Nicht gewinnorientierte Körperschaften können den Status einer steuerbefreiten Körperschaft erhalten, wenn sie vom IRS und der zuständigen staatlichen Steuerbehörde anerkannt werden, aber um diesen Status zu erlangen, müssen sie auf viele der Vorrechte von gewinnorientierten Körperschaften verzichten.
Am wichtigsten ist, dass das Vermögen der Stiftung dem Staat, d.h. der Öffentlichkeit, und NICHT den Gründern oder Mitgliedern der Stiftung „gehört“, und dass man zwar über die Verwendung des Vermögens bestimmen kann, solange man sich an den entsprechenden Zweck der Stiftung hält, aber wenn man seine Pforten schließt, fällt das Vermögen wieder in die volle Kontrolle des Staates zurück. Weitere Einzelheiten finden Sie in dem Artikel über die Grundlagen der Gründung einer eigenen Stiftung auf der Artikelseite unserer Website.
Man unterliegt auch der staatlichen und öffentlichen Kontrolle, um sicherzustellen, dass man qualifiziert ist, steuerbefreit zu bleiben, und dass man dem in den Gründungsanträgen beschriebenen Zweck dient. Man muss davon ausgehen, dass die Öffentlichkeit Zugang zu vielen (aber NICHT zu allen) Dokumenten haben kann, wenn man eine gemeinnützige Organisation sein will, die von der Regierung steuerlich begünstigt wird.
In diesem Artikel soll erörtert werden, welche Dokumente die Öffentlichkeit einsehen darf und welche von der Stiftung vertraulich behandelt werden können.
INTERNAL REVENUE CODE SECTION 61204 (D)
Die Bundesregierung hat in dem oben genannten Gesetz das Recht der Öffentlichkeit auf Einsicht in die Dokumente der Stiftung detailliert dargelegt, einschließlich der Angabe, was nicht herausgegeben werden muss, und die meisten Bundesstaaten folgen in dieser Angelegenheit dem Beispiel des Bundes.
Wenn Sie Ihre erste Steuererklärung am oder nach dem 13. März 2000 eingereicht haben, gelten die folgenden Regeln:
1. Jahreserklärung. Die Stiftung muss der Öffentlichkeit auf Anfrage unentgeltlich eine Kopie ihrer ursprünglichen und geänderten Jahreserklärungen zur Einsicht zur Verfügung stellen. Nach Ablauf von drei Jahren nach Einreichung der Erklärung muss diese nicht mehr zur Verfügung gestellt werden.
2. Antrag auf Befreiung. Darüber hinaus muss die Einrichtung ihren Antrag auf Steuerbefreiung kostenlos zur Verfügung stellen, einschließlich aller beim IRS eingereichten Unterlagen, aber NICHT einschließlich der „Materialien, die der öffentlichen Einsichtnahme vorenthalten werden müssen“, die definiert sind als „Geschäftsgeheimnisse, Patente, Verfahren, Arbeitsweisen oder Geräte, für die die Einbehaltung beantragt und gewährt wurde“, sowie jegliches „Material zur nationalen Verteidigung“.
– Die steuerbefreite Organisation muss auch keine Dokumente offenlegen, die sich auf ungünstige Bescheide oder Bestimmungsschreiben beziehen, die als Antwort auf Anträge auf Steuerbefreiung ausgestellt wurden, oder
– Bescheide oder Bestimmungsschreiben, die ein günstiges Bestimmungsschreiben widerrufen oder abändern, oder
– Memoranden für technische Beratung, die sich auf einen abgelehnten Antrag auf Steuerbefreiung oder den Widerruf oder die Änderung eines günstigen Bestimmungsschreibens beziehen, oder
– Jedes Schreiben oder Dokument, das bei der IRS eingereicht oder von ihr herausgegeben wird und sich darauf bezieht, ob eine geplante oder durchgeführte Transaktion eine verbotene Transaktion gemäß Abschnitt 503 ist, oder
– Allgemeine Mitteilungen zwischen der IRS und der Organisation, die sich auf ihren steuerbefreiten Status als Organisation beziehen können, aber nicht auf den „Antrag der Organisation auf Steuerbefreiung“.“
Die Absicht des oben genannten Gesetzes besteht eindeutig darin, der Öffentlichkeit Zugang zu Unterlagen zu gewähren, die sich direkt auf den erfolgreichen Antrag beziehen, aber nicht notwendigerweise der Öffentlichkeit zu erlauben, sich durch die Bemühungen der Einrichtung zu wühlen, den Status zu erlangen oder aufrechtzuerhalten oder Zugang zu Geschäftsgeheimnissen und dergleichen zu erhalten. Die Öffentlichkeit sollte wissen, warum der Status der Steuerbefreiung erreicht wurde, aber nicht die Einzelheiten, wie er erreicht wurde, oder die geschützten Vermögenswerte der Einrichtung.
Die Vorschriften sollten von jeder Einrichtung, die plötzlich einen solchen Antrag erhält, überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Ablehnung oder Vereinbarung mit dem neuesten Gesetz übereinstimmt.
PRAKTISCHE ASPEKTE DER BEANTWORTUNG VON ANFRAGEN AUF INFORMATIONEN
Die zu prüfenden Dokumente sollten der Öffentlichkeit am regulären Sitz der Organisation während der regulären Geschäftszeiten zugänglich gemacht werden. Die Organisation kann einen Angestellten während der Prüfung anwesend haben, aber die prüfende Partei muss die Möglichkeit haben, Notizen zu machen und kostenlos Kopien anzufertigen, wenn die prüfende Partei ihr eigenes Fotokopiergerät mitbringt.
Wenn es kein reguläres Büro gibt, muss die Organisation die Dokumente dennoch innerhalb von zwei Wochen an einem „angemessenen Ort“ ihrer Wahl zum Kopieren bereitstellen. Alternativ kann die Organisation die Dokumente kopieren und der Person, die sie anfordert, innerhalb von zwei Wochen kostenlos zusenden.
KOPIEN DER JÄHRLICHEN INFORMATIONSERKLÄRUNGEN UND BEFREIUNGSANTRÄGE
Eine steuerbefreite Organisation muss außerdem eine Kopie aller oder eines bestimmten Teils oder Schemas ihrer drei letzten jährlichen Informationserklärungen und/oder Befreiungsanträge an JEDEN aushändigen, der eine Kopie entweder persönlich oder schriftlich bei ihrem Hauptsitz beantragt. Wird der Antrag persönlich gestellt, muss die Kopie noch am selben Werktag ausgehändigt werden, es sei denn, es liegen außergewöhnliche Umstände vor. Wird der Antrag per Post gestellt, muss er innerhalb von dreißig Tagen nach Eingang des Antrags bearbeitet werden.
Der Antrag muss jedoch drei Kriterien erfüllen:
1. Der Antrag muss an den Hauptsitz der steuerbefreiten Organisation adressiert sein
2. Er wird per Post oder E-Mail, per Fax oder über einen vom IRS zugelassenen privaten Zustelldienst gesendet, und
3. gibt die Adresse an, an die die Kopie des Dokuments geschickt werden soll.
Wenn die Organisation die Kosten für das Kopieren solcher Dokumente in Rechnung stellen möchte, kann sie eine „angemessene Gebühr“ erheben, die nach der Definition des IRS nicht höher ist als die Kosten, die der IRS für seine eigenen Kopierkosten erhebt, die im Juni 2001 bei einem Dollar für die erste Seite und fünfzehn Cent für jede weitere Seite lagen, zuzüglich der tatsächlichen Portokosten. Die dreißig Tage für die Beantwortung können ab dem Zeitpunkt laufen, an dem das Geld nach der Anfrage bei der Organisation eingeht.
Sollte die Organisation die Informationen „allgemein zugänglich“ machen, muss sie nicht auf die Anfrage reagieren. Mit „weithin verfügbar“ ist die Veröffentlichung im Internet oder ein gleichwertiges Mittel zur weiten Verbreitung gemeint.
STRAFEN FÜR DIE VERWEIGERUNG DER OFFENLEGUNG
Der IRS sieht relativ harte Strafen für Organisationen vor, die das Gesetz nicht einhalten.
Für das Versäumnis, der Öffentlichkeit Einsicht in die Jahreserklärungen zu gewähren, beträgt die Strafe zwanzig Dollar für jeden Tag nach Ablauf der Frist, an dem das Versäumnis andauert, mit einem Höchstbetrag von zehntausend Dollar insgesamt.
Für das Versäumnis, der Öffentlichkeit Einsicht in den Freistellungsantrag zu gewähren, beträgt die Strafe zwanzig Dollar für jeden Tag, an dem das Versäumnis andauert.
Die Strafe für die vorsätzliche Verweigerung der öffentlichen Einsichtnahme in eine Steuererklärung oder einen Antrag auf Steuerbefreiung beträgt 5.000 Dollar für jede Steuererklärung oder jeden Antrag, und dieselbe Strafe gilt auch für die vorsätzliche Verweigerung der Bereitstellung von Kopien.
ZUSAMMENFASSUNG
Die Schlüsselfrage, mit der eine Organisation konfrontiert wird, die ein solches Ersuchen erhält, ist, ob die Informationen im Antrag auf Steuerbefreiung oder in den jährlichen Steuererklärungen ein Geschäftsgeheimnis oder so vertraulich sind, dass sie nicht offengelegt werden sollten. Zu diesem Zeitpunkt können Gespräche mit der anfragenden Partei geführt werden, um den Zweck der Anfrage zu bestimmen und um festzustellen, ob eine freiwillige Beschränkung vereinbart werden kann. Ist dies nicht der Fall, sollte umgehend ein Rechtsbeistand kontaktiert werden, damit das Finanzamt (IRS) in die Diskussion einbezogen und eine Entscheidung herbeigeführt werden kann, bevor eine Strafe verhängt wird, denn zumindest sollte versucht werden, die hohen Kosten der oben genannten Bestimmung über die „vorsätzliche Unterlassung“ zu vermeiden.
Die meisten Personen, die um die Informationen bitten, möchten diese für ihre eigene Bewerbung verwenden oder sich vergewissern, dass die Stiftung in Übereinstimmung mit ihren befreiten Zwecken arbeitet. Solche Bemühungen sind zwar für die Stiftung zeitaufwendig, aber angesichts der besonderen steuerlichen Behandlung von Stiftungen sicherlich angemessen, und die Befolgung solcher angemessenen Anfragen ist einfach ein weiterer Preis, den man für die Vorteile der Steuerbefreiung zahlen muss.