Après plusieurs étés frustrants avec de longues attentes et des clients mécontents, le comté de Missoula a dévoilé un nouveau programme permettant aux propriétaires de titrer et d’enregistrer leur véhicule tout en évitant un voyage au bureau du trésorier.
Tyler Gernant, le greffier et trésorier du comté, a déclaré que le processus peut maintenant être géré par un programme de courrier électronique établi le mois dernier.
« Nous étions vraiment désespérés de trouver des moyens de réduire le temps d’attente dans notre bureau, car nous sommes très occupés pendant l’été, et parfois les temps d’attente dépassent deux heures », a déclaré Gernant. « Ce n’était pas une chose durable pour notre communauté ou pour notre bureau. »
Ces derniers étés, ceux qui cherchaient à enregistrer un nouveau véhicule enduraient souvent des lignes qui pouvaient prendre plusieurs heures à naviguer. Mais lorsque de nouveaux outils sont devenus disponibles à la fin de l’année dernière, le comté a pris des mesures pour améliorer son système.
Il a commencé à mettre en œuvre le programme vers novembre et avait le logiciel en place en décembre. Gernant pense que le comté de Missoula est le premier de l’État à offrir ce nouveau service. Les documents peuvent être remplis et signés électroniquement.
« Au lieu de devoir venir au bureau pour recevoir les plaques et le titre, vous pouvez aller en ligne et remplir une demande », a-t-il déclaré. « Nous vous envoyons une facture par courriel ou par message texte que vous pouvez payer. Une fois que vous l’avez fait, nous vous envoyons vos plaques par la poste. Le ministère de la Justice du Montana a toujours posté le titre plus tard, alors vous l’obtiendrez de Helena. »
Les plaintes des clients ont augmenté en fréquence à l’été 2018, car les temps d’attente durent parfois quatre heures ou plus. Le comté a imputé le problème au Montana Enhanced Registration and Licensing Information Network – le système informatique de l’État également connu sous le nom de MERLIN.
Cela a entraîné des frustrations de la part des clients et des employés du comté qui ont dû y faire face.
« Nous avons perdu beaucoup de personnel cette année-là parce que c’était un environnement de travail difficile », a déclaré Gernant. « Lorsque les outils que vous avez ne fonctionnent pas, il est vraiment difficile de faire votre travail. »
Alors que ceux qui achètent un véhicule d’un vendeur privé devront toujours se présenter en personne, ceux qui achètent chez un concessionnaire peuvent sauter les lignes et compléter leur titre sur Internet. Gernant pense que cela conduira à une plus grande satisfaction des clients, ainsi que des employés du comté.
« Actuellement, c’est strict quand nos employés peuvent prendre des pauses et aller déjeuner et combien d’employés nous devons avoir au guichet », a-t-il dit. « Plus il y a de gens qui le font par le biais de ce processus en ligne, plus nous pouvons être flexibles dans nos heures de travail, ce qui contribue également à la rétention des employés et à garder les gens heureux. »
Le comté a mis en œuvre un système l’année dernière, qui a notifié les clients par texte lorsque leur tour approchait au comptoir, ce qui signifie qu’ils pouvaient éviter de rester assis autour du bureau du trésorier pendant des heures.
Alors que le comté titre et enregistre environ 2 500 véhicules par mois en hiver, les chiffres grimpent à plus de 3 500 pendant les mois d’été. Les renouvellements d’immatriculation peuvent également être traités en ligne, tant que le client respecte la date limite imposée par l’État.
Si cette date limite n’est pas respectée, le client doit se présenter en personne, bien que Gernant ait déclaré que cela aussi pourrait changer.
« Une fois que vous passez cette fenêtre, vous devez venir physiquement pour obtenir vos étiquettes, et je pense que l’État a certaines raisons pour cela », a-t-il déclaré. « Mais nous cherchons à faire en sorte que si vous passez cette fenêtre, vous pouvez toujours le faire en ligne ou en nous appelant, et nous pouvons envoyer les étiquettes par courrier si vous ne conduisez pas activement avec des étiquettes expirées. »
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