A primera vista, las firmas de correo electrónico pueden no parecer tan importantes, especialmente si las comparas con otras cosas que suceden en tu empresa. Pero si profundizas en ello, descubrirás que las firmas de correo electrónico juegan un papel importante cuando se trata de marketing, marca o de mantener una buena relación con tus clientes. Es más, las cláusulas de exención de responsabilidad que se añaden a estas firmas de correo electrónico también pueden evitarle problemas legales. Tenga en cuenta que incluso el correo electrónico mejor redactado puede no cumplir su función si no se tiene la suficiente confianza en la empresa con la que se está tratando, por lo que ganarse la confianza de un cliente debe ser una prioridad para cada empleado de su empresa. Ciertamente, una firma de correo electrónico de buen aspecto que contenga información útil es un buen intento de causar una buena impresión. Y si combina una firma de buen aspecto con un banner de marketing atractivo, los resultados pueden superar sus expectativas.
Hay algunos requisitos que toda firma debe cumplir. Vamos a analizarlos uno por uno. Estos son:
- Diseño limpio, pero que llame la atención
- Compatibilidad con dispositivos móviles
- Información personal necesaria que no abrume al destinatario
- Soporte para redes sociales
Menos código, más diseño
Problemas de formato
A diferencia de los sitios web, la mayoría de las firmas de correo electrónico no contienen un archivo CSS externo o una sección de estilo en la parte HEAD del documento. Básicamente, el CSS es una capa que describe cómo debe presentarse el código HTML: con qué colores, tamaños/familias de letra y más. Incluso si las firmas de correo electrónico contienen un CSS externo, esto no funcionaría, ya que algunos clientes de correo electrónico ignoran completamente el CSS. La mejor manera de obtener resultados fiables es asegurarse de utilizar el menor número posible de contenedores HTML y poner sus reglas CSS dentro de cada contenedor (utilizando el atributo style). No esperes que los contenedores interiores hereden las reglas de formato de sus patentes – simplemente define estas reglas directamente. Por ejemplo, cuando se trata de tablas, ponga sus reglas de formato de texto dentro del elemento <TD> y ni siquiera piense en insertar la etiqueta <P> dentro. En primer lugar, no es necesario en absoluto (hacer tu firma demasiado compleja sin motivo). En segundo lugar, algunos clientes de correo electrónico (especialmente los clientes de Outlook) pueden «olvidarse» del formato de texto que hayas utilizado en el elemento TD, dejando el contenido sin formato y mostrándolo con los tipos de letra predeterminados (por ejemplo, Times New Roman), por lo que definitivamente no es algo que quieras conseguir. La captura de pantalla siguiente muestra la fuente de la firma cambiada a Times New Roman después de enviar una respuesta.
Cuando componga su firma, tenga en cuenta que incluso las diferentes versiones de Outlook u otros clientes de correo pueden o no soportar algunos atributos CSS/HTML básicos. Aquí hay un buen sitio para averiguar qué atributos se reconocen.
Otra cosa es que debas componer tu firma manualmente o con un editor optimizado para ello – la mayoría de los editores WYSIWYG (especialmente Outlook y Word) añaden código CSS y HTML no oficial que hace que tu firma se muestre perfectamente para ellos, dejándola destrozada para el resto de los clientes de correo. En otras palabras, copiar el contenido de la firma desde Word no es una buena idea – es un buen editor de documentos pero definitivamente no es una herramienta hecha para crear firmas de correo electrónico.
Firmas con al menos dos columnas
Hay dos mejores enfoques para crear tu firma, dependiendo del tipo que hayas elegido. Para diseños más amplios o más avanzados, puedes conseguir los mejores resultados con tablas HTML. Las viejas tablas buenas te permiten obtener un diseño fiable y consistente en literalmente cualquier plataforma. Esto se debe a que no hay muchas formas de interpretarlas, a diferencia de los contenedores <DIV>. En realidad, la mayoría de los clientes de correo electrónico no manejan correctamente la propiedad float para los contenedores HTML, dejando todo el contenido roto. Además, hay que tener en cuenta que todos los clientes de correo electrónico meten el remo en el código HTML (al responder o reenviar los mensajes), dejando el código fuente tan claro como el barro.
Es mejor evitar estas implicaciones desde el principio. Hemos visto varias situaciones en las que los usuarios querían que la primera fila de una tabla constara de dos columnas y la segunda de dos columnas combinadas. En la mayoría de los casos, las celdas no tenían el tamaño deseado. La mejor solución sería crear dos tablas una tras otra, como en la imagen de abajo.
Lo último que queremos mencionar aquí es que no se deben utilizar tablas de más de 600 píxeles de ancho, ya que puede hacer que todo el correo electrónico se aleje en algunos dispositivos (hablaremos de esto más adelante).
Firmas con una sola columna
Otro enfoque se puede utilizar si su firma consta de elementos que aparecen uno debajo de otro. En tal caso, es mejor quedarse con un solo contenedor – en realidad, un párrafo debería ser suficiente. Esto, por supuesto, no significa que no pueda formatear partes específicas de su firma de manera diferente – simplemente utilice las etiquetas <SPAN> para hacerlo. Y si quieres romper la línea, utiliza siempre la etiqueta <BR> en lugar de crear un nuevo párrafo. Para ello, basta con pulsar Shift+Enter en la mayoría de los editores WYSIWYG (incluidos los utilizados en los productos CodeTwo). Usando una sintaxis HTML tan básica, puedes conseguir la mejor apariencia de tu firma de correo electrónico, también en dispositivos móviles, de forma totalmente inmediata y sin tener que andar con consultas de medios. Sin embargo, si necesita utilizar más de un párrafo, recuerde definir claramente los márgenes y los rellenos de sus párrafos. De lo contrario, puedes encontrarte con espacios no deseados (reducidos/alargados) entre ellos. Por último, el único problema puede aparecer si inserta una imagen bastante ancha (pero no se preocupe, lo hemos cubierto más adelante en este artículo).
Soporte para dispositivos móviles
Aprovechemos el soporte para dispositivos móviles. La era de los correos electrónicos que sólo se leen en los ordenadores de sobremesa ya ha terminado. Más de la mitad de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles: teléfonos y tabletas. La mayoría de las firmas de correo electrónico no están optimizadas para las plataformas móviles y, de hecho, pueden causar problemas con la representación de un correo electrónico completo. La clave para entender este problema es saber que los fabricantes de dispositivos móviles son perfectamente conscientes de este tipo de problemas, pero sus soluciones a estos problemas son todas diferentes. El mismo mensaje y la misma firma pueden mostrarse de forma diferente según el sistema operativo del móvil. Sin embargo, todas estas soluciones se utilizan sólo en el caso de que el contenido de tu correo electrónico no pueda mostrarse normalmente debido a algunas limitaciones. Por ejemplo, si tu firma es más ancha que el ancho de tu pantalla, tu teléfono móvil puede ocultar alguna parte de la firma o alejar un mensaje entero para mostrarlo en todo su ancho. Pero el verdadero remedio es diseñar una firma de tal manera que el cliente de correo electrónico no necesite utilizar estas soluciones adicionales para mostrar el mensaje correctamente.
Para conseguirlo, debes mantener tu firma lo más estrecha posible, sin utilizar dimensiones fijas a menos que sean realmente necesarias. Además, considera qué es mejor: envolver las palabras y mantener un buen tamaño de fuente (comportamiento por defecto) o evitar el envoltorio y permitir que el mensaje se aleje (puedes añadir la propiedad CSS white-space: nowrap).
Cuando se trata de añadir un banner o una imagen amplia, puedes notar que esta imagen también puede alejar el mensaje, al igual que una tabla amplia. Por lo tanto, considere el uso de la propiedad CSS max-width: 100% para escalar esta imagen automáticamente – su cliente de correo electrónico móvil lo mantendrá tan ancho como su pantalla es.
Además, algunos clientes de correo electrónico no permiten mostrar el texto más pequeño que el tamaño deseado. Se puede obviar (como en este artículo para dispositivos iOS) pero antes de intentarlo, asegúrate de que realmente lo necesitas. Otro error común es que el texto de la firma (especialmente donde se coloca el descargo de responsabilidad) aparece superpuesto. Esto se debe a una propiedad de altura de línea mal utilizada: los mismos valores que se ajustan perfectamente en su máquina de escritorio simplemente no se ajustan para los dispositivos móviles. En realidad, en este caso particular, parece que lo mejor es enemigo de lo bueno y nuestra recomendación es evitar el uso de esa propiedad ya que la configuración por defecto simplemente hace su trabajo perfectamente.
Sin embargo, los problemas mencionados anteriormente son aplicables a los mensajes de tipo HTML solamente, mientras que la mayoría de los dispositivos móviles están utilizando el formato de texto sin formato en su lugar (por lo que los correos electrónicos se estampan sólo con texto sin formato). Para algunos de estos dispositivos, no hay opción de convertir el mensaje a HTML. Afortunadamente, algunas soluciones de terceros (como CodeTwo Email Signatures for Office 365 o CodeTwo Exchange Rules Pro) vienen con esta función incorporada para que pueda aprovechar todas las ventajas de las firmas HTML aunque el correo electrónico se haya enviado en Texto Plano.
Una información bien servida sabe mejor
Es obvio que el contenido que incluya en la firma debe ser adecuado: su destinatario no debe tener la impresión de que falta alguna información sobre su empresa. Por otro lado, la firma no puede ser abrumadora. A fin de cuentas, el mensaje real de su correo electrónico es mucho más importante que la propia firma.
Considerando eso, podemos asumir que cada firma debe ser personalizada por cada usuario pero, al mismo tiempo, debe mantener un diseño común, para que el destinatario sepa que los correos electrónicos provienen de la misma empresa. Tienes un par de formas de entregar las firmas a cada persona. La más sencilla y segura es utilizar soluciones que permitan una gestión centralizada del correo electrónico (como CodeTwo Email Signatures for Office 365 o CodeTwo Exchange Rules Pro), en las que puedes utilizar la información obtenida del tenant de Office 365 o de tu Active Directory local. Si no tienes un entorno de este tipo, puede ser un verdadero cuello de botella, ya que no hay una fuente de la que puedas obtener los datos de los usuarios, y las firmas a través de objetos de Política de Grupo no funcionan en algunas plataformas. Así que puede ser un gran dolor de cabeza.
Además de eso, hay que tener en cuenta que algunos datos personales pueden no estar rellenados para algunos usuarios. Por ejemplo, una persona que trabaja a distancia puede no disponer de su número directo. En lugar de crear docenas de firmas con/sin algunos de los atributos del Directorio Activo, puede utilizar las etiquetas RT disponibles en el software CodeTwo que ocultan algunas partes de su firma si los datos faltan en AD / Office 365.
Además, para hacer el diseño más atractivo, utilice diferentes tamaños y familias de fuentes, así como diferentes colores. Sin embargo, no puede utilizar fuentes que no estén instaladas por defecto: puede aparecer una alternativa fea en su lugar. Y ni siquiera intente utilizar familias de fuentes ridículas como la Comic Sans o colores chillones. De lo contrario, sus clientes huirán y contarán a sus socios comerciales que su empresa tiene las peores firmas en la web. A continuación se muestra un ejemplo de una firma de correo electrónico bien diseñada.
Por último, pero no por ello menos importante, utilice únicamente formatos de imagen comunes como JPEG o PNG y redimensiónelos al tamaño deseado antes de colocarlos en su firma o redúzcalos utilizando tanto HTML como CSS.
Hoy en día, las plataformas de redes sociales son uno de los mejores lugares para mejorar su imagen en la web. Así que, ¿por qué no hacer saber a tus clientes que tienes perfiles oficiales creados allí? Una buena solución sería poner un pequeño icono con el logotipo de la plataforma de medios sociales deseada que enlace directamente con su perfil. Por supuesto, puedes insertar todos los enlaces de redes sociales que quieras en tu firma de correo electrónico. Algunos editores disponibles en las herramientas de gestión centralizada del correo electrónico pueden hacer que este proceso sea mucho más fácil que combinar manualmente los enlaces con los iconos. Además, también permiten utilizar los datos de los usuarios (por ejemplo, los almacenados en el Directorio Activo) para crear los enlaces necesarios. Por lo tanto, no sólo puede añadir un enlace al perfil común de su empresa, sino también a las cuentas de los usuarios por separado en las plataformas sociales elegidas.
Sin embargo, cuando esté hipervinculando sus iconos a las plataformas de medios sociales, asegúrese de que está utilizando el formato PNG o JPG de la imagen y que ha aplicado el atributo border=0 a la propia imagen. De lo contrario, es posible que aparezca un borde azul no deseado alrededor de toda la imagen.
Además, es una buena idea añadir a su firma un banner en el que se pueda hacer clic y que enlace con su evento o actividad y que luego pueda ser compartido entre sus clientes. De esta manera puedes promocionar las campañas de marketing co importantes de tu empresa casi sin esfuerzo.
En resumen, ahora debes saber cómo diseñar una buena firma de correo electrónico y hacer que se vea consistente incluso en plataformas móviles, sin necesidad de leer un texto enormemente pequeño por el zoom del mensaje, lo que puede ser un verdadero dolor. La clave es mantener el diseño tan simple como sea posible y utilizar los buenos métodos antiguos en lugar de juguetear con código CSS avanzado que puede ser simplemente ignorado por los clientes de correo electrónico. Hay básicamente dos tipos de firmas que son las mejores para ser utilizadas: la horizontal, colocada en una tabla HTML, que aún no es demasiado amplia, y la vertical, que muestra los detalles uno debajo de otro.
Cuando se trata de añadir firmas a los correos electrónicos enviados a sus clientes, el uso de las soluciones de firmas de correo electrónico centralizadas es la mejor manera de hacerlo. Y es que estas soluciones, aprovechando la información personal almacenada en Active Directory u Office 365, permiten crear firmas individuales para cada uno de tus usuarios, o incluso insertar enlaces personalizados a redes sociales. Otra cosa importante a destacar es que estas soluciones se pueden utilizar para crear fácilmente banners que informen a sus destinatarios sobre eventos importantes de la empresa.
No dude en probar CodeTwo Email Signatures for Office 365 y CodeTwo Exchange Rules Pro de forma gratuita y haga un buen uso de sus editores WYSIWYG para crear una firma de correo electrónico consistente y de buen aspecto.