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Eine Auszeit vom Arbeitsalltag und eine gemeinsame Zeit mit dem Team ist eine gute Möglichkeit, den Teamgeist zu fördern. Und die Mitarbeiter auf die Ziele und Visionen des Unternehmens auszurichten. Vor allem, wenn ein Teil Ihres Teams aus der Ferne arbeitet. Sie werden feststellen, dass einige Unternehmen einen Offsite für einen Tag planen, während andere ein ganzes Wochenende buchen. Wir haben kürzlich ein Offsite durchgeführt. Deshalb wollten wir die Erfahrungen, die wir während des Offsite gemacht haben, mit Ihnen teilen, ebenso wie den Planungsprozess, der dem Offsite vorausging.

Beginnen wir jedoch mit dem Team, das uns zu einem Team-Offsite inspiriert hat – Buffer.

Buffer hat die Kunst der Planung von Team-Retreats perfektioniert. Sie glauben, dass Offsite-Arbeit dem Team hilft, intelligenter zu arbeiten. Deshalb planen sie alle 5 Monate eine Klausur.

Für jede Klausur hat Buffer einen neuen Weg gefunden, um die Arbeit zu erledigen, Sitzungen einzurichten, ein Unternehmensprojekt aufzubauen und sogar tägliche Stand-up-Meetings abzuhalten.

„Wir machen Retreats, damit jeder die Chance hat, neue Kulturen kennenzulernen und aufgeschlossener zu werden.“
Buffer

Während ein Team-Offsite entspannend sein soll, ist es wichtig, etwas zu planen, damit es nicht außer Kontrolle gerät und zu spontan und chaotisch wird. Unterschiedliche Menschen, unterschiedliche Mentalitäten – Sie wissen, wie das enden kann!

So ist es wichtig, Ihrem Team-Offsite eine gewisse Richtung zu geben, angefangen bei der Festlegung des Abwesenheitsstatus bis hin zur Aufstellung einer Agenda und der gemeinsamen Planung einiger Teamaktivitäten.

Nachdem wir von einer solchen Veranstaltung zurückgekehrt sind und viele andere Unternehmen befragt haben, die dies bereits getan haben, sind hier die zehn Tipps, die wir bei der Planung unseres Offsite-Teams beachtet und versucht haben, einzuhalten.

So, ohne weitere Umschweife, hier ist, wie man ein Offsite-Produktteam leitet!

Top 10 Tipps, um ein gutes Offsite-Team zu leiten

1. Legen Sie die Tagesordnung und die Erwartungen fest, bevor Sie beginnen

Während einige Team-Offsites nur der Entspannung und der gegenseitigen Bindung dienen, planen einige Unternehmen einen gemischten Rückzug. Sie planen ein paar Tage für die Arbeit und die gemeinsame Festlegung ihres Wachstumsplans ein und lassen genügend Tage für Sightseeing und Abenteuersport einfließen.

Während Sie vielleicht eine Sache im Sinn haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einige Ihrer Teammitglieder ganz andere Erwartungen haben. Bevor Sie also mit der Planung des Teamausflugs beginnen, sollten Sie zunächst eine Tagesordnung festlegen und angeben, was Ihr Team davon erwarten kann.

Wenn Sie die Tagesordnung festgelegt haben, sollten Sie das Team darüber informieren, was Sie während des Teamausflugs zu tun gedenken. Damit bereiten Sie sie nicht nur auf die Aktivitäten vor, die Sie für sie geplant haben, sondern geben ihnen auch die Möglichkeit, Änderungen vorzuschlagen, um das Programm zu verbessern.

Sagen Sie Ihrem Team zum Beispiel, dass ein Tag der Ideenfindung gewidmet ist. So haben sie genügend Zeit, um darüber nachzudenken, was sie einbringen möchten.

Wenn Sie Abenteuersportarten auf dem Programm haben, können Mitarbeiter, die davor zurückschrecken, ihre Bedenken äußern und Ihnen vorher Bescheid geben. Auf diese Weise müssen Sie keine Ressourcen aufwenden, um sie zur Teilnahme zu bewegen, und es kommt nicht zu Enttäuschungen in letzter Minute.

Schließlich müssen Sie die Komfortzone eines jeden respektieren und sie trotzdem dazu bringen, an Dingen teilzunehmen, die das Team gemeinsam unternimmt.

2. Legen Sie ein Budget fest und halten Sie sich daran

Ihre Organisation wird während des Teamausflugs einige Ausgaben tätigen müssen. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Aktivitäten beginnen, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie ein Budget für die Teamfreizeit zur Verfügung haben. Es ist wichtig, dass Sie nicht all Ihre Ressourcen aufbrauchen, nur um ein paar Tage Spaß mit dem Team zu haben.

Wenn Sie ein Budget festlegen, können Sie die Teamfreizeit effektiver planen. Es gibt Ihnen einen ungefähren Anhaltspunkt dafür, welche Art von Unterkünften Sie wählen können, welche Aktivitäten Sie planen können, wie Sie reisen und was Sie in die Unternehmensausgaben für das Team einbeziehen können oder nicht.

Angenommen, Sie sind ein Team von zehn Personen. In diesem Fall könnte eine Airbnb-Unterkunft ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten als die Buchung von Hotelzimmern. Außerdem bieten die Gemeinschaftsräume in einem Airbnb dem Team mehr Flexibilität, um zusammenzusitzen und Spaß zu haben.

3. Stellen Sie einen Zeitplan für jeden Tag auf

Sie müssen zwar nicht jede Minute des Tages planen, aber legen Sie jeden Tag ein paar Aktivitäten für alle fest. Sie wollen nicht, dass die Teilnehmer am ersten Tag der Klausur aufwachen und sich einen Tagesplan zurechtlegen müssen. Das würde nur dazu führen, dass man zum Essen geht und nichts anderes tut, als zu essen – stellen Sie sich vor, Sie verschwenden einen ganzen Tag, wenn Sie international unterwegs sind.

Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie eine militärische Routine entwickeln. Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihr Team wissen lassen, dass alle zu einer bestimmten Zeit zum Frühstück gehen müssen, damit sie im Laufe des Tages auch anderen Aktivitäten nachgehen können. Glauben Sie uns, sie werden es Ihnen später danken, wenn sie mit viel Arbeit zurückkommen!

Außerdem können Sie so Last-Minute-Zuschläge vermeiden. Auf Reisen neigen Reiseveranstalter dazu, überhöhte Preise zu verlangen, wenn sie sehen, dass man keine andere Wahl hat. Wenn Sie jedoch im Voraus planen, haben Sie bereits ein Paket in der Hand und müssen nicht für etwas extra bezahlen, das billiger sein könnte. Das gesparte Geld können Sie dann für eine andere Aktivität verwenden.

Zum Beispiel planen Sie einen Team-Trek am Zielort. Dazu müssen Sie ein Paket bei einem örtlichen Reiseveranstalter kaufen. Das Paket enthält die Verpflegung und die Kleidung, die Sie während der Wanderung benötigen würden. Wenn Sie nun vergessen, dieses Paket im Voraus zu planen und zu buchen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Plätze für Trekkingteams an dem Tag, an dem Sie sich für die Reise entschieden haben, voll sind. Es besteht auch die Möglichkeit, dass der Planer Sie bittet, ein paar Dollar mehr auszugeben, um Sie „unterzubringen“.

Sie haben die Wahl!

Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können:

Pro-Tipp: Wenn Sie planen, während des Teamausflugs etwas zu erledigen, planen Sie alle Ausflüge für den Tag. Wenn Sie den Tag optimal nutzen, können Sie die Abende für die Arbeit und das gemeinsame Abendessen reservieren. Oder um sich einfach zu entspannen und sich auf den nächsten Tag vorzubereiten.

4. Befolgen Sie eine Abwesenheits-Checkliste, um sich vorzubereiten

Wenn Sie die Daten Ihres Arbeitsurlaubs festgelegt haben, vergessen Sie nicht, Ihren Abwesenheitsstatus für die Tage, an denen Sie weg sein werden, einzurichten. Das bedeutet unter anderem, dass Sie eine automatische E-Mail-Antwort einrichten, Ihren Kalender sperren und alle anstehenden Arbeiten abschließen. Erinnern Sie Ihre Teammitglieder daran, dasselbe zu tun.

Für einige Ihrer Mitarbeiter kann dies auch bedeuten, dass sie Besprechungen vorverlegen oder verschieben müssen. Für andere kann es bedeuten, dass sie ihre Blog-Beiträge und Social-Media-Updates im Voraus planen müssen.

Die Idee ist, dass sie weiterhin das tun können, was kontinuierliche Arbeit erfordert, ohne dass sich bestimmte Teammitglieder während der Freistellung stundenlang hinsetzen müssen. Wir nennen das, die Arbeit besser zu planen, damit niemand mit einer überwältigenden Menge an ausstehender Arbeit zurückkommt.

Sind Sie nicht sicher, ob Sie vor der Team-Klausur alles von Ihrer Liste abgehakt haben? Diese Out-of-Office-Checkliste sorgt dafür, dass Ihre Aufgabenliste leer ist und alles schon lange im Voraus geplant wurde.

5. Planen Sie unterhaltsame Outdoor-Aktivitäten, um das Team zusammenzuschweißen

Wir müssen keine Studie zitieren, um zu beweisen, dass unterhaltsame Outdoor-Aktivitäten eine großartige Möglichkeit sind, das Team zusammenzuschweißen. Sie können Abenteuersportarten wie Wildwasser-Rafting oder Gruppenwanderungen oder sogar leichte Outdoor-Aktivitäten wie Camping planen, um das Team zusammenzuschweißen. Das stärkt die Kameradschaft. Buffer zum Beispiel nahm Surfunterricht, als das Team nach Sydney reiste.

Aber nicht jeder im Team ist ein begeisterter Surfer. Wie entscheiden Sie also, was Sie wirklich auf der Teamfreizeit planen sollten?

Um die Planung von Outdoor-Aktivitäten zu erleichtern, erstellen Sie eine Liste der Attraktionen am Zielort. Erläutern Sie in einer Zeile, was das Besondere an jeder dieser Attraktionen ist, und erstellen Sie eine kurze Umfrage. Mit Apps wie Simple Poll können Sie Ihrem Slack-Kanal ganz einfach eine Schnellumfrage hinzufügen. Selbst die kleinsten Entscheidungen lassen sich mit einer kurzen Umfrage leicht treffen. Ganz ohne Hin und Her!

Wenn Ihr Team normalerweise von unterwegs aus arbeitet, möchten Sie, dass es sich gut unterhält. Wählen Sie eines der vielen Spiele, die das Eis brechen sollen, damit sich Ihre Teammitglieder besser kennen lernen. Denken Sie daran, sie zu einem natürlichen Bestandteil Ihres Tagesplans zu machen.

6. Besinnen Sie sich auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens

Eine Teamklausur ist ein guter Ort, um ein Gespräch über die übergeordneten Ziele des Unternehmens zu eröffnen. Sie können diese Klausurtagung nutzen, um den Auftrag und die Vision, auf die das Team hinarbeitet, neu zu formulieren. Dieses Gespräch ist wichtig, um alle Beteiligten darüber zu informieren, worauf sie hinarbeiten, und um sicherzustellen, dass alle dieselbe Vision für die Organisation haben.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um über die individuellen Ziele Ihres Teams zu sprechen. Wenn Sie deren Ziele verstehen, können Sie das Wie und Warum der täglichen Arbeit Ihres Teams besser verstehen. Außerdem hilft es Ihnen, Ihr Team zu befähigen, bessere Arbeit zu leisten. Wenn Sie verstehen, was Ihr Team braucht und erwartet und welche Hindernisse es gibt, können Sie besser zusammenarbeiten.

Wenn Sie sich an den individuellen Zielen Ihres Teams orientieren, stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter an den größeren Zielen des Unternehmens orientieren.

Gute Teambesprechungen außerhalb des Unternehmens können viel bewirken!

7. Nehmen Sie sich Zeit für Feedback (und positive Kritik)

Feedback ist ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation. Die Berücksichtigung von Feedback in Ihrem Unternehmen kann einzelnen Mitarbeitern helfen, sich weiterzuentwickeln, ein ehrliches Umfeld im Team zu schaffen und Ihre Teamkultur zu stärken.

Sie können sogar zwei Stunden während Ihrer Teamklausur für einen Feedback-Workshop einplanen. Dabei kann es sich entweder um eine kollaborative, kollegiale Feedback-Sitzung oder um ein persönliches Gespräch handeln. Informieren Sie sich über die Feedback-Kultur in anderen Teams, um ein Modell zu finden, das für Sie geeignet ist.

Ihre Team-Klausur kann auch eine Gelegenheit sein, über Herausforderungen und Probleme zu sprechen. Dabei kann es sich um eine Blockade innerhalb eines Projekts oder sogar um ein Kommunikationsproblem mit einem anderen Teammitglied handeln.

Indem Sie Probleme, mit denen Ihr Team während der Klausur konfrontiert wird, ansprechen, können Sie sie nach Ihrer Rückkehr schneller lösen. Nutzen Sie Ihre externen Teambesprechungen effektiv!

8. Fördern Sie persönliche Gespräche zwischen den Teammitgliedern

Ist jeder in Ihrem Team mit dem anderen vertraut? Wenn nicht, ist diese Teamklausur der ideale Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass jeder mit jedem gesprochen hat. Organisieren Sie teambildende Spiele wie „Hard Talk“ und „Speed Dating“, um Einzelgespräche zu fördern.

Sie müssen zwar nicht die besten Freunde sein, aber eine gute Arbeitsbeziehung zwischen den einzelnen Teammitgliedern ist unerlässlich. Dies gilt sowohl für die künftige Zusammenarbeit als auch für die Aufrechterhaltung einer positiven Teamkultur.

Einzelgespräche sind besonders wichtig für Remote-Teams, da das Team außerhalb des Standorts die einzige Gelegenheit hat, sich zu treffen. Eigentlich ist es gar nicht so schwierig, dies zu ermöglichen. Sie leben alle für ein paar Tage zusammen, es braucht nur eine Person, um ein Gespräch zu beginnen!

9. Halten Sie einige Stunden für die Ideenfindung für neue Projekte frei

Vom Vorschlagen von Funktionen für das Projekt bis hin zur Entwicklung von Growth-Hack-Projekten. Sorgen Sie dafür, dass die Ideentafel Ihres Unternehmens mit Vorschlägen von allen gefüllt wird. Sie können sich während des Teamausflugs Zeit nehmen, um die Ideentafel aufzugreifen und diese Ideen umzusetzen, zu parken oder zu verwerfen.

Aber stellen Sie sicher, dass Sie jedes Teammitglied ermutigen, Vorschläge zu machen und Ideen zu diskutieren, an denen es arbeiten möchte. Sei es als Team oder individuell, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Indem Sie das Wort für Vorschläge öffnen, werden Sie mehr Eigenverantwortung unter Ihren Teammitgliedern sehen. Und Sie finden sogar Ideen, die sich positiv auf den Wachstumsplan Ihres Unternehmens auswirken werden. Wie man so schön sagt: Eine neue Perspektive kann Ihnen helfen, neue Möglichkeiten zu erkennen. Diejenigen, die bisher unbemerkt geblieben sind!

10. Schicken Sie eine E-Mail über die Ergebnisse der Klausur

Wenn Sie von der Team-Klausur zurück sind, schicken Sie eine „Post Team Offsite“-E-Mail, in der Sie die arbeitsbezogenen Entscheidungen darlegen. Und ob neue Projekte eingeführt wurden. Eine solche E-Mail kann Teammitgliedern helfen, sich schnell einen Überblick über neue Projekte zu verschaffen, in die sie sich einarbeiten werden. Und das alles, ohne dass sie ihre Notizen durchgehen oder sich den Kopf zerbrechen müssen, um sich zu erinnern, was besprochen wurde.

Aber das Wichtigste: Vergessen Sie nicht, die eine Sache mitzuteilen, auf die sich Ihre Teammitglieder freuen. Bilder von der Reise, natürlich!

Erinnerungen und Einblicke in die schöne Zeit, die sie zusammen verbracht haben, sind ein guter Weg, um ihnen die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern. Sie wollen nicht, dass sie mit dem Urlaubsblues zurückkommen, sondern verjüngt und motiviert, ihr Bestes zu geben.

Die Planung eines Teamausflugs mag etwas zeitaufwändig sein. Aber unvorbereitet zu sein, führt nur dazu, dass Sie immer wieder enttäuscht werden und Ihr Team demotiviert wird. Das ist genau das Gegenteil von dem, was Sie wollen!

Planen Sie also Ihre Teamfortbildung im Voraus. Nutzen Sie sie als Gelegenheit, den Zusammenhalt Ihres Teams zu stärken. Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, in den Rollen, die sie im Unternehmen spielen, mehr Eigeninitiative zu zeigen.

Planen Sie demnächst einen Teamausflug? Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, eine erfolgreiche, produktive und unterhaltsame Zeit mit Ihrem Team zu planen!

Kennen Sie einen kleinen Tipp, der Ihr letztes Team-Offsite zu einem Erfolg gemacht hat? Vergessen Sie nicht, ihn mit uns zu teilen, denn wir wollen unsere nächste Veranstaltung noch besser machen.