Nach mehreren frustrierenden Sommern mit langen Wartezeiten und unzufriedenen Kunden hat Missoula County ein neues Programm vorgestellt, das es den Besitzern ermöglicht, ihr Fahrzeug anzumelden und zu registrieren, ohne das Finanzamt aufsuchen zu müssen.
Tyler Gernant, Sachbearbeiter und Schatzmeister des Bezirks, sagte, dass der Prozess nun über ein E-Mail-Programm abgewickelt werden kann, das im letzten Monat eingeführt wurde.
„Wir haben wirklich verzweifelt nach Möglichkeiten gesucht, die Wartezeit in unserem Büro zu verkürzen, weil wir im Sommer sehr beschäftigt sind und die Wartezeiten manchmal über zwei Stunden betragen“, sagte Gernant. „
In den letzten Sommern mussten diejenigen, die ein neues Fahrzeug anmelden wollten, oft Schlangen ertragen, die mehrere Stunden in Anspruch nehmen konnten. Aber als Ende letzten Jahres neue Tools verfügbar wurden, hat der Bezirk sein System verbessert.
Im November wurde mit der Implementierung des Programms begonnen, und im Dezember war die Software in Betrieb. Gernant geht davon aus, dass Missoula County das erste Bundesland ist, das diesen neuen Dienst anbietet. Dokumente können elektronisch ausgefüllt und unterschrieben werden.
„Anstatt ins Büro zu kommen, um Kennzeichen und Titel zu erhalten, können Sie online gehen und einen Antrag ausfüllen“, sagte er. „Wir schicken Ihnen eine Rechnung per E-Mail oder SMS, die Sie bezahlen können. Sobald Sie das getan haben, schicken wir Ihnen Ihre Nummernschilder zu. Das Justizministerium von Montana hat den Titel immer später verschickt, also bekommen Sie ihn von Helena.“
Im Sommer 2018 häuften sich die Kundenbeschwerden, da die Wartezeiten manchmal vier Stunden oder länger dauerten. Der Bezirk machte das Montana Enhanced Registration and Licensing Information Network – das staatliche Computersystem, das auch als MERLIN bekannt ist – für das Problem verantwortlich.
Das führte zu Frustrationen bei den Kunden und den Bezirksangestellten, die mit ihnen umgehen mussten.
„Wir haben in diesem Jahr viele Mitarbeiter verloren, weil es ein schwieriges Arbeitsumfeld war“, sagte Gernant. „
Während diejenigen, die ein Fahrzeug von einem privaten Verkäufer kaufen, immer noch persönlich erscheinen müssen, können diejenigen, die ein Fahrzeug von einem Händler kaufen, die Warteschlange überspringen und ihren Fahrzeugbrief über das Internet ausfüllen. Gernant glaubt, dass dies zu einer größeren Kundenzufriedenheit führen wird, ebenso wie zu einer größeren Zufriedenheit der Bezirksangestellten.
„Im Moment ist es streng geregelt, wann unsere Angestellten Pausen machen und zu Mittag essen können und wie viele Angestellte wir am Schalter haben müssen,“ sagte er. „Je mehr Leute wir mit diesem Online-Verfahren erreichen können, desto flexibler können wir unsere Arbeitszeiten gestalten, was auch zur Mitarbeiterbindung beiträgt und die Mitarbeiter bei Laune hält.“
Der Landkreis hat im vergangenen Jahr ein System eingeführt, das die Kunden per SMS benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind, so dass sie nicht mehr stundenlang im Büro des Finanzbeamten sitzen müssen.
Während der Landkreis in den Wintermonaten rund 2.500 Fahrzeuge pro Monat zulässt, steigt die Zahl in den Sommermonaten auf mehr als 3.500. Zulassungserneuerungen können auch online abgewickelt werden, solange der Kunde die staatlich vorgeschriebene Frist einhält.
Wird diese Frist verpasst, muss der Kunde persönlich erscheinen, aber auch das könnte sich ändern.
„Sobald man dieses Zeitfenster überschritten hat, muss man physisch kommen, um seine Kennzeichen zu erhalten, und ich denke, der Staat hat einige Gründe dafür“, sagte er. „Aber wir denken darüber nach, es möglich zu machen, dass man, wenn man dieses Zeitfenster überschritten hat, dies immer noch online oder durch einen Anruf bei uns tun kann, und wir können die Kennzeichen per Post schicken, wenn man nicht aktiv mit abgelaufenen Kennzeichen fährt.“
