Selon le manuel des procédures d’achat du MCCCD:
A. Un « achat non autorisé » est un accord, un engagement ou une commande de biens ou de services, ou une modification d’un contrat existant par toute personne qui n’a pas de délégation écrite expresse du pouvoir d’achat pour engager le MCCCD. Cela inclut les modifications apportées à des contrats existants par des personnes qui n’ont pas de délégation de pouvoir d’achat. Les achats non autorisés n’engagent pas le MCCCD et il peut être conseillé au vendeur de demander le paiement à l’employé.
B. Les achats non autorisés comprennent :
- Passer une commande sans un bon de commande approuvé.
- Passer une commande avant ou après avoir soumis la demande en supposant qu’un bon de commande a été ou sera approuvé.
- Dépasser le montant autorisé d’un bon de commande global.
- Coercition d’un fournisseur pour initier une commande sur la promesse qu’un PO est à venir.
- Utilisation de fonds personnels pour effectuer un achat de biens ou de services qui nécessiterait normalement l’implication des achats pour assurer la concurrence, approuver une source unique ou autrement se conformer à la politique et à la procédure du MCCCD avec l’intention de demander un remboursement personnel.
Manuel des procédures d’achat du MCCCD
Approbation d’un achat non autorisé :
- La division/le réquisitionnaire remplit le formulaire d’achat non autorisé et joint le devis/facture
- La division/le réquisitionnaire achemine le formulaire d’achat non autorisé pour signatures – Superviseur, Vice-président et directeur financier
- La division/le réquisitionnaire numérise le formulaire d’achat non autorisé approuvé
- La division/le réquisitionnaire crée une demande d’achat FMS pour l’achat non autorisé et joint le formulaire d’achat non autorisé approuvé et la facture/le devis
- Les services financiers examineront et détermineront si une formation supplémentaire sur les achats est nécessaire
- Les services financiers créeront un bon de commande pour payer l’achat non autorisé
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