Auf den ersten Blick mögen E-Mail-Signaturen nicht so wichtig erscheinen, vor allem, wenn man sie mit anderen Dingen vergleicht, die in Ihrem Unternehmen vor sich gehen. Aber wenn Sie sich näher damit befassen, werden Sie feststellen, dass E-Mail-Signaturen eine wichtige Rolle spielen, wenn es um Marketing, Markenbildung oder die Pflege guter Beziehungen zu Ihren Kunden geht. Darüber hinaus können Haftungsausschlüsse in diesen E-Mail-Signaturen Sie auch vor rechtlichen Problemen bewahren. Denken Sie daran, dass selbst die am besten geschriebene E-Mail ihre Aufgabe nicht erfüllen kann, wenn Sie nicht genügend Vertrauen in das Unternehmen haben, mit dem Sie zu tun haben, daher sollte das Gewinnen des Kundenvertrauens für jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens Priorität haben. Eine gut aussehende E-Mail-Signatur, die nützliche Informationen enthält, ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie eine gut aussehende Signatur mit einem attraktiven Marketing-Banner kombinieren, kann das Ergebnis Ihre Erwartungen übertreffen.
Es gibt ein paar Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Lassen Sie uns diese der Reihe nach analysieren. Diese sind:
- Sauberes, aber aufmerksamkeitsstarkes Design
- Kompatibilität mit mobilen Geräten
- Notwendige persönliche Informationen, die den Empfänger nicht überfordern
- Unterstützung sozialer Medien
Weniger Code, mehr Design
Formatierungsprobleme
Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei oder einen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Im Grunde ist CSS eine Ebene, die beschreibt, wie der HTML-Code dargestellt werden soll – mit welchen Farben, Schriftgrößen/-familien und mehr. Selbst wenn E-Mail-Signaturen ein externes CSS enthielten, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients CSS vollständig ignorieren. Der beste Weg, um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen, besteht darin, so wenig HTML-Container wie möglich zu verwenden und die CSS-Regeln innerhalb jedes Containers zu platzieren (unter Verwendung des style-Attributs). Erwarten Sie nicht, dass die inneren Container die Formatierungsregeln von ihren Patenten erben – definieren Sie diese Regeln einfach direkt. Wenn es zum Beispiel um Tabellen geht, legen Sie Ihre Textformatierungsregeln innerhalb des <TD>-Elements ab und denken Sie nicht einmal daran, das <P>-Tag darin einzufügen. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (um Ihre Signatur ohne Grund zu komplex zu machen). Zweitens „vergessen“ einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook) möglicherweise die von Ihnen im TD-Element verwendete Textformatierung, so dass der Inhalt unformatiert und in der Standardschriftart (z. B. Times New Roman) angezeigt wird – das ist also definitiv nichts, was Sie erreichen wollen. Der Screenshot unten zeigt, dass die Schriftart der Signatur nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman geändert wurde.
Beim Verfassen Ihrer Signatur sollten Sie bedenken, dass auch verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS/HTML-Attribute unterstützen können oder auch nicht. Hier können Sie herausfinden, welche Attribute anerkannt werden.
Ein weiterer Punkt ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten – die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, der dafür sorgt, dass Ihre Signatur bei ihnen perfekt angezeigt wird, während sie bei den übrigen E-Mail-Clients nicht funktioniert. Mit anderen Worten, es ist keine gute Idee, den Inhalt der Signatur aus Word zu kopieren – es ist zwar ein guter Dokumenten-Editor, aber definitiv kein Werkzeug, das für die Erstellung von E-Mail-Signaturen geeignet ist.
Signaturen mit mindestens zwei Spalten
Abhängig von der Art der Signatur, die Sie gewählt haben, gibt es zwei beste Herangehensweisen zur Erstellung Ihrer Signatur. Für breitere oder fortgeschrittenere Layouts können Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen erzielen. Mit guten alten Tabellen können Sie ein zuverlässiges und konsistentes Layout auf buchstäblich jeder Plattform erzielen. Das liegt daran, dass es im Gegensatz zu <DIV>-Containern nicht viele Möglichkeiten gibt, sie zu interpretieren. Die meisten E-Mail-Clients können die float-Eigenschaft von HTML-Containern nicht richtig handhaben, so dass der gesamte Inhalt nicht korrekt dargestellt wird. Außerdem muss man bedenken, dass jeder E-Mail-Client in den HTML-Code eingreift (beim Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten), so dass der Quellcode völlig unübersichtlich wird.
Am besten ist es, diese Auswirkungen von vornherein zu vermeiden. Wir haben eine Reihe von Situationen erlebt, in denen Benutzer wollten, dass die erste Zeile einer Tabelle aus zwei Spalten besteht und die zweite aus zwei zusammengelegten Spalten. In den meisten Fällen hatten die Zellen nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre es, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten.
Als Letztes möchten wir hier erwähnen, dass Sie keine Tabellen verwenden sollten, die breiter als 600 Pixel sind, da dies dazu führen kann, dass die gesamte E-Mail auf einigen Geräten vergrößert wird (wir werden später darüber sprechen).
Unterschriften mit nur einer Spalte
Eine andere Vorgehensweise kann verwendet werden, wenn Ihre Unterschrift aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, mit nur einem Container auszukommen – ein Absatz sollte eigentlich ausreichen. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Unterschrift nicht anders formatieren können – verwenden Sie dazu einfach die <SPAN>-Tags. Und wenn Sie die Zeile umbrechen wollen, verwenden Sie immer den <BR>-Tag, anstatt einen neuen Absatz zu erstellen. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verwendeten) einfach die Tastenkombination Umschalt+Eingabe drücken. Mit einer solchen grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Erscheinungsbild Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, auch auf mobilen Geräten, ganz ohne Medienabfragen. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie bitte daran, die Ränder und Abstände Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls kann es zu unerwünschten (verkleinerten/vergrößerten) Lücken zwischen den Absätzen kommen. Das einzige Problem kann auftreten, wenn Sie ein sehr breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben das später in diesem Artikel behandelt).
Unterstützung für mobile Geräte
Lassen Sie uns die Unterstützung für mobile Geräte genauer betrachten. Die Zeiten, in denen E-Mails nur auf Desktops gelesen wurden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails wird auf mobilen Geräten – Telefonen und Tablets – geöffnet. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können sogar zu Problemen bei der Darstellung der gesamten E-Mail führen. Um dieses Problem zu verstehen, muss man wissen, dass die Hersteller von Mobilgeräten sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst sind, aber ihre Lösungen für diese Probleme sind alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und die gleiche Signatur werden je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt. All diese Lösungen kommen jedoch nur dann zum Einsatz, wenn der Inhalt Ihrer E-Mail aufgrund bestimmter Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn z. B. Ihre Signatur breiter ist als die Breite Ihres Bildschirms, kann Ihr Mobiltelefon einen Teil der Signatur ausblenden oder eine ganze Nachricht herauszoomen, um sie in ihrer vollen Breite anzuzeigen. Die eigentliche Abhilfe besteht jedoch darin, die Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client nicht auf diese zusätzlichen Lösungen zurückgreifen muss, um die Nachricht ordnungsgemäß anzuzeigen.
Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so schmal wie möglich halten und keine festen Abmessungen verwenden, es sei denn, sie sind wirklich notwendig. Überlegen Sie auch, was am besten ist – die Wörter umbrechen und eine gute Schriftgröße beibehalten (Standardverhalten) oder den Umbruch verhindern und die Nachricht herauszoomen lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).
Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, werden Sie feststellen, dass dieses Bild die Nachricht ebenfalls herauszoomen kann, genau wie eine breite Tabelle. Verwenden Sie daher die CSS-Eigenschaft max-width: 100%, um das Bild automatisch zu skalieren – Ihr mobiler E-Mail-Client wird es so breit halten, wie Ihr Bildschirm ist.
Einige E-Mail-Clients erlauben es außerdem nicht, Text kleiner als in der gewünschten Größe anzuzeigen. Das kann umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte), aber bevor Sie das versuchen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das wirklich brauchen. Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass der Signaturtext (vor allem dort, wo der Haftungsausschluss platziert ist) überlappend erscheint. Das liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft Zeilenhöhe – dieselben Werte, die auf Ihrem Desktop-Rechner perfekt passen, werden für mobile Geräte einfach nicht angepasst. In diesem speziellen Fall scheint das Bessere der Feind des Guten zu sein, und wir empfehlen, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe einfach perfekt erfüllen.
Die oben genannten Probleme gelten jedoch nur für HTML-Nachrichten, während die meisten mobilen Geräte stattdessen das reine Textformat verwenden (so dass die E-Mails nur mit unformatiertem Text versehen werden). Für einige dieser Geräte gibt es keine Möglichkeit, die Nachricht in HTML zu konvertieren. Glücklicherweise sind einige Lösungen von Drittanbietern (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) mit dieser Funktion ausgestattet, so dass Sie alle Vorteile von HTML-Signaturen nutzen können, auch wenn die E-Mail im Plain Text-Format gesendet wurde.
Eine gut aufbereitete Information schmeckt besser
Es ist offensichtlich, dass der Inhalt, den Sie in die Signatur aufnehmen, angemessen sein muss – Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass einige Informationen über Ihr Unternehmen fehlen. Andererseits darf die Signatur nicht erdrückend sein. Schließlich ist die eigentliche Botschaft in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.
In Anbetracht dessen können wir davon ausgehen, dass jede Signatur für jeden Benutzer personalisiert werden sollte, aber gleichzeitig ein gemeinsames Design beibehalten werden sollte, damit der Empfänger weiß, dass die E-Mails von demselben Unternehmen stammen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Signaturen an die einzelnen Personen zu übermitteln. Der einfachste und sicherste Weg ist die Verwendung von Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Verwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro), bei der Sie Informationen aus dem Office 365-Mandanten oder Ihrem lokalen Active Directory verwenden können. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass sein, da es keine Quelle gibt, aus der Sie die Benutzerdaten erhalten können, und die Signaturen über Gruppenrichtlinienobjekte auf einigen Plattformen nicht funktionieren.
Abgesehen davon müssen Sie berücksichtigen, dass einige persönliche Daten für einige Benutzer nicht ausgefüllt werden können. So kann es beispielsweise sein, dass eine Person, die aus der Ferne arbeitet, ihre Direktnummer nicht angegeben hat. Anstatt Dutzende von Signaturen mit/ohne einige der Active Directory-Attribute zu erstellen, können Sie die in der CodeTwo-Software verfügbaren RT-Tags verwenden, die einige Teile Ihrer Signatur ausblenden, wenn die Daten in AD / Office 365 fehlen.
Um das Design attraktiver zu gestalten, können Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben verwenden. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind – stattdessen kann eine hässliche Alternative angezeigt werden. Und versuchen Sie erst gar nicht, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schrille Farben zu verwenden. Andernfalls werden Ihre Kunden davonlaufen und ihren Geschäftspartnern erzählen, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur sehen Sie unten.
Zu guter Letzt – verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und passen Sie sie entweder auf die gewünschte Größe an, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.
Soziale Medien bringen Sie Ihren Kunden näher
Heutzutage sind die Plattformen der sozialen Medien einer der besten Orte, um Ihr Image im Web zu verbessern. Warum sollten Sie also Ihre Kunden nicht wissen lassen, dass Sie dort offizielle Profile eingerichtet haben? Eine gute Lösung wäre ein kleines Symbol mit dem Logo der gewünschten Social-Media-Plattform, das direkt auf Ihr Profil verweist. Natürlich können Sie so viele Links zu sozialen Medien in Ihre E-Mail-Signatur einfügen, wie Sie möchten. Einige Editoren, die in den zentralen E-Mail-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Prozess wesentlich einfacher gestalten als die manuelle Kombination von Links und Symbolen. Darüber hinaus können Sie die Daten der Benutzer (z. B. aus dem Active Directory) nutzen, um die erforderlichen Links zu erstellen. So können Sie nicht nur einen Link zum allgemeinen Profil Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch zu einzelnen Benutzerkonten auf ausgewählten sozialen Plattformen.
Wenn Sie jedoch Ihre Icons mit sozialen Medienplattformen verlinken, stellen Sie sicher, dass Sie entweder das PNG- oder JPG-Format des Bildes verwenden und dass Sie das Attribut border=0 auf das Bild selbst angewendet haben. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild erscheinen.
Zusätzlich ist es eine gute Idee, ein anklickbares Banner zu Ihrer Signatur hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist, die Sie später mit Ihren Kunden teilen können. Auf diese Weise können Sie fast mühelos für die wichtigsten Marketingkampagnen Ihres Unternehmens werben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie jetzt wissen sollten, wie man eine gute E-Mail-Signatur gestaltet und dafür sorgt, dass sie auch auf mobilen Plattformen einheitlich aussieht, ohne dass man einen enorm kleinen Text lesen muss, weil man aus der Nachricht herauszoomt, was sehr lästig sein kann. Der Schlüssel liegt darin, das Design so einfach wie möglich zu halten und die guten alten Methoden zu verwenden, anstatt mit fortgeschrittenem CSS-Code herumzufummeln, der von E-Mail-Clients einfach ignoriert werden kann. Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Signaturen, die am besten geeignet sind: die horizontale, die in einer nicht zu breiten HTML-Tabelle platziert wird, und die vertikale, die Details untereinander anzeigt.
Wenn es darum geht, Signaturen zu den an Ihre Kunden gesendeten E-Mails hinzuzufügen, ist die Verwendung von zentralisierten E-Mail-Signaturlösungen der beste Weg, dies zu tun. Denn diese Lösungen nutzen die in Active Directory oder Office 365 gespeicherten persönlichen Informationen, um individuelle Signaturen für jeden Ihrer Benutzer zu erstellen oder sogar personalisierte Links zu sozialen Medien einzufügen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Sie mit diesen Lösungen ganz einfach Banner erstellen können, die Ihre Empfänger über wichtige Unternehmensereignisse informieren.
Zögern Sie nicht, CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro kostenlos auszuprobieren und nutzen Sie deren WYSIWYG-Editoren, um eine konsistente und gut aussehende E-Mail-Signatur zu erstellen.