Gemäß dem MCCCD-Handbuch für Einkaufsverfahren:
A. Ein „unbefugter Kauf“ ist eine Vereinbarung, eine Verpflichtung oder eine Bestellung von Waren oder Dienstleistungen oder eine Änderung eines bestehenden Vertrages durch eine Person, die nicht über eine ausdrückliche schriftliche Delegation der Beschaffungsbefugnis verfügt, um MCCCD zu binden. Dies schließt Änderungen an bestehenden Verträgen ein, die von Personen vorgenommen werden, die nicht über eine delegierte Beschaffungsbefugnis verfügen. Nicht genehmigte Einkäufe sind für MCCCD nicht bindend, und dem Verkäufer kann geraten werden, die Zahlung von dem Mitarbeiter zu verlangen.
B. Zu den nicht genehmigten Einkäufen gehören:
- Aufgabe einer Bestellung ohne genehmigte Bestellung.
- Aufgabe einer Bestellung vor oder nach der Einreichung der Bestellanforderung in der Annahme, dass eine Bestellung genehmigt wurde oder wird.
- Überschreitung des genehmigten Betrags einer Rahmenbestellung.
- Nötigung eines Verkäufers, eine Bestellung mit dem Versprechen auszulösen, dass eine Bestellung bevorsteht.
- Verwendung persönlicher Mittel für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die normalerweise die Beteiligung des Einkaufs erfordern würden, um den Wettbewerb zu sichern, die alleinige Beschaffung zu genehmigen oder anderweitig die MCCCD-Richtlinien und -Verfahren zu erfüllen, mit der Absicht, eine persönliche Rückerstattung zu erhalten.
MCCCD-Einkaufsverfahrenshandbuch
Genehmigung für nicht genehmigten Einkauf:
- Die Abteilung/der Einkäufer füllt das Formular für nicht genehmigte Einkäufe aus und fügt ein Angebot/eine Rechnung bei
- Die Abteilung/der Einkäufer leitet das Formular für nicht genehmigte Einkäufe zur Unterschrift weiter – Vorgesetzter, Vizepräsident und Finanzdirektor
- Die Abteilung/der Einkäufer scannt das genehmigte Formular für nicht genehmigte Einkäufe ein
- Die Abteilung/der Einkäufer erstellt eine FMS-Anforderung für den nicht genehmigten Einkauf und fügt das genehmigte Formular für nicht genehmigte Einkäufe und die Rechnung/den Kostenvoranschlag bei
- Die Finanzabteilung prüft und bestimmt, ob eine zusätzliche Einkaufsschulung erforderlich ist
- Die Finanzabteilung erstellt eine Bestellung zur Bezahlung des nicht genehmigten Einkaufs