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Wenn Sie wie viele Kleinunternehmer und Selbstständige sind, wissen Sie wahrscheinlich, wie schwierig es sein kann, den Überblick zu behalten – vor allem, wenn es darum geht, Quittungen zu verwalten. Da könnte der Shoeboxed sehr nützlich sein.

Was ist Shoeboxed?

Shoeboxed ist eine App, die Ihre Quittungen digital speichert und Ihnen hilft, sie zu verwalten, damit Sie bei der Steuererklärung oder – Gott bewahre – bei einer Steuerprüfung gut organisiert und vorbereitet sind.

Shoeboxed hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina, und wurde 2007 gegründet. Inzwischen gibt es mehr als 1 Million Konten in 100 Ländern. Offensichtlich vertrauen viele Menschen der App, aber ist sie den Hype wert? Wir haben es ausprobiert, um zu sehen, wie Shoeboxed abschneidet.

Shoeboxed Key Features

• Magic Envelopes – Senden Sie Ihre Quittungen, gesammelten Visitenkarten und andere relevante Dokumente in einem vorausbezahlten „Magic Envelope“ zur Digitalisierung an Shoeboxed. Die Umschläge beinhalten kostenlosen Versand in beide Richtungen.
• Menschliche Datenüberprüfung – Alle an Shoeboxed übermittelten Daten werden von einem Menschen überprüft.
• Automatischer Import von Quittungen aus Google Mail – Sie können Ihr Shoeboxed-Konto mit Ihrem Google Mail-Posteingang synchronisieren, sodass elektronische Quittungen automatisch archiviert werden.
• Visitenkartenverwaltung – Verwandeln Sie Ihre gesammelten Visitenkarten in eine Online-Kontaktdatenbank.
• Erstellung von Spesenabrechnungen – Mit der App von Shoeboxed können Sie in wenigen einfachen Schritten eine Spesenabrechnung erstellen.
• Kilometerzähler – Shoeboxed erfasst auch Ihre Kilometerstände für Arbeitsreisen.

Shoeboxed Preise

Shoeboxed hat mehrere Abonnementoptionen:

Jahrespläne sind ebenfalls zu einem ermäßigten Preis erhältlich. Wenn Sie mehr als die Ihnen zugewiesene Anzahl von Dokumenten scannen oder versenden müssen, können Sie dies tun und zahlen eine Pauschale von 30 Cent pro Dokument.

Shoeboxed Screenshots

Wie Shoeboxed funktioniert

Shoeboxed sammelt und organisiert Ihre Belege in Ihrem Auftrag. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Senden Sie Papierbelege in einem vorausbezahlten Magic Envelope

Wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Shoeboxed-Konto auf der Stufe Classic oder höher angemeldet haben (und eine Postadresse in den USA oder Australien haben), schickt Ihnen das Unternehmen zwei vorausbezahlte Umschläge. Füllen Sie die Umschläge einfach mit Quittungen, Visitenkarten oder anderen wichtigen Dokumenten, die Shoeboxed für Sie verwalten kann, und schicken Sie sie frankiert zurück. Das Unternehmen scannt und überprüft alle Daten, die Sie eingesandt haben, und schickt die Dokumente an Sie zurück.

Senden Sie Papierbelege in einem eigenen Umschlag

Wenn Sie keinen Zugang zu Magic Envelopes haben, können Sie Ihre Belege und Karten trotzdem einsenden. Dazu müssen Sie allerdings ein Deckblatt ausdrucken und ausfüllen. Schicken Sie es dann einfach per Post an Shoeboxed.

Mit Ihrem Mobilgerät

Schnappen Sie einfach ein Foto Ihrer Quittung oder anderer Dokumente mit Ihrem Mobilgerät und laden Sie es dann über die kostenlose Shoeboxed-App hoch. (Wenn Sie Ihre Quittung mit dem Handy fotografieren, wie wir es getan haben, achten Sie darauf, die Kamera ganz ruhig zu halten und für eine gute Beleuchtung zu sorgen, damit die Quittung gut lesbar ist.)

Scannen Sie zum Desktop

Alternativ können Sie Ihren Scanner einschalten und Ihre Quittung als digitale Datei auf Ihr Shoeboxed-Dashboard hochladen. Sie können Bilder als .jpg-, .jpeg-, .png-, .gif- oder tiff-Anhänge senden.

E-Mail

Wenn Sie Gmail haben, kann Shoeboxed sich mit Ihrem Konto synchronisieren, um automatisch elektronische Quittungen zu sammeln. Sie können Ihre Belege aber auch an Ihre eigene personalisierte E-Mail-Adresse senden. Probieren Sie es aus: Shoeboxed scannt auch automatisch Ihre elektronischen Quittungen und benachrichtigt Sie über angehängte Gutscheine!

Shoeboxed Vorteile & Nachteile

Vorteile

Kostenlose Testversion

– Zusätzlich zu einem kostenlosen, eingeschränkten Konto bietet Shoeboxed eine 30-tägige Testversion an, die Ihnen ein gutes Gefühl für den Dienst vermittelt.

Einfache Bedienung

– Die Benutzeroberfläche von Shoeboxed ist einfach zu bedienen.

Gmail-Synchronisierung

-Die Gmail-Synchronisierungsoption ist eine großartige Ergänzung und erspart eine Menge Arbeit.

Menschliche Überprüfung

-Am Ende des Tages kann es beruhigend sein, zu wissen, dass ein Mensch die von Ihnen eingesandten Belege überprüft hat.

Zusammenfassung

Insgesamt fanden wir Shoeboxed einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche ist ziemlich selbsterklärend. Die einfachste Methode, Quittungen einzureichen, war, einfach ein Foto mit unserem Handy zu machen (aber, wie oben erwähnt, stellen Sie sicher, dass das Foto nicht unscharf ist!) Wenn Sie zu den Menschen gehören, die möchten, dass sich jemand anderes um die weniger interessanten Aspekte des Unternehmertums kümmert, ist das großartig. Schließlich können Sie all Ihren lästigen Papierkram in einen Umschlag stecken und wegschicken!

Aber wenn Sie das Einscannen von Quittungen und das Führen genauer Aufzeichnungen nicht selbst mögen, ist Shoeboxed vielleicht eine Geldverschwendung. Und wenn Sie eine kompliziertere Buchhaltung benötigen, empfehlen wir Ihnen, Ihr Geld für eine umfassendere Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Wave Accounting zu sparen.

Wenn Sie jedoch einfach nur Hilfe brauchen, um sich und Ihr Unternehmen zu organisieren und für die Steuerzeit vorzubereiten, bietet Shoeboxed eine einfache, erschwingliche Lösung.