A première vue, les signatures d’email peuvent ne pas sembler très importantes, surtout si vous les comparez à d’autres choses qui se passent dans votre entreprise. Mais si vous approfondissez la question, vous découvrirez que les signatures d’e-mails jouent un rôle important en matière de marketing, d’image de marque ou de maintien d’une bonne relation avec vos clients. De plus, les clauses de non-responsabilité ajoutées à ces signatures peuvent également vous éviter des problèmes juridiques. Gardez à l’esprit que même le courriel le mieux écrit peut ne pas faire son travail si vous n’avez pas suffisamment confiance en l’entreprise avec laquelle vous traitez. Gagner la confiance d’un client doit donc être une priorité pour chaque employé de votre entreprise. Il est certain qu’une belle signature de courriel contenant des informations utiles est un bon moyen de faire bonne impression. Et si vous combinez une signature de belle apparence avec une bannière de marketing attrayante, les résultats peuvent dépasser vos attentes.
Il y a quelques exigences auxquelles chaque signature devrait répondre. Analysons-les une à une. Ce sont :
- Un design épuré, mais qui attire l’attention
- Compatibilité avec les appareils mobiles
- Des informations personnelles nécessaires qui ne submergent pas le destinataire
- Support des médias sociaux
Moins de code, plus de design
Problèmes de formatage
Contrairement aux sites web, la plupart des signatures électroniques ne contiennent pas de fichier CSS externe ou de section de style dans la partie HEAD du document. Fondamentalement, le CSS est une couche décrivant comment le code HTML doit être présenté – en utilisant quelles couleurs, quelles tailles/familles de police et plus encore. Même si les signatures de courriel contenaient un CSS externe, cela ne fonctionnerait pas, car certains clients de courriel ignorent complètement les CSS. La meilleure façon d’obtenir des résultats fiables est de veiller à utiliser le moins de conteneurs HTML possible et de placer leurs règles CSS à l’intérieur de chaque conteneur (en utilisant l’attribut style). Ne vous attendez pas à ce que les conteneurs internes héritent des règles de formatage de leurs patentes – définissez simplement ces règles directement. Par exemple, lorsqu’il s’agit de tableaux, placez vos règles de formatage du texte à l’intérieur de l’élément <TD> et ne pensez même pas à insérer la balise <P> à l’intérieur. Premièrement, elle n’est pas du tout nécessaire (pour rendre votre signature trop complexe sans raison). Deuxièmement, certains clients de messagerie (en particulier les clients Outlook) peuvent « oublier » le formatage du texte que vous avez utilisé dans l’élément TD, laissant le contenu non formaté et affiché dans les polices par défaut (par exemple, Times New Roman) – ce n’est donc certainement pas quelque chose que vous voulez réaliser. La capture d’écran ci-dessous montre la police de signature changée en Times New Roman après l’envoi d’une réponse.
Lorsque vous composez votre signature, gardez à l’esprit que même les différentes versions d’Outlook ou d’autres clients de messagerie peuvent ou non prendre en charge certains attributs CSS/HTML de base. Voici un bon endroit pour savoir quels attributs sont reconnus.
Une autre chose est que vous devriez composer votre signature manuellement ou avec un éditeur optimisé à cet effet – la plupart des éditeurs WYSIWYG (en particulier Outlook et Word) ajoutent du code CSS et HTML non officiel qui fait que votre signature s’affiche parfaitement pour eux, la laissant en miettes pour le reste des clients de messagerie. En d’autres termes, copier le contenu de la signature à partir de Word n’est pas une bonne idée – c’est un excellent éditeur de documents mais certainement pas un outil fait pour créer des signatures d’emails.
Signatures avec au moins deux colonnes
Il y a deux meilleures approches pour créer votre signature, selon le type que vous avez choisi. Pour les mises en page plus larges ou plus avancées, vous pouvez obtenir les meilleurs résultats avec les tableaux HTML. De bons tableaux vous permettent d’obtenir une mise en page fiable et cohérente sur littéralement n’importe quelle plate-forme. Cela est dû au fait qu’il n’existe pas de nombreuses façons de les interpréter, contrairement aux conteneurs <DIV>. En fait, la plupart des clients de messagerie ne gèrent pas correctement la propriété float pour les conteneurs HTML, laissant l’ensemble du contenu brisé. De plus, gardez à l’esprit que chaque client de messagerie colle sa rame dans le code HTML (lors de la réponse ou du transfert des messages), rendant le code source aussi clair que la boue.
Il est préférable d’éviter ces implications dès le début. Nous avons vu un certain nombre de situations où les utilisateurs voulaient que leur première ligne d’un tableau soit constituée de deux colonnes et la seconde de deux colonnes fusionnées. Dans la plupart des cas, les cellules n’avaient pas la taille souhaitée. La meilleure solution serait de créer deux tableaux l’un après l’autre, comme dans l’image ci-dessous.
La dernière chose que nous voulons mentionner ici est que vous ne devriez pas utiliser des tableaux qui sont plus larges que 600 pixels, car cela peut entraîner un zoom arrière de l’ensemble du courriel sur certains appareils (nous en parlerons plus tard).
Signatures avec une seule colonne
Une autre approche peut être utilisée si votre signature se compose d’éléments apparaissant les uns sous les autres. Dans un tel cas, il est préférable de rester avec un seul conteneur – en fait, un paragraphe devrait être suffisant. Bien entendu, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas formater différemment certaines parties de votre signature – il suffit d’utiliser les balises <SPAN> pour ce faire. Et si vous souhaitez rompre la ligne, utilisez toujours la balise <BR> au lieu de créer un nouveau paragraphe. Pour ce faire, il vous suffit d’appuyer sur Shift+Enter dans la plupart des éditeurs WYSIWYG (y compris ceux utilisés dans les produits CodeTwo). En utilisant une telle syntaxe HTML de base, vous pouvez obtenir la meilleure apparence de votre signature électronique, y compris sur les appareils mobiles, tout de suite et sans vous embêter avec les requêtes média. Toutefois, si vous devez utiliser plus d’un paragraphe, n’oubliez pas de définir clairement les marges et les marges de vos paragraphes. Sinon, vous risquez de rencontrer des écarts indésirables (réduits/agrandis) entre eux. Enfin, le seul problème peut apparaître si vous insérez une image assez large (mais ne vous inquiétez pas, nous avons couvert cela plus loin dans cet article).
Support des appareils mobiles
Débutons plus profondément en termes de support des appareils mobiles. L’ère des courriels qui ne sont lus que sur les ordinateurs de bureau est déjà révolue. Plus de la moitié des e-mails sont ouverts sur des appareils mobiles – téléphones et tablettes. La plupart des signatures d’e-mails ne sont pas optimisées pour les plateformes mobiles et peuvent même causer des problèmes de rendu de l’ensemble d’un e-mail. La clé pour comprendre ce problème est de savoir que les fabricants d’appareils mobiles sont parfaitement conscients de ce genre de problèmes, mais que leurs solutions à ces problèmes sont toutes différentes. Le même message et la même signature peuvent s’afficher différemment selon le système d’exploitation mobile. Cependant, toutes ces solutions ne sont utilisées que dans le cas où le contenu de votre e-mail ne peut pas être affiché normalement en raison de certaines limitations. Par exemple, si votre signature est plus large que la largeur de votre écran, votre téléphone mobile peut masquer une partie de la signature ou dézoomer un message entier pour l’afficher sur toute sa largeur. Mais le vrai remède est de concevoir une signature de telle sorte que le client de messagerie n’ait pas besoin d’utiliser ces solutions supplémentaires pour afficher le message correctement.
Pour y parvenir, vous devez garder votre signature aussi étroite que possible, sans utiliser de dimensions fixes, sauf si elles sont vraiment nécessaires. En outre, considérez ce qui est le mieux – envelopper les mots et conserver une bonne taille de police (comportement par défaut) ou empêcher l’enveloppement et permettre au message de dézoomer (vous pouvez ajouter la propriété CSS white-space : nowrap).
Quand il s’agit d’ajouter une bannière ou une image large, vous pouvez remarquer que cette image peut également dézoomer le message, tout comme un tableau large. Par conséquent, pensez à utiliser la propriété CSS max-width : 100% pour mettre cette image à l’échelle automatiquement – votre client de messagerie mobile la gardera aussi large que votre écran.
De plus, certains clients de messagerie ne permettent pas d’afficher du texte plus petit que la taille souhaitée. Il est possible de le contourner (comme dans cet article pour les appareils iOS) mais avant de tenter de le faire, assurez-vous que vous en avez vraiment besoin. Une autre erreur courante est que le texte de la signature (en particulier là où est placée la clause de non-responsabilité) semble se chevaucher. Cela est dû à une mauvaise utilisation de la propriété line-height – les mêmes valeurs qui conviennent parfaitement à votre ordinateur de bureau ne sont tout simplement pas adaptées aux appareils mobiles. En fait, dans ce cas particulier, il semble que le mieux soit l’ennemi du bien et notre recommandation est d’éviter d’utiliser cette propriété car les paramètres par défaut font tout simplement parfaitement leur travail.
Cependant, les problèmes mentionnés ci-dessus ne s’appliquent qu’aux messages de type HTML, alors que la plupart des appareils mobiles utilisent plutôt le format Plain Text (les e-mails sont donc estampillés uniquement avec du texte non formaté). Pour certains de ces appareils, il n’y a pas d’option pour convertir le message en HTML. Heureusement, certaines solutions tierces (comme CodeTwo Email Signatures for Office 365 ou CodeTwo Exchange Rules Pro) sont dotées de cette fonctionnalité intégrée, de sorte que vous pouvez tirer tous les avantages des signatures HTML même si l’e-mail a été envoyé en texte brut.
Une information bien servie a meilleur goût
Il est évident que le contenu que vous incluez dans la signature doit être approprié – votre destinataire ne doit pas avoir l’impression qu’il manque des informations sur votre entreprise. D’autre part, la signature ne doit pas être écrasante. En fin de compte, le message réel de votre courriel est beaucoup plus important que la signature elle-même.
Considérant cela, nous pouvons supposer que chaque signature doit être personnalisée par chaque utilisateur mais, en même temps, elle doit maintenir un design commun, afin que le destinataire sache que les courriels proviennent de la même entreprise. Il existe plusieurs façons de remettre les signatures à chaque personne. Le moyen le plus simple et le plus sûr est d’utiliser des solutions qui permettent une gestion centralisée des e-mails (comme CodeTwo Email Signatures for Office 365 ou CodeTwo Exchange Rules Pro), où vous pouvez utiliser les informations recueillies auprès du locataire d’Office 365 ou de votre Active Directory local. Si vous ne disposez pas d’un tel environnement, cela peut constituer un véritable goulot d’étranglement, car il n’existe aucune source à partir de laquelle vous pouvez obtenir les détails des utilisateurs, et les signatures via les objets de stratégie de groupe ne fonctionnent pas sur certaines plateformes. Cela peut donc être un énorme casse-tête.
A part cela, vous devez tenir compte du fait que certains détails personnels peuvent ne pas être renseignés pour certains utilisateurs. Par exemple, une personne qui travaille à distance peut ne pas avoir son numéro direct fourni. Au lieu de créer des dizaines de signatures avec/sans certains attributs d’Active Directory, vous pouvez utiliser les balises RT disponibles dans le logiciel CodeTwo qui masquent certaines parties de votre signature si les données sont manquantes dans AD / Office 365.
En outre, pour rendre le design plus attrayant, utilisez différentes tailles et familles de polices, ainsi que différentes couleurs. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser des polices qui ne sont pas installées par défaut – une alternative laide peut être affichée à la place. Et n’essayez même pas d’utiliser des familles de polices ridicules comme Comic Sans ou des couleurs criardes. Sinon, vos clients s’enfuiront et diront à leurs partenaires commerciaux que votre entreprise a les pires signatures sur le web. Un exemple de signature électronique bien conçue est présenté ci-dessous.
Dernier point mais non le moindre – n’utilisez que des formats d’image courants comme JPEG ou PNG et redimensionnez-les à la taille souhaitée avant de les placer dans votre signature ou réduisez-les en utilisant à la fois HTML et CSS.
Les médias sociaux vous rapprochent de vos clients
De nos jours, les plateformes de médias sociaux sont l’un des meilleurs endroits pour améliorer votre image sur le web. Alors pourquoi ne pas faire savoir à vos clients que vous y avez créé des profils officiels ? Une bonne solution serait de mettre une petite icône avec le logo d’une plateforme de médias sociaux souhaitée qui renvoie directement à votre profil. Bien entendu, vous pouvez insérer autant de liens de médias sociaux que vous le souhaitez dans votre signature de courriel. Certains éditeurs disponibles dans les outils de gestion centralisée des e-mails peuvent rendre ce processus beaucoup plus facile que de combiner manuellement les liens avec les icônes. En outre, ils vous permettent également d’utiliser les données des utilisateurs (par exemple, celles stockées dans Active Directory) pour créer les liens nécessaires. Par conséquent, vous pouvez non seulement ajouter un lien vers le profil commun de votre entreprise, mais aussi vers des comptes d’utilisateurs distincts sur des plateformes sociales choisies.
Cependant, lorsque vous établissez un hyperlien entre vos icônes et les plateformes de médias sociaux, assurez-vous d’utiliser le format PNG ou JPG de l’image et d’avoir appliqué l’attribut border=0 à l’image elle-même. Sinon, vous risquez de voir apparaître une bordure bleue indésirable autour de l’ensemble de l’image.
En outre, c’est une bonne idée d’ajouter à votre signature une bannière cliquable qui renvoie à votre événement ou à votre activité et qui peut ensuite être partagée entre vos clients. De cette façon, vous pouvez promouvoir vos campagnes de marketing co importantes de votre entreprise presque sans aucun effort.
En résumé, maintenant vous devriez savoir comment concevoir une bonne signature de courriel et faire en sorte qu’elle soit cohérente même sur les plateformes mobiles, sans avoir besoin de lire un texte énormément petit à cause du zoom arrière du message, ce qui peut être une vraie douleur. La clé est de garder la conception aussi simple que possible et d’utiliser les bonnes vieilles méthodes au lieu de bricoler avec un code CSS avancé qui pourrait simplement être ignoré par les clients de messagerie. Il y a fondamentalement deux types de signatures qui sont les meilleures à utiliser : l’horizontale, placée dans un tableau HTML, qui n’est pourtant pas trop large, et la verticale, qui affiche les détails les uns sous les autres.
Lorsqu’il s’agit d’ajouter des signatures aux emails envoyés à vos clients, utiliser les solutions de signature d’emails centralisées est la meilleure façon de le faire. En effet, ces solutions, tirant parti des informations personnelles stockées dans Active Directory ou Office 365, peuvent être utilisées pour créer des signatures individuelles pour chacun de vos utilisateurs, ou même insérer des liens personnalisés vers des médias sociaux. Autre point important à souligner : ces solutions peuvent être utilisées pour créer facilement des bannières informant vos destinataires des événements importants de l’entreprise.
N’hésitez pas à essayer gratuitement CodeTwo Email Signatures for Office 365 et CodeTwo Exchange Rules Pro et à faire bon usage de leurs éditeurs WYSIWYG pour créer une signature électronique cohérente et de bonne facture.