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Les enjeux des contrats d’approvisionnement

Les contrats créent le cadre de chaque projet ou offre particulière, et par conséquent, il est essentiel d’utiliser le bon contrat pour chaque projet. Si une erreur est commise ici, cela pourrait coûter plus d’argent à l’entreprise à long terme. Des dépenses et des responsabilités supplémentaires peuvent survenir du fait 1) d’avoir à dépenser des ressources supplémentaires pour amener l’autre partie à se conformer, ou 2) de devoir payer un supplément parce qu’un contrat qui finit par coûter plus cher a été utilisé, par exemple, un contrat de temps et de matériel au lieu d’un prix fixe pour le mauvais projet.

Vous trouverez ci-dessous une liste de chaque type d’options de contrat d’approvisionnement qui sont couramment utilisées par les services d’approvisionnement, et les circonstances optimales pour utiliser un type de contrat donné.

Type de contrat I : Contrats à prix fixe

Ces types de contrats sont mieux utilisés lorsqu’une personne sait exactement quelle est la portée du travail. Un contrat à prix fixe, également appelé contrat à prix forfaitaire, est idéal pour maintenir les coûts à un niveau bas lorsque l’étendue du projet est prévisible. Par exemple, si une entreprise demande des services à un fournisseur et que l’étendue du travail est clairement définie, ce contrat garantit que l’entreprise ne paiera qu’un montant précis pour le travail requis. Voici d’autres avantages à utiliser ce type de contrat :

o Une fois que les deux parties ont signé le contrat, le vendeur est tenu d’exécuter le service dans le délai indiqué. Cela contribuera grandement à faire en sorte que votre projet soit mené à bien dans les délais impartis.

o Il élimine l’incertitude quant au prix. Par exemple, si vous engagez un entrepreneur pour réaliser un projet dans le cadre d’un contrat à prix fixe, il est tenu d’effectuer le travail pour le montant indiqué dans le contrat. Cela rend le contrôle du coût d’un projet beaucoup plus facile.

o Le vendeur assume la plupart des risques parce qu’il s’est légalement engagé à respecter les spécifications du projet.

Ce type de contrat est le mieux adapté à l’externalisation ou aux projets clés en main.

Sous-types de contrats à prix fixe

A l’intérieur des contrats à prix fixe, il existe trois autres sous-types, et là encore, chacun d’entre eux est idéalement adapté à des scénarios spécifiques. Voici un bref aperçu de chacun d’eux.

o Le contrat à prix fixe ferme (FFP). C’est le plus simple de tous les contrats à prix fixe. Le prix de vente ou les honoraires sont fixés , de même que le délai d’exécution. Par exemple, le contrat peut stipuler que le vendeur doit terminer le travail pour le prix de 10 000 $ avant la fin du mois. Si le vendeur commet une erreur ou fait quelque chose qui entraîne une augmentation du coût, il en sera responsable et le prix restera fixé à 10 000 dollars. Ce type de contrat doit être utilisé lorsque l’étendue des travaux est décrite de manière très détaillée, c’est pourquoi les administrations publiques préfèrent souvent l’utiliser. C’est le type de contrat le plus facile à utiliser pour les professionnels de l’approvisionnement, car il est simple de prendre des offres et de les évaluer ensemble.

o Le contrat à prix fixe avec intéressement (FPIF). Ce type de contrat comprend tout ce que le contrat FFP fait, mais il ajoute une incitation monétaire pour le vendeur à faire un travail encore meilleur, ou à rester en avance sur le calendrier. Par exemple, le contrat peut inclure une incitation financière si le vendeur termine le travail à temps ou en avance, à un prix égal ou inférieur à celui de l’offre, ou s’il réalise une performance exemplaire. Ce type de contrat est bien adapté pour fournir l’incitation nécessaire pour que le projet soit réalisé dans les délais et à un coût égal ou inférieur au coût.

o Contrats à prix fixe avec ajustement économique des prix (FP-EPA). C’est le type de contrat à utiliser si le projet doit durer longtemps car il protège le vendeur de l’inflation. Par exemple, les entreprises peuvent inclure une clause qui accorde à l’entrepreneur un pourcentage d’augmentation spécifique après une période de temps prédéterminée. De nombreuses organisations basent ce pourcentage sur l’indice des prix à la consommation.

Possible Issues with a Fixed Price Contract

Malgré tous les avantages d’un contrat à prix fixe, il existe certains inconvénients que les entreprises doivent prendre en compte. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous envisagez d’utiliser ce contrat à prix fixe :

o La portée du travail doit être parfaitement définie lors de la signature du contrat. Si l’étendue est laissée ambiguë de quelque manière que ce soit, le vendeur peut tenter de demander plus d’argent s’il a l’impression que l’étendue a changé de quelque manière que ce soit. Ces types d’oublis peuvent facilement entraîner le dépassement du budget d’un projet et doivent être surveillés.

o Certains entrepreneurs peuvent soumettre une offre basse afin de se voir attribuer le contrat, puis ajouter de la portée au projet afin d’augmenter le prix. Évitez cela en prêtant une attention particulière à toute modification apportée par l’entrepreneur à la portée du projet.

Type de contrat II : contrats à frais remboursables

Un autre type de contrat fréquemment utilisé est le contrat à frais remboursables, qui est également connu sous le nom de contrat à frais déboursables. Si la portée d’un projet est incertaine ou susceptible de changer, ce type de contrat peut être utilisé au mieux pour que tout le monde respecte le calendrier et le budget. Le principe de base de ce contrat est que le vendeur sera remboursé de ses coûts lorsque son travail sera terminé, et qu’il touchera également une rémunération pour son profit. Les entreprises disposeront d’une certaine souplesse dans le contrat en ce qui concerne l’établissement de la partie « honoraires » du contrat. Par exemple, les honoraires peuvent être basés sur la mesure dans laquelle le vendeur atteint ou dépasse les objectifs du projet, sur le respect du délai dans lequel il termine le travail ou sur la mesure dans laquelle l’entrepreneur est capable de rester dans le budget du projet ou en dessous de celui-ci.

Avec les contrats de remboursement des coûts, à moins que les exigences ne soient définies dans des détails exacts, les vendeurs peuvent essayer de tenir compte du glissement de la portée comme moyen d’anticiper l’élévation des coûts. Une méthode potentielle pour éviter le glissement de portée est de plafonner les honoraires potentiels donnés à l’entrepreneur.

Quatre types de sous-types de contrats à remboursement de coûts

Comme pour le contrat à prix fixe, il existe des variations pour un contrat à remboursement. Les quatre que les entreprises choisissent généralement sont :

o Contrat à coût majoré et à honoraires fixes (CPFF). Si le projet est considéré comme à haut risque et que l’on craint que l’organisation acheteuse ne soit pas en mesure d’attirer des soumissionnaires, ce type de contrat est un choix idéal. Avec lui, le vendeur est protégé des risques car l’organisation acheteuse les prend tous en charge. Le contrat doit comprendre une clause qui rémunère le vendeur pour les coûts qu’il encourt, plus une rémunération qui n’est pas basée sur cette performance. Par exemple, l’entrepreneur sera payé pour ses coûts, plus des frais de 10 000 $.

o Contrat de frais d’incitation au coût (CPIF). Dans ce type de contrat, l’organisation acheteuse assumera également le risque, mais ce risque sera plus faible car l’entrepreneur aura une incitation supplémentaire. L’entrepreneur sera remboursé pour ses coûts, plus une prime d’incitation basée sur la performance du travail. La commission d’incitation est généralement un pourcentage prédéterminé des économies découlant de la performance du vendeur et est généralement partagée entre l’acheteur et le vendeur.

o Cost Plus Award Fee (CPAF). Alors que la commission incitative est basée sur un pourcentage prédéterminé d’économies, une récompense est subjective et est basée sur la façon dont l’acheteur pense que le vendeur a atteint ses objectifs de performance. Comme la récompense est subjective, elle n’est pas susceptible d’appel. Lors de la création du contrat, utilisez un langage qui stipule que le vendeur peut recevoir une récompense allant jusqu’à un montant en dollars s’il satisfait ou dépasse les exigences de travail stipulées dans les termes du contrat.

o Coût plus pourcentage du coût (CPPC). Un contrat CPPC paie au vendeur tous les coûts, plus un pourcentage de ces coûts comme profit supplémentaire. Soyez prudent avec ce type de contrat car il incite certains vendeurs à gonfler leurs coûts afin de recevoir un plus grand profit.

Contrats de temps et de matériaux

La forme de contrat de temps et de matériaux est surtout utilisée lorsque le vendeur offre de la main-d’œuvre et que le risque est réparti également entre l’acheteur et le vendeur. Ce type de contrat est généralement utilisé pour engager un expert ou d’autres vendeurs extérieurs. Vous devrez y énumérer les qualifications ou l’expérience souhaitées, et le vendeur soumettra un taux horaire en guise d’offre. Assurez-vous de fixer une limite ou vous pourriez rapidement vous retrouver à dépasser le budget.

Les bons de commande

Les bons de commande sont peut-être l’un des documents les plus courants dans le département des achats. Les bons de commande sont utilisés par les organisations pour définir leur relation avec les vendeurs et agissent un peu comme un contrat.

Lorsqu’une entreprise souhaite demander une commande de biens ou de services, elle envoie un bon de commande aux vendeurs contenant la demande de commande. Le formulaire comprend le type d’article, le nombre d’articles et un prix convenu d’un commun accord. Comme pour les contrats à prix fixe, plus un bon de commande est précis, mieux c’est. Les acheteurs devraient inclure des détails exhaustifs dans le document pour un bon de commande plus efficace et bénéfique.

Lorsqu’un vendeur, un fournisseur, un vendeur, et ainsi de suite, accepte un bon de commande, il agit comme un contrat. Ils concluent un contrat juridiquement contraignant entre eux et l’acheteur. C’est pour cette raison que l’acheteur doit toujours utiliser un langage explicitement clair et spécifique pour communiquer ses demandes au vendeur. Agir ainsi peut présenter plus de travail au départ, mais cela comporte l’avantage supplémentaire de s’assurer qu’il n’y a pas de confusion lorsque le bon de commande est reçu et exécuté.

Un avantage supplémentaire des bons de commande est que dans le cas où l’acheteur refuserait de payer, le vendeur serait protégé parce que l’acheteur est lié par les termes de la commande pour payer le prix convenu.

Le choix de la forme de contrat appropriée permettra de s’assurer que le prochain projet de votre entreprise a les meilleures chances de succès a les meilleures chances de se terminer dans le budget du projet, et sert les objectifs globaux de l’entreprise tout en atténuant les risques et en éliminant les dépenses inutiles.

Au delà de la sélection du bon type de contrat pour un travail donné, bien rédiger, négocier et exécuter ces contrats est un processus crucial pour la réussite.

Même si le bon type de contrat est choisi et rédigé pour un travail donné, il faudra probablement encore négocier dessus, ce qui peut souvent se transformer en une tâche laborieuse et fastidieuse. L’aggravation associée aux négociations de contrat peut être éliminée cependant grâce à une plateforme de gestion de contrat basée sur le cloud.

Concord est une plateforme de gestion de contrat basée sur le cloud qui change la façon dont le monde crée, négocie, signe et gère les contrats. Avec Concord, les contrats peuvent être stockés en ligne et négociés avec les fournisseurs, les entrepreneurs, les tiers, etc. sans jamais avoir à quitter la plate-forme, ce qui conduit à un processus facile et transparent qui garantit que toutes les parties sont au courant des termes, des dates et des attentes sans le casse-tête habituel qui accompagne la collaboration et la négociation.

L’un des principaux avantages des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est qu’ils rendent la collaboration simple et facile. Un logiciel collaboratif permet à l’ensemble de l’équipe d’accéder à une ébauche de contrat dans le cloud, où qu’elle se trouve, de faire des commentaires sur des parties spécifiques du document, et de redéfinir le document. Chaque membre de l’équipe reçoit des alertes lorsque des commentaires ou des modifications sont apportés, de sorte que chacun peut rester informé. Lorsque vous souhaitez intégrer ces modifications dans le document, cela peut se faire facilement en ligne.