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In der Geschäftswelt und der digitalen Welt hören wir oft die Begriffe Hard Copy und Soft Copy. Beide haben eigentlich einen gemeinsamen Zweck, nämlich die Präsentation oder Speicherung von schriftlichem Material und Daten. Die Kenntnis dieser Unterschiede wird vielleicht nicht viel an Ihrer Sichtweise dieser Begriffe ändern, aber es wird sicherlich einige Fragen klären, die Sie vielleicht haben.

Definitionen

Hard Copy

Eine Hard Copy ist eine physische, dauerhafte Reproduktion eines beliebigen Mediums, das für den direkten Gebrauch durch Ausdrucke geeignet ist. Der Begriff „Hardcopy“ selbst gibt uns eine kleine Beschreibung dafür, dass sie anfassbar, anschaubar und greifbar ist. Mit anderen Worten, es handelt sich um gedruckte Daten, die man in der Hand halten und lesen kann. Ihr Hauptzweck besteht darin, eine Aufzeichnung Ihrer Daten in physischer Form zu haben, die Sie zur sicheren Aufbewahrung aufbewahren können, falls Ihr Speichermedium in irgendeiner Weise abstürzt oder beschädigt wird.

Beispiele für Hardcopies sind gedruckte Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Comics und andere Dokumente.

Soft Copy

Eine Soft Copy ist im Gegensatz zu einer Hard Copy eine ungedruckte digitale Dokumentendatei. Sie wird in der Regel von bestimmten Softwareprogrammen wie Textverarbeitungsprogrammen, Datenbankprogrammen, Präsentationssoftware oder jedem anderen Programm, das die Dateierweiterung Ihres Dokuments öffnen kann, angezeigt. Einer ihrer Zwecke ist es, die Übertragung von Dateien auch über große Entfernungen hinweg zu erleichtern, indem man E-Mail und andere Websites nutzt, die die Dateiübertragung unterstützen. USB-Laufwerke können ebenfalls für die Übertragung dieser Dateien verwendet werden, falls in Ihrer Nähe kein Netzwerk (Internet oder lokal) verfügbar ist.

Ein Vorteil von Softcopies ist, dass man kein Papier, keine Tinte und keinen Drucker mehr benötigt. Außerdem ist das Kopieren eine einfache Aufgabe, bei der Sie in wenigen Sekunden 10 identische Kopien Ihrer Originaldaten haben können.

Hard Copy vs. Soft Copy

Was ist der Unterschied zwischen einer Hard Copy und einer Soft Copy? Der Hauptunterschied liegt im Aussehen und in der Art der Präsentation. Bei einer Hardcopy können Sie die Reproduktion Ihrer Datei buchstäblich anfassen, während Sie bei einer Softcopy die Datei nur bearbeiten (vorausgesetzt, die Datei ist bearbeitbar) und über einen Monitor oder Bildschirm betrachten können.

Beide haben ihre Vorteile, aber leider auch einige Nachteile, darunter die Kosten. Ein Ausdruck von z.B. 20 Seiten Biographie kostet mehr, weil man Tinte und Papier verbraucht hat, während Softcopies der Dokumentendatei nur Speicherplatz kosten. Auch die Portabilität spielt eine Rolle, wenn es darum geht, 1.000 Seiten an Dokumenten mit sich herumzutragen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten sowohl eine gedruckte 1.000-Wörter-Datei als auch einen kleinen USB-Stick bei sich. Obwohl die meisten Vorteile von der Softcopy ausgehen, sollten Sie auch die Vorteile bedenken, die sich daraus ergeben, dass Sie ein Buch lesen können, während Sie es in der Hand halten und Seite für Seite umblättern.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass eine Hardcopy eine gedruckte oder physische Kopie eines Dokuments ist, während eine Softcopy praktisch eine Kopie des Dokuments ist, die auf Ihren Festplatten oder anderen Speichergeräten gespeichert ist.

Vergleichstabelle