De quelque façon que vous le regardiez, il n’y a aucun moyen de contourner l’impression de chèques, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas simplifier le processus. Nous abordons ci-dessous les avantages et les inconvénients du stock de chèques vierges et du stock de chèques pré-imprimés.
Stock de chèques vierges
Vous cherchez à économiser de l’argent et à avoir la liberté de disposer le contenu de vos chèques comme vous le souhaitez ? C’est votre meilleure option. Le stock de chèques vierges vous offre la flexibilité de placer le contenu comme vous le souhaitez (à part le numéro d’acheminement qui est standard). Ajoutez un logo, modifiez les détails de la ligne de signature, il n’y a pas de limite.
Une option moins coûteuse (normalement environ 1/3 à 1/2 du coût du stock pré-imprimé), le stock de chèques vierges élimine le souci d’annuler les numéros de chèques en cas de blocage de l’imprimante ou de mauvaise impression – il suffit de réimprimer le chèque. Le stock de chèques vierges vous permet également d’utiliser le même stock pour plusieurs ou tous les comptes bancaires. Vous pouvez réduire le volume des stocks de chèques commandés et éliminer le risque de situations d’expiration ou de « stock périmé ». Pensez-y : vous économisez de l’argent !
Les stocks de chèques vierges comportent également beaucoup moins de risques en matière de sécurité. Comme son nom l’indique, le stock de chèques vierges est vierge – aucun numéro de compte sensible préimprimé ou information bancaire ne permet d’éviter les faux chèques. Cependant, comme les informations d’acheminement bancaire ne sont pas pré-imprimées, vous aurez besoin de toner MICR pour l’impression. Bien que le toner MICR coûte plus cher que le toner traditionnel, il dure plus longtemps et le coût est négligeable par rapport aux économies réalisées par chèque.
Enfin, le stock vierge étant standardisé, il est rapide et indolore à commander à nouveau, avec peu ou pas de délai d’exécution. Cela élimine le besoin de commander des quantités massives en une seule fois, ce qui élimine le souci de « stock périmé », où les formulaires de joint de pression restent en stockage pendant si longtemps que la colle sèche.
Stock de chèques pré-imprimés
Vous vous sentez mieux en sachant que vos chèques ont des informations d’acheminement et des numéros de chèque là et prêts à être utilisés ? Alors le stock de chèques pré-imprimés est la voie à suivre, mais il y a un prix à payer. Alors que les chèques pré-imprimés peuvent utiliser un toner standard, les chèques pré-imprimés sont toujours une commande personnalisée coûteuse avec des exigences de quantité minimale. Les commandes personnalisées ont généralement un délai de quelques jours (voire semaines), ce qui pose un problème si vous avez besoin de chèques supplémentaires immédiatement.
Vous pourriez vous retrouver à épuiser le stock de chèques plus rapidement aussi avec le stock pré-imprimé, car les bourrages d’imprimante ou les mauvaises impressions entraînent des chèques annulés, ce qui entraîne finalement des coûts plus élevés et plus de commandes personnalisées. Et puis il y a le temps passé à retourner dans votre système comptable pour saisir le nouveau numéro de chèque.
Les chèques préimprimés présentent également un risque de sécurité plus élevé. Le potentiel de fraude par chèque est considérablement plus élevé car les informations bancaires sont pré-imprimées et le stock inutilisé doit être mis sous clé lorsqu’il n’est pas utilisé.
La quantité de stock sous clé pourrait devenir écrasante avec le stock de chèques pré-imprimés si vous avez plusieurs comptes bancaires. En fonction de la fréquence à laquelle vous imprimez des chèques de ces différents comptes, vous pourriez vous retrouver avec des formulaires de scellement sous pression de « stock périmé », où la colle a séché, l’empêchant de sceller correctement.