Obwohl viele Arbeitgeber derzeit die direkte Einzahlung für die Weiterleitung der Gehaltsschecks nutzen, machen nicht alle Arbeitnehmer von dieser Möglichkeit Gebrauch. In diesem Fall wird der Scheck dem Arbeitnehmer in der Regel am Arbeitsplatz ausgehändigt oder per Post an seine Privatadresse geschickt, insbesondere im Falle von Mitarbeitern, die an einem anderen Ort arbeiten. In solchen Situationen, in denen ein Scheck in Papierform vorliegt, besteht die Möglichkeit, dass er verloren geht oder gestohlen wird. Der Arbeitgeber ist in solchen Fällen jedoch in der Regel nicht für den Ersatz des Schecks verantwortlich, sofern er den Wunsch des Arbeitnehmers bezüglich der Zustellung des Schecks befolgt hat (z. B. Versand an die richtige Adresse).
Es wäre jedoch ratsam, dass der Arbeitgeber über Richtlinien für verlorene oder gestohlene Gehaltsschecks verfügt. Solche Richtlinien würden ein Verfahren beinhalten, das die Mitarbeiter befolgen sollten, um verlorene oder gestohlene Schecks zu melden, sowie eine Erklärung, dass das Unternehmen die Bank benachrichtigen und versuchen wird, den Scheck zu stoppen, wenn es dazu in der Lage ist. Sie können den Scheck neu ausstellen, wenn er gestoppt werden kann – wenn der Scheck jedoch bereits eingelöst wurde, ist das Unternehmen wahrscheinlich nicht haftbar, solange es sein übliches Verfahren zur Übergabe des Schecks an den Mitarbeiter befolgt hat. In der Richtlinie sollte jedoch festgelegt werden, dass der Arbeitnehmer für den Verlust haftet, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, die Zahlung des ursprünglichen Gehaltsschecks zu stoppen.
Arbeitgeber sollten sich auch über alle staatlichen oder lokalen Gesetze im Klaren sein, die andere Verpflichtungen in Bezug auf Gehaltsschecks für Arbeitnehmer auferlegen könnten. Sie sollten jedoch beachten, dass eine Reihe von Staaten den Arbeitgebern die direkte Einzahlung nicht vorschreiben, sondern nur als Option anbieten können, für die sich die Arbeitnehmer entscheiden können. Aus diesem Grund kann ein Unternehmen in einem solchen Staat die direkte Einzahlung nicht vorschreiben, um Probleme mit verlorenen oder gestohlenen Schecks zu vermeiden. Informieren Sie sich über die Gesetze, die für Ihr Unternehmen gelten, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.