A las corporaciones sin ánimo de lucro se les permite el estatus de exención de impuestos si lo aprueban el IRS y la autoridad tributaria estatal pertinente, pero para conseguir ese estatus deben renunciar a muchas de las prerrogativas de las corporaciones con ánimo de lucro.
Lo más importante es que los activos son «propiedad» del Estado, es decir, del público, y NO de los fundadores o miembros de la Fundación y, aunque uno puede controlar el uso de los activos siempre que se ajuste al propósito apropiado de la Fundación, si uno cierra sus puertas, los activos vuelven al control total del Estado. Consulte el artículo sobre los fundamentos de la creación de su propia fundación en la página de artículos de nuestro sitio web para obtener más detalles.
Usted también está sujeto al escrutinio del Estado y del público para asegurarse de que está calificado para permanecer exento de impuestos y que está sirviendo al propósito descrito en sus solicitudes de organización. Uno debe asumir que los miembros del público pueden tener acceso a muchos (pero NO a todos) de los documentos de uno si uno desea ser una organización sin ánimo de lucro con los beneficios fiscales concedidos por el gobierno.
Este artículo discutirá qué documentos el público puede examinar y cuáles pueden ser mantenidos confidenciales por la Fundación.
SECCIÓN 61204 (D) DEL CÓDIGO DE INGRESOS INTERNOS
El gobierno federal ha detallado en el estatuto anterior el derecho del público a obtener acceso a los documentos de la Fundación, incluyendo la indicación en el estatuto de lo que no se requiere entregar, y la mayoría de los estados siguen el ejemplo federal en este asunto.
Si usted presentó su primera declaración en o después del 13 de marzo de 2000, se aplican las siguientes reglas:
1. Declaración anual. Sin cargo alguno y previa solicitud, la Fundación debe poner a disposición del público una copia de sus declaraciones informativas anuales originales y modificadas. Transcurridos tres años desde la presentación de la declaración, ya no será necesario ponerla a disposición.
2. Solicitud de exención. Además, la entidad debe poner a disposición sin coste alguno su solicitud de exención fiscal, incluyendo toda la documentación de apoyo presentada al IRS, pero NO incluyendo «los materiales requeridos para ser retenidos de la inspección pública, que se define como » Los secretos comerciales, patentes, procesos, estilos de trabajo o aparatos para los que se solicitó y concedió la retención», así como cualquier «material de defensa nacional.» Además,
– La organización exenta tampoco necesita revelar los documentos relacionados con las resoluciones desfavorables o las cartas de determinación emitidas en respuesta a las solicitudes de exención fiscal, o
– Las cartas de resolución o determinación que revocan o modifican una carta de determinación favorable, o
– Los memorandos de asesoramiento técnico relacionados con una solicitud de exención fiscal desaprobada o la revocación o modificación de una carta de determinación favorable, o
– Cualquier carta o documento presentado o emitido por el IRS relativo a si una transacción propuesta o realizada es una transacción prohibida en virtud de la sección 503, o
– Comunicaciones generales entre el IRS y la entidad que puedan estar relacionadas con su condición de exención fiscal como organización pero que no estén relacionadas con la «solicitud de exención fiscal de la organización.»
Claramente la intención del estatuto anterior es dar acceso al público a la documentación relacionada directamente con la aplicación exitosa, pero no necesariamente permitir que el público vague a través de los esfuerzos de la entidad para lograr o mantener el estatus o para obtener acceso a los secretos comerciales y similares. El público debe saber por qué se ha conseguido el estatus de exento; pero no los detalles de cómo se ha conseguido o los activos de propiedad de la entidad.
Las normas deben ser revisadas por cualquier entidad que reciba repentinamente una solicitud de este tipo para asegurarse de que la negativa o el acuerdo se ajustan a la ley más reciente.
ASPECTOS PRÁCTICOS DE LA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
Los documentos que deben examinarse deben ponerse a disposición del público en la oficina principal habitual de las organizaciones durante el horario de trabajo. La entidad puede contar con la presencia de un empleado durante el examen, pero la parte examinadora debe poder tomar notas y hacer copias sin coste alguno si la parte examinadora lleva su propio equipo de fotocopiado.
Si no hay una oficina habitual, la entidad debe poner los documentos a disposición del público para su copia en un plazo de dos semanas en un «lugar razonable» elegido por la entidad. Alternativamente, la entidad puede copiar y enviar los documentos a la persona que los solicite, sin coste alguno, de nuevo en el plazo de dos semanas.
COPIAS DE LAS DECLARACIONES ANUALES DE INFORMACIÓN Y DE LA SOLICITUD DE EXENCIÓN
Una entidad exenta también debe proporcionar una copia de todas o de cualquier parte o anexo específico de sus tres declaraciones anuales de información y/o solicitudes de exención más recientes a CUALQUIER PERSONA que solicite una copia, ya sea en persona o por escrito, en su oficina principal. Si la solicitud se hace en persona, la copia debe ser proporcionada el mismo día hábil en que se hace la solicitud, a menos que haya circunstancias inusuales. Si se hace por correo, la solicitud debe ser atendida en un plazo de treinta días a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
Sin embargo, la solicitud debe cumplir tres criterios:
1. La solicitud debe dirigirse a la oficina principal de las organizaciones exentas
2. Se envía por correo o correo electrónico, fax o un servicio de entrega privado aprobado por el IRS, y
3. Indica la dirección a la que debe enviarse la copia del documento.
Si la organización desea cobrar por el coste de la copia de dichos documentos, puede cobrar una «tarifa razonable» que el IRS define como no más de lo que el IRS cobra por sus propios costes de copia que, en junio de 2001, era de un dólar por la primera página y quince centavos por cada página adicional, más los costes reales de envío. El plazo de treinta días para responder puede empezar a contar a partir del momento en que se reciba el dinero tras la solicitud de la organización.
En caso de que la organización ponga la información «ampliamente disponible», no es necesario que responda a la solicitud. Por «ampliamente disponible» se entiende la publicación en la web o en medios equivalentes de amplia difusión.
PENALIDADES POR NEGARSE A DIVULGAR
El IRS establece sanciones relativamente duras para la entidad que no cumpla con la ley.
Por no permitir la inspección pública de las declaraciones anuales, es de veinte dólares por cada día posterior a la fecha límite en que se mantenga el incumplimiento, con un máximo de diez mil dólares de multa total.
Por no permitir la inspección pública de la solicitud de exención, la sanción es de veinte dólares por cada día que se mantenga el incumplimiento.
La sanción por no permitir deliberadamente la inspección pública de una declaración o solicitud de exención es de cinco mil dólares por cada declaración o solicitud y la misma sanción se aplica también a la omisión deliberada de proporcionar copias.
CONCLUSIÓN
La cuestión clave a la que se enfrentará una organización que reciba una solicitud de este tipo es si alguna de la información contenida en la solicitud de exención o en las declaraciones informativas anuales es un secreto comercial o es tan confidencial que no debe ser revelada. En ese momento, se puede discutir con la parte solicitante para determinar el propósito de la investigación y si se puede acordar voluntariamente una restricción. Si no es así, hay que ponerse en contacto inmediatamente con un asesor jurídico para que el IRS participe en la discusión y se consiga una resolución antes de que se produzca una sanción, ya que, como mínimo, hay que intentar evitar el elevado coste de la disposición sobre «incumplimiento intencionado» mencionada anteriormente.
La mayoría de las personas que solicitan la información desean utilizarla para su propia solicitud o desean confirmar que la fundación está operando de conformidad con sus fines exentos. Tales esfuerzos, aunque consumen tiempo para la fundación, son ciertamente apropiados dado el tratamiento fiscal especial que se otorga a las fundaciones y el cumplimiento de tales peticiones razonables es simplemente un precio más que uno debe pagar por las ventajas de la exención fiscal.