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In dem Bestreben, die Universität, ihre Mitarbeiter, Studenten und Besucher zu schützen, führt UT vor der Einstellung Hintergrundüberprüfungen für alle regulären Fakultäts- und Personalstellen durch.

Background Checks werden bei erfolgreichen Bewerbern durchgeführt, bevor ein Beschäftigungsangebot unterbreitet wird, und Angebote sind von erfolgreichen Background Checks abhängig.

Mitarbeiter, die vor dem 1. Januar 2011 eingestellt wurden und sich für bestimmte interne Positionen bewerben, müssen sich ebenfalls Background Checks unterziehen. Zu diesen Positionen gehören solche, die mit Sicherheit, Finanzen, Kindern oder der Verwendung von Hauptschlüsseln für Gebäude zu tun haben.

MEHR ÜBER HINTERGRUNDÜBERPRÜFUNGEN

Richtlinien für Hintergrundüberprüfungen

Einführung

In dem Bemühen, die Universität, ihre Mitarbeiter, Studenten und Besucher zu schützen, führt die Universität vor der Unterbreitung eines Beschäftigungsangebots für eine Stelle im Lehrkörper oder im Personalbereich strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen durch. Diese Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds umfasst auch die Überprüfung von Berufslizenzsanktionen.

Umfang

Die Universität muss bei allen neuen Lehrkräften und Mitarbeitern eine Hintergrundüberprüfung durchführen. Die einzelnen Hochschulen entscheiden, ob sie bei befristet Beschäftigten eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen. Ausnahmen gelten für die folgenden Kategorien von Mitarbeitern:

• Finalisten für eine Ernennung zum Dozenten oder Postdoktoranden, die eine gültige Arbeitsgenehmigung des Department of Homeland Security vorweisen können (die Arbeitsberechtigung muss überprüft werden);
• Fakultätsmitglieder, die am Oak Ridge National Laboratory beschäftigt sind; und
• Fakultätsmitglieder, die als Hilfskräfte arbeiten und kein Gehalt beziehen.

Verfahren

1. Eine unterzeichnete Vollmacht des Bewerbers ist erforderlich, bevor Informationen über den kriminellen Hintergrund angefordert werden können. Diese Informationen werden während des Bewerbungsverfahrens eingeholt. Weigert sich ein potenzieller Mitarbeiter, eine solche Genehmigung zu erteilen, kommt er für eine Einstellung nicht in Frage.
2. Kann die Überprüfung nicht abgeschlossen werden, bevor ein Angebot unterbreitet wird, muss im Ernennungsschreiben darauf hingewiesen werden, dass das Angebot zurückgezogen oder das Arbeitsverhältnis beendet wird, wenn die Ergebnisse der Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds nicht akzeptabel sind.
3. Nach Erhalt des Genehmigungsformulars übermittelt das Personalbüro die Informationen an den externen Anbieter der Universität. Die Überprüfung des Strafregisters dauert in der Regel zwischen 2-3 Tagen, je nach Gerichtsbarkeit. Ein typischer Hintergrundbericht umfasst:
   • Überprüfung und Verfolgung der Sozialversicherungsnummer
   • Landesweite Strafregisterabfrage
   • Bundesweite Strafregisterabfrage
   • Nationale Strafregisterabfrage
   • Nationale Datenbank für Sexualstraftäter
   • Kraftfahrzeugregisterabfrage
   • Sanktionsdatenbank für Berufslizenzen

   Landesgerichtliche Abfragen rufen Akten des Landgerichts ab; Die vor den Bezirksgerichten verhandelten Fälle betreffen Fragen des staatlichen Rechts. Bei der Suche nach staatlichen Akten werden Gerichtsakten über ein staatliches Archiv, z. B. die staatliche Polizei oder eine andere Behörde, oder über ein staatliches Gerichtssystem abgerufen. Bei der Suche nach Bundesgerichtsprotokollen werden Akten der Bundesgerichte der Vereinigten Staaten abgefragt; Fälle, die vor Bundesgerichten verhandelt werden, betreffen Angelegenheiten des Rechts der Vereinigten Staaten.

4. Bewerber müssen in ihren Anträgen alle Verurteilungen wegen Verbrechen und Vergehen (außer geringfügigen Verkehrsverstößen) angeben. Dazu gehören auch alle Verurteilungen, die unter einem anderen Namen als dem auf dem Antrag angegebenen Namen erfolgt sind. Verhaftungen sollten, im Gegensatz zu Verurteilungen, bei der Einstellung nicht berücksichtigt werden. Bewerber, die in ihrer Bewerbung nicht alle Verurteilungen wegen Verbrechen oder Vergehen angeben, können von der Einstellung ausgeschlossen werden, weil sie die Bewerbung gefälscht haben.
5. Bevor die Universität auf der Grundlage eines Hintergrundberichts nachteilige Maßnahmen ergreift, informiert sie die betreffende Person in einem Schreiben über ihre Absichten, bevor sie nachteilige Maßnahmen ergreift. Die Universität muss dem Bewerber eine Frist von mindestens fünf Arbeitstagen einräumen, um den Bericht bei dem Verkäufer anzufechten und/oder zu korrigieren. Die Universität muss vom Anbieter eine Bestätigung erhalten, dass der Bericht korrigiert wurde und einen aktualisierten Bericht erhalten. Zusammen mit dem Schreiben, das vor der Beanstandung versandt wird, muss die Universität dem Bewerber ein Exemplar der von der FTC vorgeschriebenen Rechte des Verbrauchers gemäß dem FCRA zukommen lassen. Die Personalabteilung hält diese Formulare bereit.
6. Das Vorliegen einer strafrechtlichen Verurteilung schließt einen Bewerber nicht automatisch von der Eignung für eine Beschäftigung aus. Die Universität prüft jeden Bewerber von Fall zu Fall und berücksichtigt dabei die Art und Schwere der Straftat, die Zeit seit der Verurteilung, den gesamten beruflichen Werdegang des Bewerbers und die Art der Stelle, für die der Bewerber eine Anstellung anstrebt.
7. Wenn die Universität eine nachteilige Maßnahme ergreift, muss sie der betreffenden Person mitteilen, dass sie die Anstellung des Bewerbers verweigert oder den Angestellten aufgrund der im Hintergrundbericht enthaltenen Informationen entlassen hat. Die Personalabteilung hält diese Formulare ebenfalls bereit.
8. Wenn die Personalabteilung empfiehlt, einen Bewerber nicht zu berücksichtigen oder einen Mitarbeiter zu entlassen, und die Abteilung den Bewerber einstellen oder den Mitarbeiter behalten möchte, muss sie die Zustimmung des zuständigen Kanzlers oder Vizepräsidenten einholen.

Zuständigkeiten

Für Entscheidungen über die Einstellung von Mitarbeitern sind die Personalabteilung und der CBO (oder ein Vertreter) zuständig. Das Office of the General Counsel und/oder die Personalabteilung des Systems können bei Bedarf die Aufsicht übernehmen. Entscheidungen über die Einstellung von Lehrkräften werden vom Propst bzw. den akademischen Leitern getroffen.

Vertraulichkeit

Hintergrundinformationen müssen als vertraulich betrachtet und vor unbefugter Offenlegung geschützt werden. Die Informationen dürfen nicht an Personen oder Behörden weitergegeben oder anderweitig offengelegt werden, außer an Personen, die diese Informationen kennen müssen, um eine Entscheidung über den Antrag auf Beschäftigung zu treffen. Die Universität sollte Hintergrundberichte nach Abschluss des Einstellungsverfahrens vernichten.

Fingerabdruck-basierte Hintergrundüberprüfungen

Die Universität von Tennessee führt Fingerabdruck-basierte kriminelle Hintergrundüberprüfungen durch das Tennessee Bureau of Investigation und das Federal Bureau of Investigation nur dann durch, wenn dies durch Landes- oder Bundesgesetze vorgeschrieben ist (z.B. Lehrer oder Krankenschwestern).

Verwendung und Verbreitung. Die vom TBI und FBI eingeholten Strafregisterauskünfte (Criminal History Record Information, CHRI) werden ausschließlich von der einstellenden Dienststelle verwendet, um strafrechtliche Verstöße zu überprüfen, und dürfen nicht weitergegeben werden. Die Ergebnisse werden als vertraulich betrachtet und sind nur dem einstellenden Beamten oder seinem Beauftragten zugänglich. CHRI dürfen nur von befugtem Personal in Ausübung seiner Pflichten eingesehen und niemals an die Öffentlichkeit weitergegeben werden.

Aufbewahrung und Sicherheit. Jede einstellende Dienststelle legt Verfahren fest, die sicherstellen, dass CHRI an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Die Bereiche, in denen CHRI bearbeitet und gehandhabt werden, sind auf befugtes Personal zu beschränken, das vom Abteilungsleiter bestimmt wird. Der Bereich muss für die Öffentlichkeit und unbefugtes Personal unzugänglich sein. Der Abteilungsleiter führt eine Liste aller Mitarbeiter, die Zugang zu CHRI haben, diese verarbeiten, verbreiten und/oder vernichten dürfen.

Entsorgung von CHRI. Wenn CHRI nicht mehr benötigt werden, sind sie durch Verbrennen, Schreddern oder andere Methoden, die die Informationen unlesbar machen, zu vernichten. Die Vernichtung von Aufzeichnungen muss in Übereinstimmung mit den Bestimmungen über die Entsorgung von Aufzeichnungen in der Finanzrichtlinie FI0120 erfolgen.

Missbrauch. Mitarbeiter, die CHRI zu einem anderen Zweck als zur Überprüfung des Strafregisters eines potenziellen Mitarbeiters verwenden, müssen mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung rechnen. Die vorsätzliche Weitergabe von CHRI zu unzulässigen Zwecken kann auch eine strafrechtliche Haftung nach sich ziehen. Jeder Mitarbeiter, der Kenntnis von der missbräuchlichen Verwendung von CHRI hat, muss einen Verstoß unverzüglich der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung melden.

Programme, an denen Minderjährige beteiligt sind

Background Checks werden gemäß der Sicherheitsrichtlinie 0575 auch für alle Mitarbeiter oder Personen in einer vertraglichen oder ehrenamtlichen Position an der Universität durchgeführt, die im Rahmen bestimmter Programme direkten Kontakt mit Minderjährigen haben.

PROGRAMME FÜR MINDERJÄHRIGE POLITIK