Na první pohled se může zdát, že e-mailové podpisy nejsou tak důležité, zejména pokud je porovnáte s ostatním děním ve vaší společnosti. Pokud se však do této problematiky ponoříte hlouběji, zjistíte, že e-mailové podpisy hrají významnou roli, pokud jde o marketing, budování značky nebo udržování dobrých vztahů se zákazníky. A co víc, prohlášení o vyloučení odpovědnosti přidaná do těchto e-mailových podpisů vás mohou také ochránit před právními problémy. Mějte na paměti, že ani ten nejlépe napsaný e-mail nemusí splnit svůj účel, pokud si nejste dostatečně jisti společností, se kterou jednáte, takže získání důvěry klienta by mělo být prioritou pro každého zaměstnance vaší společnosti. Jistě, pěkně vypadající e-mailový podpis, který obsahuje užitečné informace, je pěkným pokusem, jak udělat dobrý dojem. A pokud zkombinujete pěkně vypadající podpis s atraktivním marketingovým bannerem, může výsledek předčit vaše očekávání.
Existuje několik požadavků, které by měl každý podpis splňovat. Pojďme si je postupně rozebrat. Jsou to následující:
- Čistý, ale přitom poutavý design
- Kompatibilita s mobilními zařízeními
- Nepotřebné osobní údaje, které příjemce nezahltí
- Podpora sociálních sítí
Méně kódu, více designu
Problémy s formátováním
Na rozdíl od webových stránek většina e-mailových podpisů neobsahuje externí soubor CSS nebo sekci stylů v části HEAD dokumentu. CSS je v podstatě vrstva popisující, jak má být kód HTML prezentován – pomocí jakých barev, velikostí/rodin písma a podobně. I kdyby e-mailové podpisy obsahovaly externí CSS, nebude to fungovat, protože někteří e-mailoví klienti CSS zcela ignorují. Nejlepší způsob, jak dosáhnout spolehlivých výsledků, je zajistit, abyste používali co nejméně kontejnerů HTML a do každého kontejneru vložili jeho pravidla CSS (pomocí atributu style). Neočekávejte, že vnitřní kontejnery zdědí formátovací pravidla od svých patentů – jednoduše tato pravidla definujte přímo. Pokud jde například o tabulky, vložte pravidla pro formátování textu dovnitř elementu <TD> a ani neuvažujte o tom, že byste dovnitř vložili značku <P>. Jednak to vůbec není nutné (aby byl váš podpis zbytečně složitý). Za druhé, někteří e-mailoví klienti (zejména klienti aplikace Outlook) mohou „zapomenout“ na formátování textu, které jste použili v elementu TD, a nechat obsah neformátovaný a zobrazený ve výchozím písmu (např. Times New Roman) – takže toho rozhodně nechcete dosáhnout. Na následujícím snímku obrazovky je vidět, že se písmo podpisu po odeslání odpovědi změnilo na Times New Roman.
Při sestavování podpisu mějte na paměti, že i různé verze aplikace Outlook nebo jiných poštovních klientů mohou, ale nemusí podporovat některé základní atributy CSS/HTML. Zde je dobré zjistit, které atributy jsou rozpoznávány.
Další věcí je, že byste měli svůj podpis skládat ručně nebo pomocí editoru optimalizovaného pro tento účel – většina WYSIWYG editorů (zejména Outlook a Word) přidává neoficiální CSS a HTML kód, díky kterému se pro ně váš podpis zobrazuje perfektně, ale pro ostatní poštovní klienty zůstává rozbitý. Jinými slovy, kopírování obsahu podpisu z Wordu není dobrý nápad – je to dobrý editor dokumentů, ale rozhodně ne nástroj stvořený pro vytváření e-mailových podpisů.
Podpisy s alespoň dvěma sloupci
V závislosti na zvoleném typu podpisu existují dva nejlepší přístupy k jeho vytváření. U rozvržení, která jsou širší nebo pokročilejší, můžete nejlepších výsledků dosáhnout pomocí tabulek HTML. Staré dobré tabulky vám umožní získat spolehlivé a konzistentní rozvržení doslova na každé platformě. Je to proto, že na rozdíl od kontejnerů <DIV> neexistuje mnoho způsobů jejich interpretace. Ve skutečnosti většina e-mailových klientů nezpracovává správně vlastnost float pro kontejnery HTML, takže celý obsah zůstává rozbitý. Navíc mějte na paměti, že každý e-mailový klient strká své veslo do kódu HTML (při odpovídání nebo přeposílání zpráv), takže zdrojový kód je průhledný jako bláto.
Těmto důsledkům je nejlepší se vyhnout hned na začátku. Setkali jsme se s řadou situací, kdy uživatelé chtěli, aby se jejich první řádek tabulky skládal ze dvou sloupců a druhý ze dvou sloučených sloupců. Ve většině případů neměly buňky požadovanou velikost. Nejlepším řešením by bylo vytvořit dvě tabulky za sebou, jako na obrázku níže.
Poslední věc, kterou zde chceme zmínit, je, že byste neměli používat tabulky širší než 600 pixelů, protože to může na některých zařízeních způsobit zvětšení celého e-mailu (o tom si povíme později).
Podpisy s jedním sloupcem
Jiný přístup lze použít, pokud se váš podpis skládá z prvků zobrazujících se pod sebou. V takovém případě je lepší zůstat jen u jednoho kontejneru – vlastně by měl stačit odstavec. To samozřejmě neznamená, že nemůžete určité části podpisu formátovat jinak – stačí k tomu použít značky <SPAN>. A pokud chcete zalomit řádek, vždy použijte značku <BR> namísto vytvoření nového odstavce. K tomu stačí ve většině WYSIWYG editorů (včetně těch, které se používají v produktech CodeTwo) stisknout klávesy Shift+Enter. Pomocí takové základní syntaxe jazyka HTML můžete dosáhnout nejlepšího vzhledu svého e-mailového podpisu, a to i na mobilních zařízeních, a to zcela okamžitě a bez zbytečného laborování s dotazy na média. Pokud však potřebujete použít více než jeden odstavec, nezapomeňte jasně definovat okraje a výplně odstavců. Jinak se můžete setkat s nežádoucími (zmenšenými/zvětšenými) mezerami mezi nimi. Nakonec jediný problém může nastat, pokud vložíte poměrně široký obrázek (ale nebojte se, tomu jsme se věnovali později v tomto článku).
Podpora mobilních zařízení
Přejděme hlouběji k podpoře mobilních zařízení. Éra e-mailů, které se čtou pouze na stolních počítačích, již skončila. Více než polovina e-mailů se otevírá na mobilních zařízeních – telefonech a tabletech. Většina e-mailových podpisů není optimalizována pro mobilní platformy a může skutečně způsobit problémy se zobrazením celého e-mailu. Klíčem k pochopení tohoto problému je vědomí, že výrobci mobilních zařízení si jsou tohoto druhu problémů dokonale vědomi, přesto se jejich řešení těchto problémů liší. Stejná zpráva a podpis se mohou zobrazovat odlišně v závislosti na mobilním operačním systému. Všechna tato řešení se však používají pouze v případě, že obsah e-mailu nelze zobrazit normálně z důvodu nějakého omezení. Pokud je například podpis širší než šířka obrazovky, může mobilní telefon skrýt některou část podpisu nebo zvětšit celou zprávu a zobrazit ji na celou šířku. Skutečným lékem je však navrhnout podpis tak, aby e-mailový klient nemusel používat tato dodatečná řešení pro správné zobrazení zprávy.
Chcete-li toho dosáhnout, musíte mít podpis co nejužší a nepoužívat žádné pevné rozměry, pokud nejsou opravdu nezbytné. Zvažte také, co je lepší – obtékat slova a zachovat dobrou velikost písma (výchozí chování), nebo obtékání zabránit a nechat zprávu zvětšit (můžete přidat vlastnost white-space: nowrap CSS).
Pokud jde o přidání banneru nebo širokého obrázku, můžete si všimnout, že tento obrázek může zprávu také zvětšit, stejně jako široká tabulka. Proto zvažte použití vlastnosti CSS max-width: 100%, aby se tento obrázek automaticky zmenšil – váš mobilní e-mailový klient jej bude udržovat tak široký, jak široká je vaše obrazovka.
Navíc někteří e-mailoví klienti neumožňují zobrazit text menší, než je požadovaná velikost. Lze to obejít (jako v tomto článku pro zařízení se systémem iOS), ale než se o to pokusíte, ujistěte se, že to opravdu potřebujete. Další častou chybou je, že se text podpisu (zejména v místě, kde je umístěno prohlášení o vyloučení odpovědnosti) zobrazuje překrytý. Důvodem je špatně použitá vlastnost line-height – stejné hodnoty, které perfektně sedí na počítači, se jednoduše nepřizpůsobí pro mobilní zařízení. Ve skutečnosti se v tomto konkrétním případě zdá, že lepší je nepřítelem dobrého, a naše doporučení je nepoužívat tuto vlastnost, protože výchozí nastavení prostě plní svou funkci dokonale.
Výše uvedené problémy se však týkají pouze zpráv typu HTML, zatímco většina mobilních zařízení místo toho používá formát Plain Text (takže e-maily jsou opatřeny pouze neformátovaným textem). Pro některá z těchto zařízení neexistuje možnost převést zprávu do formátu HTML. Naštěstí některá řešení třetích stran (například CodeTwo Email Signatures for Office 365 nebo CodeTwo Exchange Rules Pro) mají tuto funkci zabudovanou, takže můžete využít všech výhod podpisů HTML, i když byl e-mail odeslán ve formátu Plain Text.
Dobře podané informace chutnají lépe
Je zřejmé, že obsah, který uvedete v podpisu, musí být vhodný – příjemce nesmí nabýt dojmu, že mu chybí nějaké informace o vaší společnosti. Na druhou stranu podpis nesmí být ohromující. Nakonec vlastní sdělení v e-mailu je mnohem důležitější než samotný podpis.
Vzhledem k tomu lze předpokládat, že každý podpis by měl být personalizovaný na každého uživatele, ale zároveň by měl zachovávat společný design, aby příjemce věděl, že e-maily pocházejí od stejné společnosti. Máte několik způsobů, jak doručit podpisy jednotlivým osobám. Nejjednodušší a nejbezpečnější je použít řešení, která umožňují centralizovanou správu e-mailů (například CodeTwo Email Signatures for Office 365 nebo CodeTwo Exchange Rules Pro), kde můžete použít informace získané z tenanta Office 365 nebo místní služby Active Directory. Pokud takové prostředí nemáte, mohlo by to být skutečné úzké hrdlo, protože neexistuje zdroj, ze kterého byste mohli získat údaje o uživatelích, a podpisy prostřednictvím objektů zásad skupiny na některých platformách nefungují. Může to tedy být velký problém.
Kromě toho musíte počítat s tím, že některé osobní údaje nemusí být u některých uživatelů vyplněny. Například u osoby, která pracuje na dálku, nemusí být uvedeno její přímé číslo. Místo vytváření desítek podpisů s/bez některých atributů služby Active Directory můžete použít značky RT dostupné v softwaru CodeTwo, které skryjí některé části podpisu, pokud údaje v AD / Office 365 chybí.
Dále můžete pro zatraktivnění designu použít různé velikosti a rodiny písma a také různé barvy. Nelze však použít písma, která nejsou ve výchozím nastavení nainstalována – místo nich se může zobrazit nevzhledná alternativa. A ani se nepokoušejte používat směšné rodiny písem, jako je Comic Sans, nebo křiklavé barvy. Jinak vám zákazníci utečou a řeknou svým obchodním partnerům, že vaše společnost má nejhorší podpisy přes web. Příklad dobře navrženého e-mailového podpisu je uveden níže.
V neposlední řadě – používejte pouze běžné formáty obrázků, jako je JPEG nebo PNG, a před umístěním do podpisu buď změňte jejich velikost na požadovanou, nebo je zmenšete pomocí HTML i CSS.
Sociální média vás přiblíží vašim zákazníkům
Platformy sociálních médií jsou dnes jedním z nejlepších míst pro zlepšení vaší image na webu. Proč tedy nedat svým zákazníkům vědět, že tam máte vytvořené oficiální profily? Dobrým řešením by bylo umístění malé ikony s logem požadované platformy sociálních médií, která odkazuje přímo na váš profil. Do e-mailového podpisu můžete samozřejmě vložit libovolný počet odkazů na sociální média. Některé editory dostupné v centralizovaných nástrojích pro správu e-mailů mohou tento proces značně usnadnit než ruční kombinování odkazů s ikonami. Navíc umožňují k vytvoření potřebných odkazů využít i data uživatelů (např. uložená v Active Directory). Můžete tedy přidat nejen odkaz na společný profil vaší společnosti, ale také na samostatné účty uživatelů na vybraných sociálních platformách.
Při hypertextovém propojování ikon s platformami sociálních médií se však ujistěte, že používáte buď formát PNG, nebo JPG obrázku a že jste na samotný obrázek použili atribut border=0. Jinak se vám kolem celého obrázku může objevit nežádoucí modrý rámeček.
Dále je dobré přidat do podpisu klikací banner s odkazem na vaši událost nebo aktivitu, který lze později sdílet mezi zákazníky. Tímto způsobem můžete téměř bez námahy propagovat co nejdůležitější marketingové akce vaší společnosti.
Shrneme-li to, nyní byste měli vědět, jak navrhnout dobrý e-mailový podpis a zajistit, aby vypadal konzistentně i na mobilních platformách, aniž byste museli číst enormně malý text kvůli zvětšování zprávy, což může být opravdu nepříjemné. Klíčem k úspěchu je zachovat co nejjednodušší design a používat staré dobré metody namísto hraní si s pokročilým kódem CSS, který mohou e-mailoví klienti jednoduše ignorovat. V zásadě existují dva typy podpisů, které je nejlepší používat: horizontální, umístěný v tabulce HTML, která ještě není příliš široká, a vertikální, který zobrazuje detaily jeden pod druhým.
Pokud jde o přidávání podpisů do e-mailů zasílaných vašim klientům, je nejlepším způsobem použití centralizovaných řešení pro e-mailové podpisy. Tato řešení totiž s využitím osobních údajů uložených ve službě Active Directory nebo Office 365 umožňují vytvářet individuální podpisy pro každého z vašich uživatelů nebo dokonce vkládat personalizované odkazy na sociální sítě. Další důležitou věcí, kterou je třeba zdůraznit, je, že tato řešení lze snadno použít k vytvoření bannerů informujících příjemce o důležitých firemních událostech.
Neváhejte vyzkoušet CodeTwo Email Signatures for Office 365 a CodeTwo Exchange Rules Pro zdarma a využijte jejich WYSIWYG editory k vytvoření konzistentního a dobře vypadajícího e-mailového podpisu.