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Eine Gewinn- und Verlustrechnung, die Ihre Einnahmen nach Abzug von Ausgaben und Verlusten ausweist, gibt Aufschluss über die Leistung Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die früher als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnete Gewinn- und Verlustrechnung umfasst in der Regel die Einnahmen oder den Umsatz, die Kosten der verkauften Waren, die Ausgaben, den Bruttogewinn, die Steuern, den Nettogewinn und den Gewinn vor Steuern. Wenn Sie eine detaillierte Analyse der Leistung Ihres Unternehmens wünschen, ist die Gewinn- und Verlustrechnung der Bericht, den Sie brauchen.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung und warum ist sie nützlich?

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist einer von drei Finanzberichten, die für Unternehmen aller Größen wichtig sind. Die anderen beiden, die Bilanz und das Eigenkapital, gehen Hand in Hand mit der Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird oft als Gewinn- und Verlustrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung oder Betriebsrechnung bezeichnet, aber alle diese Begriffe bedeuten dasselbe: Ihren Gewinn und Ihre Verluste.

„Die Gewinn- und Verlustrechnung spiegelt die erzielten Einnahmen und die gezahlten Ausgaben abzüglich des Gewinns oder des Verlusts für eine Periode wider“, sagte Mitchell Freedman, ein Wirtschaftsprüfer bei MFAC Financial Advisors, gegenüber business.com. „

Einige Kleinunternehmer denken vielleicht nicht, dass sie sich um die Gewinn- und Verlustrechnung kümmern müssen; schließlich wissen sie, wie viel Geld sie auf der Bank haben und wie viel ausgezahlt wird. Sie wissen auch, was sie bei der Steuererklärung zu zahlen haben. Aber für jeden Unternehmer, der seine Ausgaben kürzen oder neue Märkte erschließen will, ist die Gewinn- und Verlustrechnung von unschätzbarem Wert. Sie kann Ihnen auch helfen, den Cashflow im Griff zu behalten, der das Lebenselixier aller Unternehmen ist.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Gewinn- und Verlustrechnung und einer Bilanz?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung konzentriert sich auf Gewinne und Verluste. Sie vergleicht Erträge, Kosten und Aufwendungen im Laufe eines Quartals oder Geschäftsjahres. Die Gewinn- und Verlustrechnung befasst sich nicht mit anderen finanziellen Aspekten des Unternehmens. Sie konzentriert sich auf die Geldeingänge und die Geldausgänge.

Eine Bilanz befasst sich mit den Aktiva und Passiva. Sie soll zeigen, wie viel Eigenkapital die Aktionäre besitzen und wie dieses Eigenkapital im Verhältnis zu den Verbindlichkeiten des Unternehmens steht. Einnahmen, Gewinne und Verluste werden nicht direkt in einer Bilanz aufgeführt, auch wenn sie zu den endgültigen Zahlen in einer Bilanz beitragen. Die Geldbewegungen sind für die Bilanz nicht so wichtig, sondern vielmehr, wie viel man besitzt und wie viel man schuldet.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung hilft Ihnen bei folgenden Aufgaben:

Verfolgung der Umsatzkosten

Mit Hilfe der Gewinn- und Verlustrechnung können Sie verschiedene Arten von Umsätzen verfolgen und die Kosten dieser Umsätze aufzeigen. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, ob Ihre Ausgaben zu hoch oder Ihre Preise zu niedrig sind. Nehmen wir ein Restaurant, in dem Betriebskosten für Lebensmittel und Personal anfallen. Diese Ausgaben sind in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt und geben Aufschluss darüber, ob Ihre Preisgestaltung richtig ist oder ob es an der Zeit ist, die Preise zu erhöhen oder zu senken.

„Wenn die Gewinnspanne nicht ausreicht, um die restlichen Ausgaben zu decken, müssen Sie möglicherweise die Preise erhöhen oder nach einer Möglichkeit suchen, die Umsatzkosten zu senken“, so Freedman. Ohne eine Gewinn- und Verlustrechnung wüssten Unternehmer das nicht.

Die Nachhaltigkeit des Unternehmens beurteilen

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Ihr Unternehmen auf lange Sicht Einnahmen erzielen wird. Sie kann auch als Entscheidungsgrundlage für die Erschließung neuer Märkte, für Investitionen in teure Anlagen und für die Aufnahme eines Geschäftskredits dienen. Wenn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung über längere Zeiträume Verluste ausweist, sollten Sie sich Investitionen in den Betrieb zweimal überlegen. Steigen die Gewinne, ist es vielleicht an der Zeit, zu expandieren oder neue Märkte zu erschließen.

Vorbereiten auf die Steuerzeit

Tod und Steuern sind die zwei Gewissheiten des Lebens. Die Gewinn- und Verlustrechnung kann bei letzterem helfen. Ob Sie nun vierteljährlich oder jährlich Ihre Einkommensteuererklärung abgeben, Sie müssen viele Informationen über Ihr Unternehmen vorlegen. Mit einer Gewinn- und Verlustrechnung ist die Steuersumme vollständig vorhanden.

Planen und Prognostizieren

Die Möglichkeit, zu planen und Prognosen zu erstellen, wird durch Gewinn- und Verlustrechnungen wesentlich erleichtert. Wenn Sie die Preis- und Umsatzentwicklung über einen längeren Zeitraum analysieren können, können Sie besser vorhersagen, wie sich Ihr Unternehmen in Zukunft entwickeln wird. Dies wiederum bestimmt Ihre nächsten Schritte. Je länger Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung führen und je detaillierter sie ist, desto einfacher wird es, Trends zu erkennen und die Bruttomarge zu analysieren.

Wer verwendet eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein wichtiges Dokument für Unternehmen jeder Größe. Dennoch glauben viele Kleinunternehmer, dass sie keine erstellen müssen. Dieser Ansatz ist riskant, so Freedman. „Zu viele Unternehmen arbeiten auf Pump und fangen an, interne Kontrollen und Buchhaltungssysteme einzurichten, um mit dem Wachstum Schritt zu halten“, sagte er. „Das kann sehr gefährlich sein.“

Was ist in einer Gewinn- und Verlustrechnung enthalten?

Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält mehrere wichtige Finanzinformationen, die zur Berechnung von Gewinn und Verlust verwendet werden. Dazu gehören die folgenden Posten:

Betriebseinnahmen: Zu den betrieblichen Erträgen gehören alle Einnahmen, die das Unternehmen durch die Erbringung einer Dienstleistung oder den Verkauf von Waren erzielt.

Nichtbetriebliche Erträge: Dies sind Einnahmen, die durch nicht zum Kerngeschäft gehörende Aktivitäten erzielt werden, wie z. B. Mieteinnahmen aus einer Immobilie, die das Unternehmen besitzt, oder Lizenzgebühren aus einer Partnerschaft.

Gewinne: Oft als sonstige Einnahmen bezeichnet, handelt es sich um Geld, das das Unternehmen außerhalb seiner Kerntätigkeit verdient hat. Das kann zum Beispiel Geld sein, das durch den Verkauf von Grundstücken oder eines alten Fahrzeugs eingenommen wurde.

Ausgaben: Ausgaben sind Geld, das für Waren oder Dienstleistungen ausgegeben wird, um das Unternehmen zu betreiben. Sie werden zum Zeitpunkt des Kaufs erfasst. Ausgaben unterscheiden sich von Aufwendungen, die in der Regel über einen bestimmten Zeitraum verrechnet werden. Wenn Sie beispielsweise 10.000 Dollar für ein Kopiergerät ausgeben und es sofort bezahlen, würde dies als Ausgabe verbucht werden. Wenn Sie den Drucker jedoch über mehrere Jahre abbezahlen, handelt es sich um eine Ausgabe.

Kosten der verkauften Waren: Dies sind die Kosten, die mit dem Verkauf Ihrer Produkte verbunden sind, auch bekannt als COGS. Dazu gehören die Materialien, die für die Entwicklung Ihrer Produkte benötigt werden, und die Arbeitskosten, um sie auf den Markt zu bringen.

Betriebskosten: Das sind die Kosten, die nicht mit den Waren oder Dienstleistungen zusammenhängen, die Sie anbieten. Sie können unter anderem Miete, Bürobedarf und Versorgungsleistungen umfassen.

Abschreibungen: Dies sind Ausgaben, die sich über einen langen Zeitraum erstrecken. Der Wert sinkt, wenn die Ausrüstung oder das Fahrzeug altert. Die Abschreibung hängt von der Art des Unternehmens ab, das Sie betreiben.

Eigentümerentnahme: Das ist das Geld, das Sie aus dem Unternehmen entnehmen, um sich selbst ein Gehalt zu zahlen.

Einkommen vor Steuern: Dies bezieht sich auf Ihr Einkommen, bevor Sie darauf Steuern zahlen.

Bruttogewinn: Der Bruttogewinn wird berechnet, indem die Kosten der verkauften Waren von den Einnahmen abgezogen werden.

Der Bruttogewinn ist der Gewinn, den das Unternehmen erzielt: Das Nettoeinkommen ist das Einkommen, das übrig bleibt, nachdem man alle Ausgaben vom Bruttogewinn abgezogen hat. Es ist die wichtigste Zeile der Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn Ihr Nettoeinkommen positiv ist, geht es Ihrem Unternehmen gut. Wenn Ihr Nettoeinkommen negativ ist, müssen Sie sich möglicherweise eingehender mit dem Betrieb befassen. Es ist üblich, dass Unternehmen, die gerade erst anfangen, einen Verlust machen.

Welche Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen, die Sie verwenden können, um den Überblick über Gewinne und Verluste zu behalten, und die unterschiedlich komplex sind. Bei Kleinunternehmern sind die einstufige Gewinn- und Verlustrechnung und die mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung am beliebtesten.

Einstufige Gewinn- und Verlustrechnung

Eine einstufige Gewinn- und Verlustrechnung ist am einfachsten zu erstellen, da sie eine einzige Berechnung verwendet, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln. Hier die Gleichung, die bei einer einstufigen Gewinn- und Verlustrechnung verwendet wird:

Nettogewinn = (Einnahmen + Gewinne) – (Ausgaben + Verluste)

Diese Art der Gewinn- und Verlustrechnung ist einfach zu verstehen und leicht zu erstellen, weshalb sie häufig von kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern verwendet wird, die nicht über mehrere verschiedene Verkaufslinien verfügen. Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen verkaufen, können sich für die mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung entscheiden.

Mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung

Die mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung, die von Unternehmen verwendet wird, die Sachgüter verkaufen oder mehr als einen Geschäftszweig haben, verwendet, wie der Name schon sagt, mehrere Stufen statt einer. Bei dieser Art der Gewinn- und Verlustrechnung werden die betrieblichen Erträge und die betrieblichen Aufwendungen von den nichtbetrieblichen Erträgen und den nichtbetrieblichen Kosten, Verlusten und Gewinnen getrennt.

Durch die Trennung der betrieblichen Erträge von den nichtbetrieblichen Erträgen kann ein Unternehmer ein tieferes Verständnis für seine Geschäftstätigkeit gewinnen. Die Berechnungen zur Ermittlung des Gewinns oder Verlusts mit einer mehrstufigen Gewinn- und Verlustrechnung umfassen Folgendes:

Bruttogewinn = Nettoumsatzerlöse – Kosten der verkauften Waren

Betriebsergebnis = Bruttogewinn – Betriebsausgaben

Nettogewinn = Betriebsergebnis + betriebsfremdes Ergebnis

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung in üblicher Größe?

Dies ist eine besondere Art der Gewinn- und Verlustrechnung. Anstatt die Posten nach ihrem Barwert aufzulisten, wird jeder Posten in einer gemeinsamen Gewinn- und Verlustrechnung als Prozentsatz des Gesamtumsatzes (oder der Einnahmen) ausgedrückt. Dadurch, dass jeder Wert in allgemeinen Begriffen ausgedrückt wird, wird die Aufstellung gestrafft, um zu sehen, wie sich die Posten auf das Endergebnis auswirken.

Diese Art der Gewinn- und Verlustrechnung erleichtert den Vergleich großer Schwankungen bei Umsatz und Bestand über mehrere Abschlüsse hinweg. Wenn man weiß, wie hoch der Anteil der einzelnen Posten am Gesamtumsatz ist, kann man den Wert von Umsatz, Ertrag und Betrieb besser einschätzen.

Was ist ein Beispiel für eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Es gibt zwar verschiedene Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen, aber sie enthalten alle die oben aufgeführten Schlüsselinformationen. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für eine Gewinn- und Verlustrechnung, das von SCORE, der gemeinnützigen Mentorengruppe für Kleinunternehmen, zur Verfügung gestellt wurde.

Quelle: Bild mit freundlicher Genehmigung von SCORE

Was sind die besten Praktiken für Gewinn- und Verlustrechnungen?

Gewinn- und Verlustrechnungen gehören zu den wichtigsten Finanzberichten, die Inhaber von Kleinunternehmen erstellen sollten. Wenn Sie jedoch viele Fehler machen, könnte dies ein ungenaues Bild von der Leistung Ihres Unternehmens vermitteln. Deshalb ist es wichtig, bei der Erstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung die folgenden drei bewährten Verfahren zu befolgen.

Wählen Sie Ihren Berichtszeitraum.

Bevor Sie Ihre Einnahmen oder Ausgaben überhaupt eingeben können, müssen Sie den Berichtszeitraum wählen, den die Informationen abdecken sollen: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Im Gegensatz zu börsennotierten Unternehmen müssen die meisten Kleinunternehmen ihre Gewinn- und Verlustrechnungen nicht vierteljährlich vorlegen, aber eine regelmäßige Aktualisierung der Informationen kann eine gute Möglichkeit sein, Trends bei den Einnahmen und Ausgaben zu erkennen.

Prüfen Sie Buchhaltungssoftware.

Dank cloudbasierter Software sind die Zeiten vorbei, in denen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in einem physischen Hauptbuch notieren mussten. Heutzutage gibt es cloudbasierte Buchhaltungsdienste für Unternehmen jeder Größe. Auf diese Weise können Sie einen Großteil der Arbeit automatisieren.

„Wenn Sie ein Cloud-Buchhaltungsprogramm verwenden, ist es ein lebendiges, atmendes Dokument, das fast in Echtzeit aktualisiert werden kann“, sagt Dennis Sherrin, ein Wirtschaftsprüfer und ehemaliger Vorsitzender der Alabama Society of CPAs.

Suchen Sie die Hilfe von Fachleuten.

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung muss genau sein, damit Sie die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens beurteilen können. Für Kleinunternehmer, die sich auf das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren, kann das Erstellen und Aktualisieren einer Gewinn- und Verlustrechnung entmutigend sein. Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören, sollten Sie einen Fachmann hinzuziehen.

„Es ist absolut wichtig, dass Ihnen jemand dabei hilft, die Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens entsprechend der Branche, in der Sie tätig sind, zu erstellen“, sagt Sherrin und weist darauf hin, dass sich die Gewinn- und Verlustrechnung eines Bauunternehmens beispielsweise von der eines Einzelhändlers unterscheidet. „Wenn Sie jemanden haben, der sie in Übereinstimmung mit der Branche, in der Sie tätig sind, erstellt, können Sie sie mit der Konkurrenz vergleichen und ein Benchmarking durchführen“, sagte er.