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¿Qué es un Diario de ingreso de efectivo? – Definición

El libro de ingresos en efectivo es un libro especial que se utiliza con el fin de registrar el efectivo recibido por una empresa de cualquier fuente. Las principales fuentes de recepción de efectivo en una empresa son las siguientes:

• Inversión de capital por parte del propietario
• Ventas en efectivo
• Venta de un activo a cambio de efectivo
• Cobro de clientes
• Cobro de intereses, dividendos o alquileres, etc.
• Préstamo de un particular, banco o cualquier otra institución financiera

Explicación

El diario de ingresos de efectivo se utiliza para registrar todas las transacciones que implican la recepción de efectivo, incluyendo transacciones tales como las ventas en efectivo, la recepción de un préstamo bancario, la recepción de un pago a cuenta y la venta de otros activos tales como valores negociables.

Un ejemplo de un tipo común de diario de ingresos de efectivo se muestra en el siguiente ejemplo. Como muestra este ejemplo, un diario de ingresos de efectivo típico tiene muchas columnas. Esto es necesario porque hay numerosas transacciones que resultan en un recibo de efectivo. Las columnas de débito siempre incluirán una columna de Efectivo y muy probablemente una columna de Descuento de Ventas. Podrían utilizarse otras columnas de débito si la empresa entrara rutinariamente en una transacción particular.

En el diario que se muestra en el siguiente ejemplo, la única otra columna de débito es la columna de Otras Cuentas. Esta columna está dividida en tres partes, una para el nombre de la cuenta; otra para la referencia del puesto, en este caso, etiquetada como Ref.; y otra para el importe. Si se desea, el área para el nombre de la cuenta en esta columna puede ser reemplazada por sólo un área para los números de cuenta.

Las columnas de crédito en un diario de ingresos de efectivo incluirán con mayor frecuencia tanto las Cuentas por Cobrar como las Ventas. De nuevo, se pueden utilizar otras columnas dependiendo del tipo de transacciones rutinarias en las que entra la empresa. En nuestro ejemplo, la única otra columna de crédito es para todas las demás cuentas. Se configura de la misma manera que la otra columna en el lado del débito, excepto que el área del título de la cuenta se sustituye por sólo una columna de Ref..

Para determinar el uso del diario de cobros en efectivo, suponga que durante el mes de junio la tienda minorista Fortune realizó las siguientes transacciones de cobros en efectivo:

• 1 de junio: Las ventas en efectivo ascendieron a 506 dólares.
• 2 de junio: Cobró de Perry Alexander (cuenta nº 17) 184,61 dólares de la venta realizada en mayo. No se permitió ningún descuento por ventas.
• 10 de junio: La empresa vendió valores negociables por 2.000 $ que se compraron por 1.800 $.
• 12 de junio: Se cobraron 1.470 $ a cuenta de Thomas Hunter (cuenta nº 4), se permitió un descuento por ventas de 30 $.
• 15 de junio: Las ventas en efectivo ascendieron a 1.200 $.
• 20 de junio: Se cobraron 1.421 $ a cuenta de Jerry Myers (cuenta nº 26). Se permitió un descuento en las ventas de 29 dólares.
• 22 de junio: Reembolso del anticipo de 200 dólares a los empleados.
• 30 de junio: Cobro a cuenta de William Young (cuenta nº 15). El total recibido es de 3.947,27 dólares, lo que representa un saldo pendiente de 147,37 dólares el 1 de junio y la posterior venta el 18 de junio. No se permite ningún descuento.

Cada una de estas transacciones se anota secuencialmente en el Diario de entradas de efectivo en la columna correspondiente. Por ejemplo, la venta en efectivo del 1 de junio se registra en el diario de ingresos en efectivo introduciendo primero el 1 de junio en la columna Fecha. «Venta en efectivo» se introduce en la columna Explicación. A continuación, el importe de 506 dólares se coloca en la columna Débito de efectivo y en la columna Crédito de ventas. No es necesario hacer una entrada en la columna Cuenta Acreditada, porque la entrada en las columnas Efectivo y Ventas deja claro que se trata de una venta en efectivo. Los demás asientos se realizan de manera similar.

Formato del libro de ingresos de efectivo

Dependiendo del requerimiento del negocio, se utilizan diferentes formatos de libro de ingresos de efectivo. Para entender el procedimiento de registro, a continuación se presenta un formato sencillo:

A continuación se explica la finalidad de las distintas columnas del citado diario de ingresos en efectivo:

(1). La columna de fecha se utiliza para registrar la fecha en la que la empresa recibe el efectivo.

(2). La columna de cuentas acreditadas se utiliza para anotar el título de la cuenta respectiva en la que se recibe el efectivo.

(3). Columna de referencia de contabilización se utiliza para escribir el número de cuenta del libro mayor en el momento de la contabilización.

(4). La columna de efectivo se utiliza para registrar el importe total de efectivo recibido.

(5). La columna de descuento se utiliza para registrar el importe del descuento por pronto pago permitido en el momento de recibir el efectivo de un cliente.

(6). La columna de ventas se utiliza para registrar la venta de mercadería al contado.

(7). La columna de cuentas por cobrar se utiliza para registrar el efectivo recibido de los clientes.

(8). La columna de cuentas diversas se utiliza para registrar los abonos a cualquier cuenta para la que no exista una columna especial, por ejemplo, la recepción de intereses, la recepción de efectivo por la devolución de mercancía comprada al contado, etc.

Ejemplo

Registre las siguientes transacciones en un diario de entradas de efectivo:

Año: 2016
Dic. 01: Recibió 500 dólares de A & Co. en la liquidación completa de su cuenta de 525 dólares.
Dic. 04: Recibió 4.600 dólares de Sam & Co. y permitió un descuento de 50 dólares.
Dic. 08: Recibió 150 dólares como interés sobre la inversión.
Dic. 15: Ventas en efectivo para la primera mitad del mes 1.800 dólares.
Dic. 23: Recibió el pago de 700 dólares de A & Co. por bienes vendidos a cuenta. Descuento permitido $30.
Diciembre 24: Vendió material de oficina por efectivo $70.
Diciembre 25: Recibió $1600 en efectivo de Beauty Supply Corporation y permitió un descuento por efectivo de $100.
Diciembre 31: Ventas en efectivo para la segunda mitad del mes $2,200.

Solución

Contabilización del diario de cobros en las cuentas del libro mayor

El procedimiento de contabilización del diario de cobros se describe a continuación:

1. El total de la columna de efectivo se contabiliza como un débito en la cuenta de efectivo del libro mayor.
2. La columna de total de ventas se contabiliza como un crédito en la cuenta de ventas del libro mayor.
3. Los importes de la columna de cuentas por cobrar (A/C R.A) representan el efectivo recibido de los deudores. Estos importes se contabilizan en las cuentas individuales de los deudores en el libro auxiliar de cuentas por cobrar.
4. El total de la columna de cuentas por cobrar se contabiliza como un crédito en la cuenta de cuentas por cobrar del libro mayor.
5. Cada importe de la columna de cuentas diversas se contabiliza como un crédito en la cuenta correspondiente del libro mayor. El total de las cuentas diversas no se contabiliza.
6. No se contabiliza ninguno de los importes individuales de las columnas de caja y ventas.

Al igual que los demás diarios, el diario de ingresos de caja se contabiliza en dos etapas. Cualquier entrada en la columna de cuentas por cobrar debe contabilizarse diariamente en el libro auxiliar de cuentas por cobrar. Esto garantiza que las cuentas individuales de los clientes estén actualizadas y reflejen con exactitud el saldo adeudado en esa fecha. A medida que se contabilizan estas cuentas, el número de cuenta se introduce en la columna de referencia de la contabilización. En el libro auxiliar, la referencia de contabilización es CR-8, lo que indica que las entradas proceden de la página 8 del libro de ingresos de efectivo.

Al final del mes, se totalizan las diferentes columnas del libro de ingresos de efectivo. Los totales de todas las columnas de importes que no sean la de Otras cuentas se contabilizan en las cuentas del libro mayor correspondientes. Nuevamente, en las cuentas del libro mayor se hace la referencia de contabilización CR-8 para indicar que estos asientos provienen de la página 8 del libro de ingresos en efectivo.

Los importes de la columna Otras cuentas deben contabilizarse con precisión. Aunque estos importes suelen contabilizarse a final de mes, podrían contabilizarse con mayor frecuencia. A medida que se contabilizan, los números de cuenta se colocan en la columna de referencia de la contabilización. Bajo el total de esta columna se coloca un cheque, ya que este total se contabiliza en neto. Las contabilizaciones se muestran en el ejemplo anterior para las cuentas del libro mayor Efectivo, Cuentas por cobrar y Valores negociables, y dos cuentas seleccionadas del libro auxiliar por cobrar, Perry Alexander y Thomas Hunter.