Lasst uns über Telefonanrufe sprechen! Ja, selbst mit DMs, PMs und IMs muss man manchmal noch mit Leuten am Telefon sprechen. Telefongespräche sind schwierig. Sie sind ungeschrieben, manchmal unerwartet und können schwer zu beenden sein.
„Ruf mich zurück, wenn du etwas brauchst, tschüss.“
„Ok, schönen Tag noch.“
„Oh, dir auch.“
„Danke. Ich rufe dich an, wenn ich etwas brauche. Bye.“
„Ja, danke für den Anruf.“
Wow, kann ich jetzt auflegen?
Außerdem, wenn du mit jemandem am Telefon sprichst, arbeitest du ohne deine komplette Gesprächsausrüstung. Man hat keine visuellen Eindrücke. Bei einer Textkorrespondenz kann man auch keine visuellen Hinweise sehen. Aber wenn Sie eine schriftliche Nachricht senden, haben Sie wenigstens die Möglichkeit, Ihre Worte zu überdenken, bevor Sie auf den Sendeknopf drücken. Ein Telefonanruf bietet die gleiche Unmittelbarkeit wie ein persönliches Gespräch, ohne die Möglichkeit, die Reaktion des Gesprächspartners abzuschätzen und sich zu entscheiden. Kein Wunder, dass sich so viele Menschen vor Anrufen fürchten.
In diesem Artikel geht es allerdings nicht um Kaltakquise. Es geht um jede Art von Anrufen. Ich werde Ihnen Techniken vorstellen, mit denen Sie Ihre reinen Sprachgespräche verbessern können. Also, kommen wir zur Sache. Was können Sie tun, damit Ihre Telefongespräche reibungslos verlaufen?
Beginnen wir mit den Grundlagen. „Hallo, wer ist da?“ ist keine angemessene Telefonbegrüßung. Wenn Sie eine Anrufererkennung haben und absolut sicher sind, dass Sie wissen, wer am anderen Ende der Leitung ist, können Sie den Anruf vielleicht mit einem Witz beantworten. Aber Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, beim Annehmen des Anrufs eine klare Begrüßung und Ihren Namen zu sagen. Ihr Anrufer sollte sofort die Gewissheit haben, dass er die Person erreicht hat, die er anrufen wollte.
Auch sollten Sie, bevor Sie den Anruf entgegennehmen, Ihren Mund leeren. Ich weiß, das klingt wie etwas, das dir deine Mutter sagen würde! Aber Mütter wissen Bescheid. Leere deinen Mund, damit du klar sprechen kannst und deinen Anrufer nicht vergraulst. Ja, ich bin auch schuldig. Es gab eine Zeit, in der ich Chips gegessen habe, während ich telefonierte (ich meine, ich hatte Hunger!). Denken Sie daran, deutlich zu sprechen und Ihre Worte nicht zu überstürzen.
Versuchen Sie, alle ablenkenden oder störenden Hintergrundgeräusche zu reduzieren oder zu beseitigen, bevor Sie einen Anruf annehmen. Auch wenn Sie nicht beabsichtigen, der Person, die Sie kontaktiert hat, mangelndes Interesse zu vermitteln, fühlt sie sich wahrscheinlich beleidigt, wenn sie viele Aktivitäten um Sie herum hört.
Sie können auch Ihre Hand über das Telefon halten, um die Hintergrundgeräusche zu reduzieren.
Diese letzte Bemerkung bringt mich zu meinem nächsten Punkt. Stört es Sie, wenn Sie einen Anruf von einem Telefonverkäufer erhalten und im Hintergrund Dutzende von anderen Personen sprechen?
Ja. Mich auch.
Wenn Sie jemanden über ein Headset oder eine Freisprecheinrichtung anrufen, können Hintergrundgeräusche zu einem Problem werden. Fremdgeräusche lenken ab und können zu Missverständnissen führen.
Apropos Freisprecheinrichtung – Sie wissen wahrscheinlich schon, dass Sie aus Gründen der Etikette fragen müssen, bevor Sie die Stimme einer Person über den Lautsprecher übertragen. Aber selbst wenn die Person „ja“ sagt, sollten Sie überlegen, ob die Verwendung einer Freisprecheinrichtung optimal ist.
Ihr Telefonpartner mag zwar höflich Ihrer Bitte zustimmen, aber das bedeutet nicht, dass ihm die Vorstellung gefällt, dass seine Worte im ganzen Büro übertragen werden. Im Zweifelsfall nehmen Sie einfach den Hörer ab.
Schließlich sollten Sie Multitasking vermeiden, wenn Sie ein Telefongespräch führen. Man sagt, dass man ein Lächeln über das Telefon hören kann, und das stimmt auch. Sie können auch hören, wenn jemand Ihnen nicht seine volle Aufmerksamkeit schenkt – auch ohne den visuellen Beweis. Schlurfende Papiere, Mausklicks, geflüsterte Anweisungen an einen Mitarbeiter – all das verrät Sie.
Wenn Sie das meiste aus dem Gespräch herausholen wollen, dann schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit.
Zum Ende kommen
Was ist mit dem Beenden des Anrufs? Die Wahrheit ist, dass viele Menschen mit dieser Frage kämpfen. Ich habe einige Nachforschungen zu diesem Thema angestellt und sogar jemanden auf Quora gefunden, der genau zu diesem Thema um Rat gefragt hatte! Ich fand den Vorschlag, dass die beste Methode, einen Anruf ein für alle Mal zu beenden, darin besteht, Worte und Tonfall zu kombinieren, um Endgültigkeit zu vermitteln.
Um sicherzustellen, dass der Anruf wirklich zu Ende ist, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Fassen Sie den Inhalt des Anrufs zusammen.
- Fragen Sie, ob es noch Themen oder Fragen gibt, die angesprochen werden müssen.
- Verabreden Sie einen Termin für einen Folgeanruf oder ein Treffen.
- Geben Sie der anderen Person die Möglichkeit zu antworten und sich zu verabschieden. und
- Verabschieden Sie sich und legen Sie auf.
Es scheint so einfach zu sein, nicht wahr? Der Schlüssel liegt darin, all die letzten Details abzudecken, die ein Gespräch in Gang halten können, bevor Sie sich verabschieden. Probieren Sie es bei Ihrem nächsten Anruf aus und sagen Sie mir, wie es funktioniert!
Wenn Sie noch mehr Tipps zur effektiven Kommunikation erfahren möchten, schauen Sie sich doch einfach auf meiner Website um. Ich habe Ressourcen von vielen verschiedenen Leuten gesammelt, und wir alle freuen uns, Ihnen bei der Verbesserung Ihrer Kommunikation zu helfen. Oder Sie können mich anrufen. „Kit Pang, wer ist das?“
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Kit Pang ist Kommunikationsexperte, TEDx-, Inbound- und Keynote-Redner und der Gründer von BostonSpeaks. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen dabei zu helfen, außergewöhnliche Redner und Kommunikatoren zu werden. Kits Seminare und Vorträge gelten als sehr unterhaltsam, einnehmend, tiefgründig und aufschlussreich. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
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