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S’éloigner de votre travail quotidien et passer du temps ensemble avec votre équipe est un excellent moyen d’inculquer l’esprit d’équipe. Et de réaligner les employés avec les objectifs et la vision de l’organisation. Surtout si une partie de votre équipe travaille à distance. Vous remarquerez que certaines entreprises prévoient de tenir un séminaire d’une journée, tandis que d’autres réservent un week-end entier. Nous avons récemment organisé un offsite. Nous voulions donc partager les apprentissages tirés de notre propre expérience pendant le offsite ainsi que le processus de planification qui l’a précédé.

Mais d’abord, commençons par la seule équipe qui nous a inspiré un offsite d’équipe – Buffer.

Buffer a perfectionné l’art de planifier des retraites d’équipe. Ils croient que le travail hors site aide l’équipe à travailler plus intelligemment. Et c’est pourquoi ils en planifient une tous les 5 mois.

Pour chaque retraite, Buffer a trouvé une nouvelle façon de travailler, de mettre en place des sessions, de construire un projet d’entreprise et même d’avoir des réunions quotidiennes de stand-up.

« Nous faisons des retraites pour que tout le monde ait la chance de découvrir de nouvelles cultures et de devenir plus ouvert d’esprit. »
Buffer

Bien qu’une équipe hors site soit censée être relaxante, il est crucial de faire un peu de planification pour qu’elle ne devienne pas hors de contrôle, trop spontanée et détraquée. Différentes personnes, différentes mentalités – vous savez comment cela peut se passer !

Donc, de la mise en place d’un statut hors bureau à l’établissement d’un ordre du jour, en passant par la planification de quelques activités d’équipe ensemble, il est important de donner une certaine direction à votre team offsite.

En revenant d’un et après avoir demandé à tant d’autres entreprises qui l’ont fait avant, voici les dix conseils que nous avons gardé à l’esprit et essayé de s’y tenir, pour planifier notre équipe hors site.

Donc sans plus tarder, voici comment gérer une équipe de produits hors site!

Top 10 conseils pour gérer une bonne équipe hors site

1. Définissez l’ordre du jour et les attentes avant même de commencer

Alors que certains offsites d’équipe servent uniquement à se détendre et à créer des liens entre eux, certaines organisations planifient une retraite hybride. Elles programment quelques jours pour travailler et définir ensemble leur feuille de route de croissance, et prévoient suffisamment de jours pour faire du tourisme et des sports d’aventure.

Maintenant, alors que vous pourriez avoir une chose en tête, il y a de fortes chances que certains membres de votre équipe aient des attentes complètement différentes. Donc, avant de commencer à planifier le site offsite de l’équipe, commencez par établir un ordre du jour et ce que votre équipe peut en attendre.

Une fois que vous avez établi l’ordre du jour, faites savoir à l’équipe ce que vous pensez faire pendant le site offsite de l’équipe. Cela ne fera pas que les préparer à toutes les activités que vous avez prévues pour eux, mais leur donnera également une chance de suggérer des changements pour l’améliorer.

Par exemple, faites savoir à votre équipe qu’une journée sera consacrée à l’idéation. Cela leur donnerait suffisamment de temps pour réfléchir à ce qu’ils aimeraient apporter.

De même, si vous avez prévu des sports d’aventure, les employés qui en sont dégoûtés peuvent faire part de leurs inquiétudes et vous en informer à l’avance. De cette façon, vous ne finirez pas par dépenser des ressources pour essayer de les faire participer ou avoir des déceptions de dernière minute qui vous attendent.

Après tout, vous devez respecter la zone de confort de chacun tout en étant capable de les faire participer à des choses que l’équipe fait ensemble.

2. Établissez un budget et respectez-le

Votre organisation est tenue d’engager certaines dépenses pendant le hors-site de l’équipe. Avant de commencer à planifier vos activités, il est crucial de vous assurer que vous avez prévu un budget pour la retraite d’équipe. Il est important que vous ne finissiez pas par épuiser toutes vos ressources juste pour avoir quelques jours de plaisir avec l’équipe.

L’établissement d’un budget vous permet de planifier le site hors équipe plus efficacement. Il vous donne un chiffre approximatif sur le type d’hébergement que vous pouvez choisir, les activités que vous pouvez planifier, la façon dont vous voyagez et ce que vous pouvez ou non inclure dans les dépenses de l’entreprise pour l’équipe.

Disons que vous êtes une équipe de dix personnes. Dans ce cas, choisir un Airbnb pourrait être un meilleur rapport qualité-prix que de réserver des chambres d’hôtel. De plus, les espaces communs d’un Airbnb donneront à l’équipe plus de flexibilité pour s’asseoir ensemble et s’amuser.

3. Établissez un programme pour chaque jour

Bien que vous n’ayez pas besoin de planifier chaque minute de la journée, mettez de côté quelques activités pour tout le monde chaque jour. Vous ne voulez pas que les gens se réveillent le premier jour de la retraite et se démènent pour mettre en place un programme pour la journée. Vous finirez juste par sortir pour manger et ne pas vraiment faire autre chose que manger – imaginez gaspiller une journée entière lorsque vous voyagez à l’international.

Personne ne vous demande de faire une routine militaire. Il n’y a pas de mal à faire savoir à votre équipe que tout le monde doit sortir pour le petit-déjeuner à une certaine heure afin de pouvoir profiter également d’autres activités au cours de la journée. Croyez-nous, ils ne feront que vous en remercier plus tard lorsqu’ils reviendront avec tant de choses faites !

De plus, cela vous permet d’éviter les suppléments de dernière minute. Lorsque vous voyagez, les organisateurs de voyages ont tendance à surtaxer quand ils voient que vous n’avez pas d’autre option. Mais lorsque vous planifiez les choses à l’avance, vous avez déjà un forfait en main et vous ne finissez pas par payer « en plus » pour quelque chose qui pourrait venir moins cher. Vous pourriez utiliser tout cet argent économisé pour une autre activité d’ailleurs.

Par exemple, vous prévoyez un trek en équipe à destination. Pour cela, vous devez acheter un forfait auprès d’un organisateur de voyages local. Le forfait comprend la nourriture et les vêtements dont vous aurez besoin pendant le trek. Si vous oubliez de planifier et de réserver ce forfait, il y a de fortes chances que les places pour les équipes de trek soient complètes le jour où vous avez décidé de partir. Il y a également une chance que le planificateur vous demande de dépenser quelques dollars supplémentaires pour vous  » caser « .

Le choix vous appartient !

Voici un modèle que vous pouvez utiliser :

Pro-tip : Si vous prévoyez de faire du travail pendant l’équipe offsite, programmez toutes les sorties pendant la journée. En profitant au maximum de la journée, vous pourrez réserver les soirées pour le travail et le dîner d’équipe. Ou tout simplement pour vous détendre et préparer le lendemain.

4. Suivez une check-list d’absence du bureau pour vous préparer à l’avance

Une fois que vous avez finalisé les dates de votre workcation, n’oubliez pas de mettre en place votre statut d’absence du bureau pour les jours où vous serez absent. Cela signifie, entre autres, mettre en place une réponse automatique par courriel, bloquer votre calendrier et terminer tout travail en suspens. Rappelez aux membres de votre équipe de faire de même.

Pour certains de vos employés, cela peut également signifier de reporter ou de différer des réunions. Pour d’autres, cela peut nécessiter de programmer à l’avance leurs articles de blog et leurs mises à jour sur les médias sociaux.

L’idée est de pouvoir continuer à faire ce qui nécessite un effort continu, sans que certains membres de l’équipe aient à s’asseoir pendant des heures pendant le hors-site. Nous appelons cela mieux planifier le travail afin que personne ne revienne à une quantité écrasante de travail en attente.

Vous n’êtes pas sûr d’avoir tout coché sur votre liste avant la retraite d’équipe ? Cette liste de contrôle hors bureau vous permettra de vous assurer que votre liste de tâches est vide et que tout est bien planifié bien à l’avance.

5. Planifiez des activités amusantes et en plein air pour resserrer les liens entre les membres de l’équipe

Nous n’avons pas besoin de citer une étude pour prouver que les activités amusantes et en plein air peuvent être un excellent moyen de resserrer les liens. Vous pouvez planifier des sports d’aventure comme le rafting en eaux vives ou des randonnées en groupe ou même des activités de plein air légères comme le camping comme moyen pour l’équipe de se souder. Cela renforce la camaraderie. Buffer, par exemple, a pris des leçons de surf lorsqu’ils sont allés à leur retraite d’équipe à Sydney.

Mais tout le monde dans l’équipe ne sera pas un passionné de surf. Alors, comment décider vraiment de ce que vous devez planifier sur le site hors équipe ?

Pour mieux planifier les activités de plein air, créez une liste des attractions de la destination où vous vous trouvez. Avec une ligne expliquant ce qui est unique à propos de chacune de ces attractions, mettez en place un sondage rapide. Des applications comme Simple Poll permettent d’ajouter très facilement un sondage rapide à votre canal Slack. Même la plus petite des décisions peut être prise facilement avec un sondage rapide. Pas de va-et-vient du tout !

Si votre équipe travaille habituellement à distance, vous voudrez qu’elle se mêle bien. Procurez-vous l’un des nombreux jeux conçus pour briser la glace afin que les membres de votre équipe soient plus à l’aise les uns avec les autres. N’oubliez pas d’en faire une partie naturelle de votre journée planifiée.

6. Revisitez les objectifs plus larges de l’entreprise

Une retraite d’équipe est un endroit idéal pour ouvrir une conversation sur la situation globale de l’organisation. Vous pouvez utiliser cette workcation pour rétablir la mission et la vision vers lesquelles l’équipe travaille. Cette conversation est importante pour refaire le point sur ce vers quoi chacun travaille et s’assurer que tout le monde partage la même vision de l’organisation.

C’est également un excellent moment pour parler des objectifs individuels de votre équipe. Comprendre leurs objectifs vous aidera à identifier le comment et le pourquoi derrière le fonctionnement quotidien de votre équipe. Cela vous aidera également à permettre à votre équipe de faire un meilleur travail. Lorsque vous comprenez ce dont ils ont besoin et ce qu’ils attendent, ainsi que leurs blocages actuels, vous pouvez mieux travailler ensemble.

Lorsque vous vous alignez sur les objectifs individuels de votre équipe, vous vous assurez que vos employés sont alignés sur les objectifs plus larges de l’entreprise.

De bonnes réunions d’équipe hors site peuvent faire beaucoup!

7. Réservez du temps pour le feedback (et les critiques positives)

Le feedback est une partie importante de toute organisation. Embrasser le feedback au sein de votre organisation peut aider les employés individuels à se développer, appliquer un environnement honnête au sein de l’équipe et rendre votre culture d’équipe plus forte.

Vous pouvez même réserver deux heures pendant votre retraite d’équipe pour un atelier de feedback. Il peut s’agir soit d’une séance de feedback collaboratif entre pairs, soit d’une conversation en tête-à-tête. Renseignez-vous sur la culture du feedback dans différentes équipes pour choisir un modèle qui fonctionne pour vous.

Votre retraite d’équipe peut également être un moment pour parler des défis et des problèmes. Il peut s’agir d’un barrage routier au sein d’un projet ou même d’un défi de communication avec un collègue de l’équipe.

En abordant les questions auxquelles votre équipe est confrontée pendant la retraite, vous pouvez résoudre les problèmes plus rapidement lorsque vous êtes de retour. Utilisez efficacement vos réunions d’équipe hors site !

8. Encouragez les conversations en tête-à-tête entre les membres

Les membres de votre équipe sont-ils tous à l’aise les uns avec les autres ? Si ce n’est pas le cas, cette retraite d’équipe est le moment idéal pour s’assurer que tout le monde s’est parlé. Organisez des jeux de team-building comme le hard talk et le speed dating pour encourager les conversations en tête-à-tête.

S’ils ne sont pas forcément les meilleurs amis du monde, une bonne relation de travail entre chaque membre de l’équipe est vitale. Tant pour les collaborations futures que pour maintenir une culture d’équipe positive.

Les conversations en tête-à-tête sont particulièrement importantes pour les équipes à distance, car l’équipe hors site est le seul moment de face-à-face qu’ils ont pour tisser des liens. En y réfléchissant bien, ce n’est pas si difficile à permettre. Vous vivez tous ensemble pendant quelques jours, il suffit d’une personne pour engager la conversation !

9. Gardez quelques heures purement pour l’idéation de nouveaux projets

De la suggestion de fonctionnalités pour le projet à la venue de projets de growth hack. Assurez-vous que le tableau d’idées de votre entreprise sera rempli de suggestions de tous. Vous pouvez réserver du temps pendant le congé d’équipe pour reprendre le tableau d’idées et mettre en œuvre, parquer ou écarter ces idées.

Mais assurez-vous d’encourager chaque membre de l’équipe à faire des suggestions et à discuter des idées sur lesquelles ils veulent travailler. Que ce soit en équipe ou individuellement, pour ajouter de la valeur à l’entreprise.

En ouvrant la voie aux suggestions, vous verrez plus d’appropriation parmi les membres de votre équipe. Et même trouver des idées qui auront un impact positif sur la feuille de route de croissance de votre organisation. Comme on dit, le fait d’obtenir une nouvelle perspective de quelqu’un peut vous aider à voir de nouvelles opportunités. Celles qui sont passées inaperçues jusqu’à présent !

10. Envoyez un courriel sur les résultats de la retraite

Une fois que vous êtes de retour de l’équipe hors site, envoyez un courriel ‘Post Team Offsite’, soulignant les décisions basées sur le travail. Et si de nouveaux projets ont été introduits. Un tel courriel peut aider les membres de l’équipe à obtenir rapidement un aperçu des nouveaux projets dans lesquels ils vont s’engager. Tout cela sans avoir à consulter leurs notes ou à se creuser la tête pour se souvenir de ce qui a été discuté.

Mais surtout, n’oubliez pas de partager la seule chose que les membres de votre équipe attendent avec impatience. Des photos du voyage, bien sûr !

Les souvenirs et les aperçus des bons moments qu’ils ont passés ensemble sont un excellent moyen de faciliter leur retour au travail. Vous ne voulez pas qu’ils reviennent avec le blues des vacances ; vous voulez qu’ils reviennent rajeunis et motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes.

Une équipe hors site peut être un peu longue à planifier. Mais y aller sans préparation n’entraînera que des déceptions de temps en temps, démotivant votre équipe. C’est exactement le contraire de ce que vous voulez !

Préparez donc les choses à l’avance pour votre team offsite. Utilisez-le comme une opportunité pour renforcer le lien de votre équipe. Rendez vos employés plus proactifs dans le cadre des rôles qu’ils jouent au sein de l’organisation.

Planifiez bientôt un hors-site d’équipe ? Nous espérons que ces conseils vous équipent pour planifier un moment réussi, productif et amusant avec votre équipe !

Vous connaissez une petite astuce qui a fait de votre précédent team offsite un succès ? N’oubliez pas de la partager avec nous, car nous voulons que notre prochain soit encore meilleur.