Alai

Pokud jste jako mnoho majitelů malých firem a osob samostatně výdělečně činných, pravděpodobně víte, jak složité může být udržet si pořádek – zejména pokud jde o evidenci účtenek. Právě v tomto případě by se vám mohl hodit Shoeboxed.

Co je Shoeboxed?

Shoeboxed je aplikace, která digitálně ukládá vaše účtenky a pomáhá vám je spravovat, abyste v době daní nebo – nedej bože – kontroly finančního úřadu měli pořádek a byli připraveni.

Společnost Shoeboxed se sídlem v Durhamu v Severní Karolíně byla založena v roce 2007 a od té doby se rozrostla na více než 1 milion účtů ve 100 zemích. Aplikaci evidentně důvěřuje spousta lidí, ale stojí za ten humbuk? Vyzkoušeli jsme ji, abychom zjistili, jak si Shoeboxed stojí.

Klíčové funkce aplikace Shoeboxed

• Magické obálky – Posílejte své účtenky, nasbírané vizitky a další relevantní dokumenty do aplikace Shoeboxed v předplacené „magické obálce“ k digitalizaci. Obálky zahrnují bezplatnou dopravu oběma směry.
• Ověření údajů člověkem – Všechny údaje odeslané do služby Shoeboxed ověřuje člověk.
• Automatický import účtenek ze služby Gmail – Účet Shoeboxed můžete synchronizovat se svou schránkou Gmail, takže se elektronické účtenky automaticky archivují.
• Správa vizitek – Proměňte své nasbírané vizitky v online databázi kontaktů.
• Tvorba výkazů výdajů – Aplikace Shoeboxed vám pomůže vytvořit výkaz výdajů pomocí několika jednoduchých kroků.
• Sledování ujetých kilometrů – Shoeboxed bude také sledovat ujeté kilometry na pracovních cestách.

Ceník Shoeboxed

Společnost Shoeboxed má několik možností předplatného:

.

Zvýhodněné jsou i roční plány. Pokud potřebujete naskenovat nebo odeslat více dokumentů, než je přidělený počet, můžete tak učinit a zaplatit paušál 30 centů za položku.

Shoeboxed Snímky obrazovky

Jak funguje Shoeboxed

Shoeboxed za vás shromažďuje a organizuje vaše účtenky. Toho můžete dosáhnout několika různými způsoby:

Zasílání papírových účtenek v předplacené obálce Magic Envelope

Jakmile si zaregistrujete placený účet Shoeboxed na úrovni Classic nebo vyšší (a máte poštovní adresu v USA nebo Austrálii), společnost vám zašle dvě předplacené obálky. Obálky jednoduše naplňte účtenkami, vizitkami nebo jinými důležitými dokumenty, které pro vás může Shoeboxed spravovat, a pošlete je zpět s uhrazeným poštovným. Společnost naskenuje a ověří všechny zaslané údaje a pošle vám dokumenty zpět.

Posílejte papírové účtenky ve vlastní obálce

Pokud nemáte přístup ke službě Magic Envelopes, můžete účtenky a karty posílat poštou i nadále. Budete muset učinit další krok, a to vytisknout a vyplnit obálku. Pak jej jednoduše vložte do poštovní schránky Shoeboxed.

Pomocí mobilního zařízení

Svým mobilním zařízením jednoduše vyfoťte účtenku nebo jiný doklad a poté jej odešlete prostřednictvím bezplatné aplikace Shoeboxed. (Pokud se rozhodnete vyfotit účtenku telefonem, jako jsme to udělali my, ujistěte se, že držíte fotoaparát velmi klidně a že máte správné osvětlení, aby byla účtenka čitelná.)

Skenování do počítače

Případně můžete spustit skener a nahrát účtenku jako digitální soubor do ovládacího panelu Shoeboxed v počítači. Obrázky můžete odeslat jako přílohy .jpg, .jpeg, .png, .gif nebo tiff.

Email

Pokud máte Gmail, Shoeboxed se může synchronizovat s vaším účtem a automaticky shromažďovat elektronické účtenky. Své účtenky však můžete odesílat i na vlastní personalizovanou e-mailovou adresu. Získejte tuto možnost: Shoeboxed také automaticky skenuje vaše elektronické účtenky a upozorní vás na všechny přiložené kupóny!

Shoeboxed klady & zápory

Shrnutí

Obecně se nám Shoeboxed používal snadno. Jeho uživatelské rozhraní je celkem srozumitelné. Nejjednodušší způsob odesílání účtenek bylo prosté vyfocení telefonem (ale jak je uvedeno výše, ujistěte se, že fotografie není rozmazaná!). Pokud jste typ člověka, který chce, aby se o méně zajímavé aspekty podnikání staral někdo jiný za vás, je to skvělé. Koneckonců, všechny otravné papíry můžete nacpat do obálky a poslat pryč!“

Jestliže ale skenování účtenek a vedení přesných záznamů nepovažujete za vlastní, Shoeboxed pro vás může být vyhozenými penězi. A pokud máte složitější účetní potřeby, doporučili bychom vám ušetřit penízky za komplexnější účetní software, jako je například QuickBooks nebo Wave Accounting.

Pokud však jednoduše potřebujete pomoci uspořádat sebe a své podnikání a připravit se na daňové povinnosti, Shoeboxed nabízí jednoduché a cenově dostupné řešení.