatelé jsou povinni ve svých žádostech uvést všechna odsouzení za trestné činy a přestupky (s výjimkou drobných dopravních přestupků). To zahrnuje všechna odsouzení, k nimž došlo pod jiným jménem, než je jméno uvedené v žádosti. Na rozdíl od odsouzení by se k zatčení nemělo pro účely zaměstnání přihlížet. Uchazeči, kteří v žádosti neuvedou všechna odsouzení za trestné činy nebo přestupky, mohou být na základě zfalšování žádosti vyřazeni ze zvažování přijetí do zaměstnání.
- Před přijetím jakéhokoli negativního opatření na základě zprávy o minulosti bude univerzita informovat jednotlivce o svých záměrech v dopise před přijetím negativního opatření. Univerzita musí uchazeči poskytnout lhůtu, která nesmí být kratší než pět pracovních dnů, aby zprávu u dodavatele zpochybnil a/nebo opravil. Univerzita musí od prodejce obdržet potvrzení, že zpráva byla opravena, a obdržet aktualizovanou zprávu. Spolu s dopisem před zahájením řízení musí univerzita žadateli poskytnout kopii práv spotřebitele podle FCRA, jak je předepsáno FTC. Personální oddělení má tyto formuláře k dispozici.
- Existence odsouzení za trestný čin automaticky nevylučuje uchazeče ze způsobilosti k přijetí do zaměstnání. Univerzita bude každého uchazeče posuzovat případ od případu s ohledem na povahu a závažnost trestného činu, dobu, která uplynula od odsouzení, celkovou pracovní historii uchazeče a typ pozice, na kterou se uchazeč uchází o zaměstnání.
- Pokud univerzita přistoupí k nepříznivému opatření, musí jednotlivci oznámit, že uchazeči odmítla zaměstnání nebo ukončila pracovní poměr na základě informací obsažených ve zprávě o minulosti. Personální oddělení má k dispozici i tyto formuláře.
- Pokud personální oddělení doporučí vyřazení uchazeče z projednávání nebo ukončení pracovního poměru se zaměstnancem a oddělení chce pokračovat v přijímání uchazeče nebo ponechání zaměstnance, musí získat souhlas příslušného kancléře nebo prorektora.
Odpovědnost
Zodpovědnost za rozhodnutí o přijetí zaměstnance má HRO a CBO (nebo zástupce). Dozor může v případě potřeby zajišťovat kancelář hlavního právního zástupce a/nebo systémové oddělení lidských zdrojů. O přijímání zaměstnanců na fakulty rozhoduje prorektor/vedoucí akademický pracovník.
Důvěrnost
Informace o minulosti musí být považovány za důvěrné a chráněny před neoprávněným zveřejněním. Informace nesmějí být zveřejněny ani jinak zpřístupněny žádné osobě nebo agentuře, s výjimkou osob, které tyto informace potřebují znát k rozhodnutí o žádosti o zaměstnání. Po ukončení přijímacího procesu by měla univerzita zprávy o minulosti zničit.
Prověřování na základě otisků prstů
Univerzita Tennessee provádí prověřování na základě otisků prstů prostřednictvím Tennessee Bureau of Investigation a Federal Bureau of Investigation pouze v případech, kdy to vyžadují státní nebo federální zákony (např. učitelé nebo zdravotní sestry).
Použití a šíření. Informace z rejstříku trestů (Criminal History Record Information, dále jen „CHRI“) získané od TBI a FBI slouží výhradně přijímacímu oddělení k ověření trestného činu (trestných činů) a nesmí být dále šířeny. Výsledky se považují za důvěrné a jsou přístupné pouze přijímajícímu úředníkovi nebo pověřené osobě. K CHRI mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci při plnění svých povinností a nikdy se nezveřejňují.
Zachování a zabezpečení. Každé přijímající oddělení přijme postupy, které zajistí, aby CHRI byla uložena na bezpečném místě. Prostory, ve kterých se zpracovávají CHRI a manipuluje se s nimi, jsou vyhrazeny pouze oprávněným pracovníkům určeným vedoucím oddělení. Tento prostor musí být mimo dohled veřejnosti a neoprávněných pracovníků. Vedoucí oddělení vede seznam všech zaměstnanců, kteří mají přístup k CHRI, mohou je zpracovávat, šířit a/nebo ničit.
Odstraňování CHRI. Pokud již CHRI nejsou potřeba, musí být zničeny spálením, skartací nebo jiným způsobem, který znemožní čtení informací. Zničení záznamů musí být provedeno v souladu s ustanoveními o likvidaci záznamů uvedenými ve fiskální politice FI0120.
Zneužití. Zaměstnanci, kteří používají CHRI k jinému účelu než k ověření trestního rejstříku potenciálního zaměstnance, podléhají disciplinárnímu opatření až po výpověď. Úmyslné zveřejnění CHRI pro nevhodné účely může mít za následek také trestní odpovědnost. Každý zaměstnanec, který ví o zneužití CHRI, je povinen porušení neprodleně nahlásit oddělení lidských zdrojů nebo kanceláři generálního poradce.
Programy zahrnující nezletilé osoby
Prověřování minulosti se rovněž provádí v souladu s bezpečnostní politikou 0575 u všech zaměstnanců nebo osob ve smluvním nebo dobrovolnickém postavení na univerzitě, kteří jsou v přímém kontaktu s nezletilými osobami prostřednictvím určitých programů.
POLITIKA PRO PROGRAMY PRO NEZLETILÉ osoby