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Die Jahresabschlüsse eines Unternehmens, die über seine Rentabilität und Finanzlage berichten, bestehen hauptsächlich aus einer Gewinn- und Verlustrechnung und einer Bilanz. Die in diesen Jahresabschlüssen erfassten Konten fallen in eine der vier Kategorien, d.h. Erträge oder Aufwendungen und Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten. Erträge und Vermögenswerte werden durch gegenwärtige oder zukünftige Zuflüsse dargestellt, während Aufwendungen und Verbindlichkeiten durch gegenwärtige oder zukünftige Abflüsse dargestellt werden.

Der Artikel „Aufwand vs. Verbindlichkeit“ befasst sich mit der Bedeutung und den Unterschieden zwischen zwei dieser Komponenten – Aufwand und Verbindlichkeit.

Definitionen und Bedeutungen

Aufwand:

Aufwand ist ein Aufwand, der von einem Unternehmen getätigt werden muss, um Geschäftseinnahmen zu erzielen. Im Zuge der Erzielung von Erträgen erwerben Unternehmen einige Güter oder nehmen einige Dienstleistungen in Anspruch, und der dafür aufgewendete Geldabfluss ist der Aufwand des Unternehmens. Ein Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes muss zum Beispiel Miete an den Eigentümer des Fabrikgebäudes und Löhne an seine Arbeiter zahlen, um seine Produktionstätigkeit ausüben zu können. Diese Zahlungen gelten als Betriebsausgaben.

Aufwendungen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen, können grob nach dem Stadium der Geschäftstätigkeit, in dem sie anfallen, kategorisiert werden:

• Herstellungskosten: Ausgaben, die im Herstellungsprozess anfallen, wie z.B. direkte Materialien, Arbeiterlöhne, Energie und Öl, Gehälter der Vorarbeiter, Fabrikmiete usw.
• Verkaufs- und Vertriebskosten: Aufwendungen, die beim Verkauf von Waren anfallen, wie Transportkosten, Handhabungskosten, Verpackungskosten, Lagerkosten, Werbekosten usw.
• Verwaltungskosten: Aufwendungen, die im Rahmen der täglichen Routinearbeiten anfallen, wie Druck- und Schreibwaren, Bürostrom, Telefon- und Internetkosten usw.
• Finanzaufwendungen: Ausgaben, die zur Deckung des Finanzbedarfs anfallen, vor allem Kreditbearbeitungsgebühren und Kreditzinsen

Ausgaben werden verbucht, indem sie auf dem Handels- oder Gewinn- und Verlustkonto verbucht werden, mit einer Gutschrift auf einem Verbindlichkeitskonto (Mietverbindlichkeiten, Gehaltsverbindlichkeiten, Zinsverbindlichkeiten usw.) im Falle von Rechnungsabgrenzungsposten und einem Bankkonto im Falle von Barausgaben.

Journalbuchung für Ausgaben

Herr A erbringt Rechtsdienstleistungen für Firmenkunden. Dabei hat er zwei Anwälte eingestellt, die ihn bei der Erledigung des gesamten Papierkrams unterstützen. Jeder von ihnen erhält ein monatliches Gehalt von 1.000 $. Außerdem zahlt er eine monatliche Büromiete von 500 $. Dies sind Ausgaben, die wie folgt verbucht werden:

Gehälter a/c…..2.000
Miete a/c…..500
Bank a/c…..2.500
(Da Gehälter und Miete für den Monat verbucht und per Scheck bezahlt wurden)

Haftung:

Eine Haftung ist eine finanzielle Verpflichtung eines Unternehmens, die aus einem vergangenen Geschäftsvorgang entstanden ist. Wenn ein Unternehmen Waren kauft oder Dienstleistungen in Anspruch nimmt, ist es verpflichtet, den Verkäufer in der Regel durch eine Geldzahlung zu entschädigen. Ebenso ist ein Unternehmen, das sich Geld von einem Kreditgeber leiht, verpflichtet, Zinsen auf den Kredit zu zahlen und die Kreditsumme zurückzuzahlen. Diese Verpflichtungen werden für die Zwecke des Jahresabschlusses eines Unternehmens zu Verbindlichkeiten. Verbindlichkeiten werden üblicherweise unterteilt in:

• Kurzfristige Verbindlichkeiten: Verpflichtungen, die innerhalb eines kurzen Zeitraums, in der Regel innerhalb eines Jahres, zu begleichen sind, z. B. Kreditoren mit einem Zahlungsziel von 90 Tagen, kurzfristige Wechselverbindlichkeiten usw.

• Langfristige Verbindlichkeiten: Verpflichtungen, die nicht kurzfristig beglichen werden müssen und langfristig über mehrere Jahre bestehen; zum Beispiel Bankdarlehen und vom Unternehmen ausgegebene Schuldverschreibungen.

Journalbuchung für Verbindlichkeiten

Weiterführung des obigen Beispiels. Angenommen, Herr A zahlt die Miete nicht sofort, sondern sein Vermieter räumt ihm eine Frist von 2 Monaten ein, um die Zahlung zu leisten. In diesem Fall entsteht bei der Verbuchung der Ausgaben eine Verbindlichkeit in Höhe von 500 $ zugunsten des Vermieters.

Miete a/c…..500
Vermieter a/c…..500
(Sein – Miete für den abgerechneten Monat)

Zusätzlich, wenn Herr A ein Darlehen von 50.000 $ aufnimmt. A einen Kredit in Höhe von 50.000 $ aufnimmt, um sein Büro zu renovieren, muss er in seinen Büchern eine Verbindlichkeit zugunsten des Kreditgebers anlegen:

Bank a/c…..50.000
Kredit a/c…..50.000
(Als Kredit für die Renovierung des Büros)

Wenn der Kredit schließlich zurückgezahlt wird, wird das Verbindlichkeitskonto aus den Büchern getilgt.

Unterschied zwischen Aufwand und Verbindlichkeit

Die sieben wichtigsten Punkte des Unterschieds zwischen Aufwand und Verbindlichkeit sind im Folgenden aufgeführt:

Grundlegende Bedeutung:

• Ein Aufwand ist ein Kostenpunkt, der im Laufe der ertragserzeugenden Aktivitäten eines Unternehmens anfallen muss.
• Eine Verbindlichkeit ist eine finanzielle Verpflichtung eines Unternehmens, die aufgrund eines in der Vergangenheit durchgeführten Geschäftsvorfalls entstanden ist.

Art des Kontos:

• Ein Aufwand ist ein nominales Konto.
• Eine Verbindlichkeit ist ein persönliches Konto, da es zugunsten einer Person oder eines Unternehmens angelegt wird. Ein Bankdarlehen ist zum Beispiel eine Verbindlichkeit zugunsten einer Bank, eine Verbindlichkeit für den Kauf von Waren oder Materialien wird zugunsten des Verkäufers geschaffen.

Aufzeichnung in der Buchhaltung:

• Aufwendungen werden auf der Sollseite des Handels- oder Gewinn- und Verlustkontos erfasst und verursachen eine Verringerung des Nettogewinns des Unternehmens.
• Verbindlichkeiten werden in der Bilanz auf der Passivseite erfasst.

Folgen der Nichtbegleichung:

• Wenn Aufwendungen nicht zum Zeitpunkt ihres Entstehens beglichen werden, führt dies zur Bildung einer Verbindlichkeit.
• Wenn Verbindlichkeiten nicht zum Fälligkeitszeitpunkt beglichen werden, kann dies rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen, insbesondere im Falle des Ausfalls von Bankkrediten, öffentlichen Einlagen und Großgläubigern usw.

Vorträge über mehrere Rechnungsperioden hinweg:

• Aufwendungen werden nur in der Periode erfasst, in der sie angefallen sind. Sie werden vom Gewinn oder Verlust der Periode, zu der sie gehören, absorbiert und daher nicht in nachfolgende Rechnungsperioden vorgetragen.
• Verbindlichkeiten hingegen werden in der Bilanz vorgetragen und bleiben in den Büchern, bis sie beglichen oder aufgelöst werden.

Geldabfluss:

• Nicht alle Aufwendungen führen zu einem Geldabfluss für das Unternehmen. Zum Beispiel führen nicht zahlungswirksame Aufwendungen wie Abschreibungen nicht zu einem Geldabfluss, sondern zu einer Wertminderung eines Vermögensgegenstandes.
• Verbindlichkeiten hingegen führen immer zu einem Geldabfluss, um sie zu begleichen (es sei denn, sie werden aufgelöst).

Beispiele:

• Aufwendungen sind z.B. Rohstoffe, Löhne und Gehälter, Strom, Transportkosten, Werbekosten usw.
• Verbindlichkeiten umfassen Gläubiger für Waren, ausstehende Darlehen und Einlagen, ausstehende Schuldverschreibungen usw.

Schlussfolgerung – Aufwand vs. Verbindlichkeit

Beide, Aufwand und Verbindlichkeit, führen zu einer monetären Verpflichtung für ein Unternehmen. Vielmehr stehen Aufwendungen und Verbindlichkeiten in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander. So führt zum Beispiel das Anfallen verschiedener Aufwendungen zur Entstehung von Verbindlichkeiten in Form von Verbindlichkeiten. Andererseits kann die Aufnahme von Verbindlichkeiten zur Entstehung nachfolgender Aufwendungen führen, wie z. B. die Aufnahme eines Kredits zur Abgrenzung von Zinsen zur Bedienung der Kreditverbindlichkeit. In beiden Fällen ist eine angemessene Erfassung dieser Aufwendungen und Verbindlichkeiten wichtig, da sie sowohl die Rentabilität als auch die Finanzlage des Unternehmens beeinflussen.