By Leave a Comment on Configuration du temps libre de remplacement

Lorsque les employés font des heures supplémentaires, votre organisation peut choisir de les compenser avec du temps libre au lieu de leur payer des heures supplémentaires. Vous pouvez configurer Replicon pour convertir automatiquement les heures supplémentaires en repos compensateur, ou pour permettre aux utilisateurs de choisir les heures à convertir.

Vous devez utiliser les feuilles de temps configurables, les règles de rémunération et les nouveaux repos compensateurs pour configurer le repos compensateur. Si vous ne les utilisez pas, vous pouvez tout de même permettre aux utilisateurs de mettre en banque des heures supplémentaires. Reportez-vous à la section Configuration de la mise en banque des heures supplémentaires pour plus d’informations.

Comment fonctionne le temps libre compensatoire

Les heures disponibles pour la conversion en temps libre dépendent de deux choses : la règle de rémunération attribuée à chaque utilisateur et les paramètres que vous activez dans la politique de temps libre compensatoire de votre entreprise.

Par exemple :

  • Un utilisateur a une règle de rémunération qui dit que toutes les heures qu’il travaille au-delà de 40 dans une semaine sont payées à 1,5x
  • Vous spécifiez dans votre politique de congés compensatoires que les utilisateurs peuvent convertir toutes les heures qui relèvent du code de rémunération 1,5x en congés, en utilisant un multiplicateur de 1.5x multiplicateur
  • Si cet utilisateur se voit attribuer le composant de temps libre en remplacement dans son modèle de feuille de temps et qu’il saisit 42 heures dans sa feuille de temps, il peut convertir 2 heures supplémentaires en 3 heures de temps libre

Conversion automatique vs manuelle

Lorsque vous configurez le temps libre en remplacement, vous pouvez choisir si le calcul est automatique ou si l’employé peut spécifier combien d’heures sont converties.

Si le calcul est automatique, toutes les heures pour le code de rémunération sélectionné sont converties au multiplicateur que vous spécifiez. La feuille de temps de l’utilisateur indiquera le calcul.

Si le calcul est manuel, l’employé peut choisir combien d’heures supplémentaires sont converties en temps libre. L’utilisateur effectue ces sélections sur sa feuille de temps. Toutes les heures qui ne sont pas converties seront payées.

Si vous le souhaitez, l’utilisateur peut également choisir combien d’heures de repos sont accordées en échange des heures supplémentaires, et le type de repos dans lequel elles sont déposées.

Configuration du repos compensateur

Pour configurer le repos compensateur:

A. Configurez les options au niveau du système

  1. Assurez-vous que les options de la politique de congé compensatoire sont activées dans vos autorisations administratives.
  2. Configurez et affectez les règles de rémunération pour que les heures supplémentaires soient calculées sur les feuilles de temps.
  3. Confirmez que vous avez créé tous les types de congé compensatoire que votre organisation utilisera.

Vous n’avez pas besoin de créer un type de congé spécial pour sauvegarder le congé compensatoire – n’importe quel type de congé peut être utilisé. Cependant, vous pourriez vouloir utiliser le type de temps accumulé si vous ne voulez pas que les limites de solde et les réinitialisations configurées pour d’autres types de congés s’appliquent aux congés compensatoires.

B. Définissez votre politique de congé compensatoire

  1. Allez dans Administration > Congé compensatoire > Congé compensatoire.

Si vous venez d’activer les autorisations de congé compensatoire, vous devrez peut-être vous reconnecter au système avant que cette option ne s’affiche.

  1. Choisissez les codes de paie qui peuvent être convertis en congé compensatoire. Pour chaque code de paie :
    • Spécifiez si toutes les heures du code de paie doivent être converties en temps libre, ou si l’utilisateur peut choisir combien d’heures sont converties.

    • Entrez le multiplicateur, qui spécifie combien d’heures de temps libre sont accordées pour chaque heure supplémentaire.

Dans certaines juridictions, les employés doivent, selon la loi, se voir accorder un temps libre équivalent à leur taux d’heures supplémentaires. Par exemple, un utilisateur qui gagne 1,5x pour 2 heures supplémentaires doit se voir accorder 3 heures de temps libre en remplacement de ces heures supplémentaires.

  1. Choisissez les types de temps libre sur lesquels un utilisateur peut déposer le temps libre de remplacement.

Si vous sélectionnez plusieurs types de repos compensateur :

    • Et les utilisateurs peuvent sélectionner les heures à convertir, ils peuvent choisir parmi les types que vous sélectionnez
    • Et la conversion est automatique, le temps libre sera déposé dans le premier type de temps libre que vous ajoutez ici

Les utilisateurs ne pourront déposer dans le type de temps libre sélectionné que si celui-ci leur est attribué dans leur profil utilisateur.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

L’option Dépôts de congés compensatoires dans la politique de congés compensatoires vous permet de modifier le moment du dépôt d’après l’approbation (le défaut), à dès que les heures supplémentaires applicables sont saisies dans la feuille de temps. Cette option est utile pour certains clients qui offrent des congés compensatoires qui expirent rapidement, afin de s’assurer que les employés ont le temps d’utiliser le temps de repos qu’ils ont gagné. Nous ne recommandons pas de modifier ce paramètre dans le cadre d’une utilisation typique, car cela risque d’amener les employés à prendre des congés basés sur des heures supplémentaires non valides.

C. Attribuez du temps libre en remplacement aux utilisateurs

  1. Ajoutez le composant Temps libre en remplacement dans le modèle de feuille de temps de l’utilisateur.

Sur toute nouvelle feuille de temps, les heures supplémentaires de l’utilisateur seront désormais converties en temps libre en fonction des paramètres de votre politique.

FAQs

Que se passe-t-il si aucun des types de congés sélectionnés n’est attribué à l’utilisateur ?

Si aucun des types de congés admissibles n’est activé pour l’utilisateur, une erreur sera affichée sur la feuille de temps de l’utilisateur. L’utilisateur sera payé pour les heures à la place.

Pouvons-nous créer plusieurs politiques de congé compensatoire ?

Non, une seule politique peut être créée. Si vous ne voulez pas donner du temps libre en remplacement à certains utilisateurs, n’incluez pas le composant Temps libre en remplacement dans leur modèle de feuille de temps. Leurs heures supplémentaires seront calculées en tant que rémunération des heures supplémentaires.

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