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Schlanke Unternehmensplanung beginnt mit einem schlanken Geschäftsplan. Der schlanke Plan enthält vier wesentliche Elemente, die jedes Unternehmen braucht, und sonst nichts. Es handelt sich um einen gestrafften Kernplan für die Führung des Unternehmens, nicht um ein Dokument oder einen detaillierten Plan voller Beschreibungen, der Investoren oder Kreditgebern vorgelegt werden soll. Er dient der Optimierung des Managements. Hier ist, was der schlanke Geschäftsplan enthält.

Die Grundsätze gelten für jeden Geschäftsplan. Bekämpfen Sie den Trugschluss des formalen Plans. Beginnen Sie schlank. Machen Sie ihn nur bei Bedarf formell.

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Strategie

Wer Sie sind, was Sie tun und für wen Sie es tun. Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto fokussierter ist es im Idealfall. Vielleicht haben Sie es immer im Kopf – und viele von uns tun das – aber vielleicht schreiben Sie es auch auf. Einfache Aufzählungspunkte. Nur zur Erinnerung.

• Planung außerhalb der Strategie ist Zeitverschwendung.
• Mir gefällt dieser Rahmen: das Problem, das Sie lösen; Ihre Lösung; wer Sie sind; und der Markt, den Sie erreichen wollen.
• Aber machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über einen strategischen Rahmen. Strategie ist Fokus. Es geht sowohl darum, was Sie nicht tun und wen Sie nicht erreichen, als auch darum, was Sie tun und wen Sie erreichen.

Taktik

Strategie ohne Taktik ist nur Augenwischerei. Behalten Sie Ihre Strategie im Hinterkopf – Ihren Fokus, was Sie tun und was nicht, für wen – während Sie spezifische Aktionspläne entwickeln, die mit Taktiken gefüllt sind, die der Strategie Bedeutung verleihen. Hier geht es nur um die Ausführung.

• Marketingtaktiken: Zielmarkt, Unterscheidungsmerkmale, Positionierung, Messaging, Preisgestaltung, Kanäle, Online-Präsenz, Engagement, Inhalte, Vertriebsstruktur und all die altmodischen Marketing-Mix-Maßnahmen wie Werbung, Öffentlichkeitsarbeit, Sonderaktionen usw.
• Taktik für das Angebot (Produkt oder Dienstleistung): Einführungsdaten, Funktionen, Verpackung, Produktlinien und Optionen, Anwendungen, Menüpunkte, Lagerhaltungseinheiten (SKUs), Dienstleistungen, Website, Technologie, Anbieter, Lieferoptionen usw.
• Taktik für Finanzen (und Verwaltung und Infrastruktur): Förderung und Finanzierung, Einstellung und Rekrutierung, Ausbildung, Politik und so weiter.

Und betrachten Sie all dies nicht als ein Dokument. Zumindest jetzt noch nicht. Am Anfang ist es eine Frage der Form, die der Funktion folgt; Sie halten es in Aufzählungspunkten, vielleicht in geordneten Abschnitten, aber keiner dieser Pläne ist unabhängig von den anderen.

Denken Sie an die strategische Ausrichtung. Was Sie mit Ihrer Taktik tun, sollte sich aus Ihrer Strategie ergeben.

Und das bedeutet konkret, dass Sie all diese Faktoren durchdenken und einige Pläne schriftlich festhalten, aber nicht in Form eines ausgefallenen Textes, sondern nur in Form von Aufzählungspunkten, so dass Sie mindestens einmal im Monat darauf zurückkommen können, um zu sehen, wie Sie vorankommen. Es könnte sogar ein bisschen wie ein klassischer Geschäftsplan sein, der Themen wie Preisgestaltung und Vertrieb abdeckt – mit dem Unterschied, dass Sie ihn für sich selbst erstellen. Halten Sie ihn gerade groß genug, um das Geschäft zu führen.

3. Prognosen zu Umsatz, Kosten, Ausgaben und Bargeld

Sie können das Management nicht optimieren, ohne das Geld zu verwalten. Sie müssen Ihre grundlegenden Geschäftszahlen prognostizieren, denn ohne die Prognosen können Sie die Ergebnisse nicht verfolgen und Probleme nicht erkennen oder von angenehmen Überraschungen profitieren.

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über Prognosen; tun Sie es einfach. Wenn Sie ein Unternehmen leiten können, können Sie auch eine einfache Umsatz- und Kostenprognose erstellen. Es geht nicht darum, genau zu sein; es geht darum, realistische Annahmen zu treffen. Natürlich werden Sie sich irren, aber mit guten Annahmen können Sie nachvollziehen, wie und in welche Richtung Sie sich geirrt haben, und regelmäßig Korrekturen vornehmen.

Und Sie können kein Unternehmen planen, ohne den Cashflow zu berücksichtigen. Bei den meisten Unternehmen ist es jedoch viel komplizierter, weil man nicht genau dann bezahlt wird, wenn man den Verkauf abschließt, und weil man Dinge im Voraus kaufen muss. Rentabel zu sein ist keine Garantie dafür, dass man Geld auf der Bank hat.

4. Ausführung: Annahmen, Meilensteine, Metriken und Zeitplan

Taktiken ohne konkrete Angaben sind nur verschwendete Mühe. Nichts von dem, was Sie in der Taktik haben, bedeutet irgendetwas ohne Termine, Fristen und spezifische Aufgabenzuweisungen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Zeitplan für die Überprüfung: Dies ist absolut unerlässlich. Dies ist die reale Welt, in der wir alle sehr beschäftigt sind. Wenn Sie Ihre monatliche Überprüfung nicht im Voraus planen – und sie dann auch durchführen – wird sie wahrscheinlich nicht stattfinden. Ich habe es immer am dritten Donnerstag des Monats gemacht, und Sie können es jederzeit machen – aber stellen Sie sicher, dass „jederzeit“ ein echtes Datum ist.
• Liste der Annahmen: Sie sollten immer eine Liste der Annahmen erstellen, denn das ist das erste, was Sie sich ansehen, wenn es Zeit ist, den Plan zu überarbeiten. Wenn die Ergebnisse vom Plan abweichen (und das tun sie immer), prüfen Sie zuerst die Annahmen, um zu sehen, ob sie sich geändert haben. Wenn ja, dann überarbeiten Sie den Plan. Wenn sie sich nicht geändert haben, überarbeiten Sie den Plan vielleicht trotzdem, aber Sie schauen zuerst, ob Sie ihn korrekt ausgeführt haben.
• Meilensteine: Was soll wann passieren, und wer ist dafür verantwortlich? Diese Liste ist einfach zu erstellen, aber sie ist das Herzstück der Ausführung. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, so dass es sich entweder um Erinnerungen für Sie selbst handelt, in ihrer einfachsten Form, oder um Verpflichtungen des Teams, plus Budgets, Anfangs- und Enddaten. Dies dient der echten Rechenschaftspflicht des Managements. So können Sie den Fortschritt verfolgen und mit Stillständen umgehen.
• Metriken: Dies sind Leistungskennzahlen, die andere Seite von Meilensteinen, ebenfalls für eine echte Managementverantwortung. Die wichtigsten sind natürlich Umsatz, Kosten und Ausgaben, mit der Angabe, wer für welche Bereiche oder Einnahmen oder Ausgaben verantwortlich ist. Aber die meisten Unternehmen haben noch viele andere nützliche Leistungskennzahlen, wie Webverkehr, Konversionen, Fußgängerverkehr, Umsatz pro Quadratmeter, Umsatz pro Mitarbeiter, Tweets, Follower, Minuten pro Anruf, Präsentationen, Leads, Codezeilen (igitt), geknüpfte Kontakte, Likes, Retweets. Passen Sie dies auf Ihr Unternehmen an.

Ausführen, überprüfen, überarbeiten.

Wenn Sie wie ich und die meisten Unternehmen sind, beginnen Sie mit einem schlanken Plan und legen dann los. Verfolgen Sie die Ergebnisse des Plans, führen Sie Überprüfungen durch und überarbeiten Sie ihn häufig. Ihr erster Plan ist fertig. Jetzt führen Sie ihn aus.

Sie haben vielleicht schon von Lean Startup oder Lean Manufacturing gehört. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Ideen, die vor etwa 70 Jahren entstanden sind und sich um das PDCA-Prinzip (Plan-Do-Check-Adjust) drehen. Die Idee wurde zuerst im Zusammenhang mit dem Autohersteller Toyota als schlanke Fertigung entwickelt; das ist 70 Jahre her. Sie wurde auch „der Toyota-Weg“ genannt. Später wurde sie von einer Reihe von Experten und Autoren übernommen, vor allem von Eric Ries und Steve Blank mit ihrer Arbeit an The Lean Startup. Es handelt sich um einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung in Schritten oder Zyklen, die jeweils einen Plan, eine Aktion, eine Überprüfung der Ergebnisse und eine Überarbeitung des Plans beinhalten, um von vorne zu beginnen.

Der Begriff „Lean“ und die Idee eines kontinuierlichen Prozesses lassen sich perfekt auf die Unternehmensplanung anwenden. Es ist eine Schande, dass so viele Leute an einen Geschäftsplan als ein Dokument denken, den formalen Geschäftsplan; aber eine gute Planung ist ein gestraffter, einfacher Plan in einem Prozess, den man PDCA nennen könnte, den ich aber lieber PRRR nenne: plan-run-review-revise.

Es sei denn, Sie haben ein Geschäftsplanereignis

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das vor einem Geschäftsplanereignis steht, dann ist Ihr schlanker Geschäftsplan immer noch das meiste, was Sie brauchen. Fügen Sie einfach eine Zusammenfassung und, falls erforderlich, Marktinformationen, ein Pitch Deck und was sonst noch benötigt wird, hinzu.

Das ist wichtig: Form folgt Funktion. Natürlich brauchen Sie einen Plan, unabhängig davon, wer Sie sind oder wie groß oder wie neu Ihr Unternehmen ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder einen vollständigen formellen Geschäftsplan mit allen unterstützenden Informationen haben muss.

Sie könnten zum Beispiel Ihr eigenes Ein-Personen-Unternehmen führen oder vergrößern oder gründen. Sie haben das Gefühl, Ihre Kunden und Ihren Markt zu kennen, und Sie haben eine Strategie. Warum schreiben Sie das alles auf, formalisieren es, machen ein großes Projekt, das Sie nicht wirklich brauchen? Dafür gibt es keinen guten Grund. Bei der Planung geht es um die Entscheidungen, die sie hervorruft, und nicht darum, Ihr Wissen zur Schau zu stellen.

Sie tun, was das Geschäft verlangt – nicht mehr und nicht weniger.