Parlons des appels téléphoniques ! Oui, même avec les DM, PM et IM, il faut parfois parler aux gens au téléphone. Les appels téléphoniques sont difficiles. Ils ne sont pas scriptés, parfois inattendus, et peuvent être difficiles à terminer.
« Rappelle-moi si tu as besoin de quelque chose, bye. »
« Ok, passe une bonne journée. »
« Oh, toi aussi. »
« Merci. Je vous appellerai si j’ai besoin de quelque chose. Bye. »
« Oui, merci d’avoir appelé. »
Ouf, je peux raccrocher maintenant ? »
De plus, quand vous parlez à quelqu’un au téléphone, vous travaillez sans votre boîte à outils de conversation complète. Vous n’avez pas d’éléments visuels. Dans une correspondance textuelle, vous n’avez pas non plus de repères visuels. Mais au moins, lorsque vous envoyez un message écrit, vous avez la possibilité de relire vos mots avant d’appuyer sur le bouton d’envoi. Un appel téléphonique offre la même immédiateté qu’une conversation en personne, sans la possibilité d’évaluer la réaction de la personne et de pivoter. Pas étonnant que tant de gens redoutent les appels à froid.
Cet article ne porte pas sur les appels à froid, cependant. Il porte sur n’importe quel appel. Je vais partager des techniques que vous pouvez utiliser pour améliorer vos conversations vocales uniquement. Alors, allons-y. Que pouvez-vous faire pour que vos conversations téléphoniques se passent bien ?
Commençons par les bases. « Bonjour, qui dis ? » n’est pas un message d’accueil téléphonique approprié. Peut-être que si vous avez l’identification de l’appelant et que vous êtes absolument sûr de savoir qui est à l’autre bout de la ligne, vous pouvez répondre à l’appel avec une blague. Mais vous devriez prendre l’habitude de prononcer clairement un message d’accueil et votre nom lorsque vous répondez au téléphone. Votre interlocuteur doit être assuré tout de suite qu’il a atteint la personne qu’il essayait d’appeler.
Aussi, avant de répondre au téléphone, videz votre bouche. Je sais, ça ressemble à quelque chose que votre mère vous dirait ! Mais les mères savent des choses. Videz votre bouche pour pouvoir parler clairement et ne pas dégoûter votre interlocuteur. Oui, je suis aussi coupable. Il fut un temps où je mangeais des chips et allais au téléphone (je veux dire, j’avais faim !) N’oubliez pas de parler clairement et de ne pas précipiter vos mots.
Essayez de réduire ou d’éliminer tout bruit de fond distrayant ou dérangeant avant de prendre un appel. Vous n’avez peut-être pas l’intention de transmettre un manque d’intérêt pour la personne qui vous a contacté, mais elle risque de se sentir lésée si elle peut entendre beaucoup d’activité autour de vous.
Vous pouvez aussi mettre votre main en coupe au-dessus du téléphone pour parler afin de réduire le bruit de fond.
Cette dernière observation m’amène en fait à mon prochain point. Cela vous dérange-t-il lorsque vous recevez un appel d’un télévendeur et que vous pouvez entendre des dizaines d’autres personnes parler en arrière-plan ?
Ouais. Moi aussi.
Lorsque vous appelez quelqu’un en utilisant un casque ou un haut-parleur, le bruit de fond peut devenir un problème. Les sons étrangers sont distrayants et peuvent entraîner des malentendus.
Parlant de haut-parleur – vous savez probablement déjà que la bonne étiquette exige que vous demandiez avant de transmettre la voix de quelqu’un par haut-parleur. Mais même si la personne dit « oui », vous pourriez vouloir considérer si l’utilisation d’un haut-parleur est optimale ou non.
Bien que votre partenaire téléphonique puisse poliment accepter votre demande, cela ne signifie pas qu’il aime l’idée de voir ses mots diffusés dans tout votre bureau. En cas de doute, décrochez simplement le combiné.
Enfin, évitez le multitâche lorsque vous avez une conversation téléphonique. On dit qu’on peut entendre un sourire au téléphone et c’est vrai. Vous pouvez également entendre quand quelqu’un ne vous accorde pas toute son attention – même sans preuve visuelle. Des papiers qui traînent, des clics de souris, des instructions chuchotées à un collègue vous trahiront tous.
Si vous voulez tirer le maximum de la conversation que vous avez, alors accordez-lui toute votre attention.
Avoir la fin
Qu’en est-il de la fin de l’appel ? La vérité, c’est que beaucoup de gens luttent avec cette question. J’ai fait quelques recherches sur le sujet et j’ai même trouvé quelqu’un sur Quora qui avait demandé des conseils à ce sujet ! J’ai trouvé la suggestion que la meilleure pratique pour mettre fin à un appel une fois pour toutes est de combiner les mots et le ton pour transmettre la finalité.
Pour vous assurer que l’appel est vraiment terminé, utilisez ces étapes :
- Résumez le contenu de l’appel.
- Demandez s’il y a des sujets ou des questions à aborder.
- Fixez une heure pour un appel de suivi ou une réunion.
- Donnez à l’autre personne une chance de répondre et de dire au revoir. et
- Dire au revoir et raccrocher.
Cela semble si simple, n’est-ce pas ? La clé est de couvrir tous ces détails persistants qui peuvent faire durer un appel avant de dire au revoir. Essayez-le lors de votre prochain appel et dites-moi comment ça marche !
En attendant, si vous souhaitez apprendre d’autres conseils sur la communication efficace, jetez un coup d’œil à mon site Web. J’ai rassemblé des ressources provenant de nombreuses personnes différentes et nous aimons tous vous aider à améliorer votre jeu de communication. Ou, vous pouvez m’appeler. « Kit Pang, qui dis ? »
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Kit Pang est un expert en communication, conférencier TEDx, Inbound et Keynote, et le fondateur de BostonSpeaks. Il a pour mission d’aider les individus à devenir des orateurs et des communicateurs exceptionnels. Les séminaires et les conférences de Kit ont été crédités comme étant super amusants, engageants, stimulants et perspicaces. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
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