Die Bedeutung von Beschaffungsverträgen
Verträge bilden den Rahmen für jedes einzelne Projekt oder Angebot. Wenn hier ein Fehler gemacht wird, kann dies das Unternehmen auf lange Sicht mehr Geld kosten. Zusätzliche Kosten und Verbindlichkeiten können dadurch entstehen, dass 1) zusätzliche Ressourcen aufgewendet werden müssen, um die andere Partei zur Einhaltung der Vorschriften zu bewegen, oder 2) zusätzliche Kosten anfallen, weil ein Vertrag verwendet wurde, der am Ende mehr kostet, z. B. ein Zeit- und Materialvertrag anstelle eines Festpreises für das falsche Projekt.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der einzelnen Arten von Beschaffungsverträgen, die üblicherweise von den Beschaffungsabteilungen verwendet werden, sowie die optimalen Umstände für die Verwendung eines bestimmten Vertragstyps.
Vertragstyp I: Festpreisverträge
Diese Vertragsarten werden am besten verwendet, wenn der Umfang der Arbeiten genau bekannt ist. Ein Festpreisvertrag, auch Pauschalvertrag genannt, ist ideal, um die Kosten niedrig zu halten, wenn der Projektumfang vorhersehbar ist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Dienstleistungen von einem Lieferanten benötigt und der Arbeitsumfang klar definiert ist, stellt dieser Vertrag sicher, dass das Unternehmen nur einen bestimmten Geldbetrag für die erforderliche Arbeit bezahlt. Hier einige weitere Vorteile dieser Vertragsart:
o Sobald beide Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, ist der Verkäufer verpflichtet, die Leistung innerhalb des angegebenen Zeitrahmens zu erbringen. Dies trägt wesentlich dazu bei, dass Ihr Projekt pünktlich und erfolgreich abgeschlossen wird.
o Der Vertrag nimmt Ihnen das Rätselraten über den Preis. Wenn Sie z. B. einen Auftragnehmer mit einem Festpreisvertrag beauftragen, ist dieser verpflichtet, die Arbeit zu dem im Vertrag genannten Preis auszuführen. Dies erleichtert die Kontrolle der Projektkosten erheblich.
o Der Verkäufer übernimmt den größten Teil des Risikos, da er sich rechtlich zu den Projektspezifikationen verpflichtet hat.
Diese Vertragsart eignet sich am besten für Outsourcing- oder schlüsselfertige Projekte.
Unterarten von Festpreisverträgen
Unter den Festpreisverträgen gibt es drei weitere Unterarten, und auch hier ist jede für bestimmte Szenarien ideal geeignet. Hier ein kurzer Überblick über die einzelnen Unterarten.
o Der feste Festpreisvertrag (FFP). Dies ist der einfachste aller Festpreisverträge. Der Verkaufspreis oder das Honorar ist festgelegt, ebenso wie der Zeitrahmen. Im Vertrag kann beispielsweise festgelegt werden, dass der Verkäufer den Auftrag zum Preis von 10.000 $ bis zum Ende des Monats abschließen muss. Wenn der Verkäufer einen Fehler macht oder etwas tut, was die Kosten erhöht, ist er dafür verantwortlich und der Preis bleibt bei 10.000 $. Diese Art von Vertrag sollte verwendet werden, wenn der Umfang der Arbeiten genau festgelegt ist, weshalb Regierungsstellen sie oft bevorzugen. Dieser Vertragstyp ist für Beschaffungsfachleute am einfachsten zu handhaben, da er die Entgegennahme von Angeboten und deren gemeinsame Auswertung vereinfacht.
o Der Festpreis-Incentive Fee-Vertrag (FPIF). Diese Art von Vertrag beinhaltet alles, was auch der FFP-Vertrag bietet, bietet aber zusätzlich einen finanziellen Anreiz für den Verkäufer, eine noch bessere Arbeit zu leisten oder den Zeitplan einzuhalten. So kann der Vertrag beispielsweise einen finanziellen Anreiz enthalten, wenn der Verkäufer den Auftrag pünktlich oder frühzeitig, zum oder unter dem Angebotspreis abschließt oder eine vorbildliche Leistung erbringt. Diese Art von Vertrag ist gut geeignet, um den nötigen Anreiz zu schaffen, damit das Projekt rechtzeitig und zu oder unter den Kosten fertiggestellt wird.
o Festpreisverträge mit wirtschaftlicher Preisanpassung (FP-EPA). Diese Art von Verträgen sollte verwendet werden, wenn das Projekt voraussichtlich über einen langen Zeitraum laufen wird, da sie den Verkäufer vor Inflation schützt. Unternehmen können beispielsweise eine Klausel aufnehmen, die dem Auftragnehmer nach einem bestimmten Zeitraum eine prozentuale Erhöhung zusichert. Viele Unternehmen stützen diesen Prozentsatz auf den Verbraucherpreisindex.
Mögliche Probleme mit einem Festpreisvertrag
Trotz aller Vorteile eines Festpreisvertrags gibt es einige Nachteile, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Hier sind einige Punkte, die bei der Verwendung von Festpreisverträgen zu beachten sind:
o Der Arbeitsumfang muss bei Vertragsunterzeichnung genau definiert sein. Wenn der Umfang in irgendeiner Weise unklar bleibt, kann der Verkäufer versuchen, mehr Geld zu verlangen, wenn er den Eindruck hat, dass sich der Umfang in irgendeiner Weise geändert hat. Diese Art von Versehen kann leicht dazu führen, dass ein Projekt das Budget übersteigt, und darauf sollte man achten.
o Manche Auftragnehmer geben ein niedriges Angebot ab, um den Zuschlag zu erhalten, und erweitern dann den Umfang des Projekts, um den Preis zu erhöhen. Vermeiden Sie dies, indem Sie genau auf alle Änderungen achten, die der Auftragnehmer am Projektumfang vornimmt.
Vertragstyp II: Kostenerstattungsverträge
Ein weiterer häufig verwendeter Vertragstyp ist der kostenerstattungsfähige Vertrag, der auch als Kostenauszahlungsvertrag bezeichnet wird. Wenn der Umfang eines Projekts ungewiss ist oder sich ändern kann, eignet sich diese Vertragsart am besten, um alle Beteiligten im Zeit- und Kostenrahmen zu halten. Die Grundvoraussetzung für diesen Vertrag ist, dass der Verkäufer die Kosten erstattet bekommt, wenn seine Arbeit abgeschlossen ist, und dass er außerdem eine Gebühr für seinen Gewinn erhält. Die Unternehmen haben einen gewissen Spielraum bei der Festlegung des „Honorar“-Teils des Vertrags. Das Honorar kann beispielsweise davon abhängen, wie gut der Verkäufer die Projektziele erreicht oder übertrifft, wie genau er den Zeitplan einhält oder wie gut der Auftragnehmer in der Lage ist, das Projektbudget einzuhalten oder zu unterschreiten.
Bei Kostenerstattungsverträgen können die Verkäufer, sofern die Anforderungen nicht genau festgelegt sind, versuchen, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu berücksichtigen, um den steigenden Kosten vorzugreifen. Eine mögliche Methode zur Vermeidung von Umfangsüberschreitungen ist die Begrenzung des potenziellen Honorars für den Auftragnehmer.
Vier Arten von Kostenerstattungsverträgen Untertypen
Wie beim Festpreisvertrag gibt es auch bei den Kostenerstattungsverträgen verschiedene Varianten. Die vier, aus denen Unternehmen in der Regel wählen, sind:
o Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF). Wenn das Projekt als risikoreich eingestuft wird und die Befürchtung besteht, dass die beschaffende Organisation nicht in der Lage sein wird, Bieter anzuziehen, ist diese Art von Vertrag eine ideale Wahl. Damit ist der Verkäufer vor Risiken geschützt, da die beschaffende Organisation alle Risiken trägt. Der Vertrag sollte eine Klausel enthalten, nach der der Verkäufer für die ihm entstandenen Kosten entschädigt wird, zuzüglich einer Gebühr, die nicht von seiner Leistung abhängt. Zum Beispiel erhält der Auftragnehmer seine Kosten plus eine Gebühr von 10.000 Dollar.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). Bei dieser Art von Verträgen übernimmt die beschaffende Organisation ebenfalls das Risiko, aber das Risiko ist geringer, weil der Auftragnehmer einen zusätzlichen Anreiz hat. Der Auftragnehmer erhält eine Erstattung seiner Kosten sowie eine leistungsabhängige Vergütung. Das Erfolgshonorar ist in der Regel ein vorher festgelegter Prozentsatz der Einsparungen, die sich aus der Leistung des Auftragnehmers ergeben, und wird in der Regel zwischen Käufer und Verkäufer aufgeteilt.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Während das Erfolgshonorar auf einem im Voraus festgelegten Prozentsatz der Einsparungen beruht, ist ein Zuschlag subjektiv und basiert darauf, wie gut der Käufer der Meinung ist, dass der Verkäufer seine Leistungsziele erreicht hat. Da der Zuschlag subjektiv ist, ist er nicht anfechtbar. Verwenden Sie bei der Erstellung des Vertrags eine Formulierung, die besagt, dass der Verkäufer eine Prämie in Höhe eines bestimmten Dollarbetrags erhalten kann, wenn er die in den Vertragsbedingungen festgelegten Arbeitsanforderungen erfüllt oder übertrifft.
o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Bei einem CPPC-Vertrag erhält der Verkäufer alle Kosten sowie einen Prozentsatz dieser Kosten als zusätzlichen Gewinn. Seien Sie vorsichtig mit dieser Art von Verträgen, denn sie bieten manchen Verkäufern einen Anreiz, ihre Kosten in die Höhe zu treiben, um einen höheren Gewinn zu erzielen.
Zeit- und Materialverträge
Die Form des Zeit- und Materialvertrags wird meist verwendet, wenn der Verkäufer Arbeit anbietet und das Risiko gleichmäßig auf Käufer und Verkäufer verteilt ist. Diese Art von Vertrag wird in der Regel verwendet, um einen Experten oder andere externe Anbieter zu beauftragen. Darin müssen Sie die gewünschten Qualifikationen oder Erfahrungen auflisten, und der Verkäufer unterbreitet einen Stundensatz als Angebot. Legen Sie einen Höchstbetrag fest, da Sie sonst schnell das Budget überschreiten könnten.
Bestellungen
Bestellungen sind vielleicht eines der gebräuchlichsten Dokumente in der Beschaffungsabteilung. Bestellungen werden von Unternehmen verwendet, um ihre Beziehung zu Verkäufern zu definieren, und funktionieren ähnlich wie ein Vertrag.
Wenn ein Unternehmen eine Bestellung für Waren oder Dienstleistungen aufgeben möchte, sendet es eine Bestellung an die Verkäufer, die die Anfrage für die Bestellung enthält. Das Formular enthält die Art des Artikels, die Anzahl der Artikel und einen einvernehmlich festgelegten Preis. Wie bei Festpreisverträgen gilt auch hier, dass eine Bestellung umso genauer sein sollte, je genauer sie ist. Käufer sollten in dem Dokument ausführliche Angaben machen, um eine effizientere und vorteilhaftere Bestellung zu erhalten.
Wenn ein Verkäufer, Lieferant, Verkäufer usw. eine Bestellung annimmt, gilt dies als Vertrag. Sie gehen einen rechtsverbindlichen Vertrag zwischen sich und dem Käufer ein. Aus diesem Grund sollte der Käufer immer eine klare und spezifische Sprache verwenden, um seine Wünsche an den Verkäufer zu übermitteln. Dies mag zwar im Vorfeld mehr Arbeit bedeuten, hat aber den zusätzlichen Vorteil, dass es keine Unklarheiten gibt, wenn die Bestellung eingeht und ausgeführt wird.
Ein zusätzlicher Vorteil von Bestellungen ist, dass der Verkäufer im Falle einer Zahlungsverweigerung des Käufers geschützt ist, da der Käufer durch die Bedingungen der Bestellung zur Zahlung des vereinbarten Preises verpflichtet ist.
Die Wahl der richtigen Vertragsform trägt dazu bei, dass das nächste Projekt Ihres Unternehmens die besten Erfolgsaussichten hat, im Rahmen des Projektbudgets abgeschlossen werden kann und den allgemeinen Unternehmenszielen dient, während gleichzeitig die Risiken gemindert und unnötige Ausgaben vermieden werden.
Neben der Auswahl des richtigen Vertragstyps für einen bestimmten Auftrag ist die Ausarbeitung, Verhandlung und Ausführung dieser Verträge ein entscheidender Prozess für den Erfolg.
Selbst wenn der richtige Vertragstyp für einen bestimmten Auftrag ausgewählt und ausgearbeitet wurde, muss er wahrscheinlich noch ausgehandelt werden, was sich oft als mühsame und langwierige Aufgabe erweist. Mit einer Cloud-basierten Vertragsmanagement-Plattform können diese Schwierigkeiten jedoch beseitigt werden.
Concord ist eine Cloud-basierte Vertragsmanagement-Plattform, die die Art und Weise, wie Verträge erstellt, ausgehandelt, unterzeichnet und verwaltet werden, verändert. Mit Concord können Verträge online gespeichert und mit Lieferanten, Auftragnehmern, Dritten usw. verhandelt werden, ohne die Plattform jemals verlassen zu müssen. Dies führt zu einem einfachen und transparenten Prozess, der sicherstellt, dass alle Parteien die Bedingungen, Termine und Erwartungen kennen, ohne die üblichen Kopfschmerzen, die mit der Zusammenarbeit und den Verhandlungen einhergehen.
Einer der Hauptvorteile von Contract Lifecycle Management (CLM)-Software ist, dass sie die Zusammenarbeit einfach und leicht macht. Mit einem kollaborativen Softwareprogramm kann das gesamte Team von jedem beliebigen Ort aus auf einen Vertragsentwurf in der Cloud zugreifen, Kommentare zu bestimmten Teilen des Dokuments abgeben und das Dokument überarbeiten. Jedes Teammitglied erhält Benachrichtigungen, wenn Kommentare oder Änderungen vorgenommen werden, so dass jeder auf dem Laufenden bleiben kann. Wenn Sie diese Änderungen in das Dokument integrieren möchten, können Sie dies problemlos online tun.