Ob Sie nun einen oder Hunderte von Mitarbeitern beschäftigen, Sie müssen die formalen Verfahren einhalten, die für die Bezahlung dieser Mitarbeiter erforderlich sind. Sie können diese Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst durchführen oder den Prozess an einen professionellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern.
Unabhängig davon, welche Art von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst Sie in Anspruch nehmen, ist es sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie – als Geschäftsinhaber – für alles verantwortlich sind, was mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu tun hat. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entbindet Sie nicht von Ihrer Verantwortung, alle Lohn- und Gehaltsabgaben rechtzeitig und vollständig zu zahlen und zu melden und den Mitarbeitern genau das zu zahlen, was ihnen zusteht.
Gründe für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Betrachten Sie die Kosten für Ihre Zeit. Ihre Aufgabe als Unternehmer ist es, Ihr Unternehmen zu führen, und nicht, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Wenn Sie versuchen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen, nehmen Sie sich Zeit für andere wichtige Aufgaben, wie die Suche nach Kunden oder den Aufbau von Partnerschaften.
Sie müssen sich nicht darum kümmern. Ein Lohnverarbeiter hat immer jemanden, der sich um Ihr Unternehmen kümmert, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen, dass alle Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, wenn Sie sich ein paar Tage frei nehmen.
Es ist weniger kompliziert. Die Lohnsteuer ist kompliziert, weil es verschiedene Arten von Steuern gibt, die Sie erheben und zahlen müssen, und viele komplizierte Formulare auszufüllen sind. Dazu gehören die Einkommensteuer auf Bundesebene, die Einkommensteuer der Bundesstaaten, die FICA-Steuer für Sozialversicherung und Medicare sowie die Arbeitslosensteuer auf Bundes- und Landesebene.
Die Steuern ändern sich ständig. Jedes Jahr kann es zu Änderungen der Steuergesetze, der Steuersätze oder der Fristen für die Einreichung von Berichten kommen. Als einzelnes Unternehmen ist es schwierig, bei all diesen Änderungen den Überblick zu behalten, um Geldbußen und Strafen für verspätete oder zu niedrige Zahlungen zu vermeiden.
Werfen Sie einen Blick auf diesen Jahreskalender für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um einen Überblick über die Fälligkeitstermine für Meldungen und Zahlungen zu erhalten.
Aufgaben, die Sie auslagern können
Sie können einen Lohnverarbeitungsdienst finden, der Ihnen bei einigen oder allen dieser Lohnverrechnungsaufgaben helfen kann:
- Führen von Lohnunterlagen, einschließlich Formularen und Zustimmungen (in der Regel online)
- Verarbeiten der Beträge für Lohn, Einbehaltung und Abzüge zur Erstellung von Gehaltsschecks
- Versenden dieser Gehaltsschecks an die Mitarbeiter, in der Regel durch direkte Einzahlung
- Berechnen der jährlichen Lohn- und Steuerberichte, Formular W-2 für Angestellte und Formular 1099-MISC für Nichtangestellte
- Übermittlung von Lohnsteuerberichten wie Formular 941 und Zahlungen an das Finanzamt und die Bundesstaaten
- Andere Aufgaben der Lohnbuchhaltung wie die Meldung und Abführung der Arbeitslosensteuer
- Versand von Zahlungen für andere Abzüge wie Kranken- oder Rentenversicherungen, Lohnpfändungen und Nichtangestellte
Lohnsoftware vs. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten, wie ein Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen kann:
Option 1: Sie können es selbst mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware machen. Online-Anwendungen für die Gehaltsabrechnung funktionieren ähnlich wie Steuersoftware. Sie geben Ihnen eine Handvoll Eingabeaufforderungen und Informationen, aber Sie – oder jemand in Ihrem Unternehmen – muss alle Eingaben machen. Das Softwareunternehmen kann Online-Support per Telefon, Chat oder FAQs anbieten.
Option 2: Sie können Ihren Prozess auslagern, indem Sie einem Gehaltsabrechnungsdienst die grundlegenden Informationen über Ihre Mitarbeiter geben und ihn die Gehaltsabrechnung durchführen, Gehaltsschecks versenden, alle Berichte erstellen und alle Lohnsteuerzahlungen vornehmen lassen.
Wenn Sie lokale Unternehmen unterstützen wollen, können Sie auch einen lokalen Buchhalter oder einen Buchhaltungsservice in Anspruch nehmen.
Diese Unternehmen haben Mitarbeiter, die alle oder einzelne Aufgaben mit Hilfe von Lohnsoftware erledigen. Der Vorteil dieser Lohnverarbeitungsdienste ist ein direkterer Kontakt mit einer echten Person, die Ihnen bei Problemen und Fragen helfen kann.
Wie viel kostet ein Gehaltsabrechnungsdienst?
Die meisten Dienste arbeiten auf monatlicher Basis und berechnen die Kosten nach der Anzahl der ausgestellten Schecks, der eingereichten Berichte und der getätigten Zahlungen. Sie können auch zusätzliche Dienstleistungen wie 1099s und die Bearbeitung von Leistungen erhalten, wenn Sie mehr bezahlen.
Patriot Payroll Software zum Beispiel berechnet 10 Dollar pro Monat für den Basisdienst plus 4 Dollar pro Mitarbeiter und bietet die folgenden Dienste an:
- Kostenloser Experten-Support
- Kostenlose Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Kostenlose direkte Einzahlung
- Kostenloses Mitarbeiterportal
- Kostenlose Workers‘ Comp Integration
- Unbegrenzt, anpassbare Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Druckbare W-2s
- Zeitliche Abgrenzungen
Für 30 Dollar pro Monat helfen sie Ihnen bei der Erstellung von W-2-Formularen und bei der Einreichung und Hinterlegung Ihrer Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern. Sie übernehmen auch die Steuererklärungen zum Jahresende.
Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern
Wenn Sie mit potenziellen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten sprechen, lesen Sie Bewertungen und fragen Sie nach Referenzen. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wie sicher ist Ihr System? Hatten Sie schon einmal eine Datenpanne?
- Wie oft aktualisieren Sie Ihr System? Haben Sie Backups für den Fall eines Datenverlusts oder Systemabsturzes?
- Wie halten Sie sich über Änderungen im Steuerrecht auf dem Laufenden? Wie oft aktualisieren Sie Ihre Daten bei steuerlichen Änderungen?
- Wie lange sind Sie schon im Geschäft?
- Wie handhaben Sie den Kundendienst? Kann ich anrufen und mit einem echten Menschen sprechen? Wie schnell reagieren Sie auf dringende Anfragen?
- Wie schnell können Sie Korrekturen vornehmen, wenn ich diese vornehmen muss?
- Woher weiß ich, dass Sie Berichte einreichen und Zahlungen leisten, bevor sie fällig sind? Welche Bestätigungen schicken Sie mir?
Wenn Sie gerade erst mit der Gehaltsabrechnung beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um diesen Überblick über die Einrichtung eines Lohnsteuersystems zu lesen. Erstellen Sie dann eine Liste der Aufgaben, die Sie selbst erledigen wollen, und der Aufgaben, die ein Lohnverrechnungsdienst übernehmen soll.