Que vous ayez un employé ou des centaines, vous devez suivre les procédures formelles qui entrent en jeu pour les payer. Vous pouvez effectuer ces tâches de paie vous-même, ou vous pouvez externaliser le processus en le confiant à un service de paie professionnel.
Quel que soit le type de service de traitement de la paie que vous utilisez, il est très important de se rappeler que vous – en tant que propriétaire de l’entreprise – êtes responsable de tout ce qui concerne la paie. L’externalisation de la paie n’enlève pas votre responsabilité de payer et de déclarer toutes les charges sociales à temps et en totalité, et de payer aux employés exactement ce qui leur est dû.
Raisons d’externaliser la paie
Considérez le coût de votre temps. Votre travail en tant que propriétaire d’entreprise est de gérer votre entreprise, pas de traiter la paie. Essayer de faire la paie vous-même signifie prendre votre temps sur d’autres tâches clés, comme trouver des clients ou créer des partenariats.
Vous n’avez pas à vous en soucier. Un processeur de paie a toujours quelqu’un qui se consacre à votre entreprise, vous n’avez donc pas à vous soucier de vous assurer que tous les employés sont payés à temps si vous décidez de prendre quelques jours de congé.
C’est moins compliqué. Les charges sociales sont complexes car il existe plusieurs types de taxes que vous devez collecter et payer, et de nombreux formulaires compliqués à remplir. Il s’agit notamment de l’impôt fédéral sur le revenu, de l’impôt sur le revenu de l’État, de l’impôt FICA pour la sécurité sociale et Medicare, et de l’impôt fédéral et de l’État sur le chômage.
Les impôts changent tout le temps. Chaque année, il peut y avoir des changements dans les lois fiscales, les taux d’imposition ou les délais de soumission des rapports. En tant qu’entreprise individuelle, il est difficile de rester au courant de tous ces changements pour éviter les amendes et les pénalités pour paiement tardif ou insuffisant.
Jetez un coup d’œil à ce calendrier annuel des salaires pour avoir une idée des dates limites de déclaration et de paiement.
Tâches que vous pouvez externaliser
Vous pouvez trouver un service de traitement de la paie qui peut vous aider avec certaines ou toutes ces tâches de paie :
- Tenue des dossiers de paie, y compris les formulaires et les consentements (généralement en ligne)
- Utilisation des montants de la paie, des retenues et des déductions pour créer des chèques de paie
- Envoi de ces chèques de paie aux employés, généralement par dépôt direct
- Calcul des rapports annuels sur les salaires et les impôts , Formulaire W-2 pour les employés et formulaire 1099-MISC pour les non-employés
- Soumettre les rapports d’impôt sur les salaires, comme le formulaire 941, et les paiements à l’IRS et aux États
- Autres tâches de paie, comme la déclaration et le paiement des impôts sur le chômage
- Envoyer les paiements pour d’autres déductions, comme les régimes de santé ou de retraite, les saisies sur salaire et les non-employés
Logiciel de paie vs. Service de paie
Il existe deux façons fondamentales pour une entreprise d’effectuer la paie :
Option 1 : Vous pouvez le faire vous-même en utilisant un logiciel de paie. Les applications logicielles de paie en ligne fonctionnent de la même manière que les logiciels fiscaux. Ils vous donnent une poignée d’invites et d’informations, mais vous – ou quelqu’un de votre entreprise – devez faire toute la saisie. La société de logiciels peut offrir un soutien en ligne, par téléphone, par clavardage ou par FAQ.
Option 2 : Vous pouvez externaliser votre processus en donnant à un service de paie les informations de base sur les employés et en les laissant exécuter la paie, envoyer les chèques de paie, faire tous les rapports et envoyer tous les paiements de taxes sur la paie.
Si vous cherchez à soutenir les entreprises locales, vous pouvez également utiliser un comptable local ou un service de comptabilité.
Ces entreprises ont des personnes qui effectuent une partie ou la totalité des tâches en utilisant un logiciel de paie. L’avantage de ces services de traitement de la paie est un contact plus direct avec une personne réelle qui peut vous aider en cas de problèmes et de questions.
Combien coûte un service de traitement de la paie ?
La plupart des services fonctionnent sur une base mensuelle, facturant au volume du nombre de chèques écrits, de rapports déposés et de paiements effectués. Vous pouvez également obtenir des services supplémentaires, comme les 1099 et le traitement des prestations en payant plus.
Par exemple, Patriot Payroll Software facture 10 $ par mois pour son service de base, plus 4 $ par employé, et fournit les services suivants :
- Soutien gratuit d’experts
- Mise en place gratuite de la paie
- Dépôt direct gratuit
- Portail gratuit pour les employés
- Intégration gratuite de la compensation des travailleurs
- Implitude illimitée, illimitée et personnalisable
- Imprimable W-2s
- Accumulation des congés
Pour 30 $ par mois, ils vous aideront avec les formulaires W-2 et rempliront et déposeront vos taxes fédérales, étatiques et locales. Ils fourniront également des déclarations fiscales de fin d’année.
Questions à poser avant d’externaliser la paie
Lorsque vous parlez à des services de paie potentiels, lisez les critiques et demandez des références. Voici quelques questions à poser :
- À quel point votre système est-il sécurisé ? Avez-vous déjà eu une violation de données ?
- À quelle fréquence mettez-vous à jour votre système ? Avez-vous des sauvegardes en cas de perte de données ou de crash du système ?
- Comment vous tenez-vous au courant des changements dans les lois fiscales ? A quelle fréquence mettez-vous à jour vos données pour les changements fiscaux ?
- Depuis combien de temps êtes-vous en activité ?
- Comment gérez-vous le service à la clientèle ? Puis-je appeler et parler à une vraie personne ? Dans quel délai répondez-vous aux demandes urgentes ?
- Si je dois apporter des corrections, dans quel délai pouvez-vous les faire ?
- Comment puis-je savoir que vous soumettez les rapports et effectuez les paiements avant leur échéance ? Quelles confirmations m’envoyez-vous ?
Si vous débutez dans le domaine de la paie, prenez le temps de lire cet aperçu de la mise en place d’un système de taxe sur les salaires. Ensuite, faites une liste de ce que vous êtes prêt à faire vous-même et de ce que vous voulez qu’un service de paie fasse.
.