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« Bien commencé est à moitié fait » s’applique à la préparation du procès – en particulier en ce qui concerne le recueil, l’organisation et la présentation des preuves dans les affaires de droit de la famille.

Par William Geary, avocat en droit de la famille

Après plus de 40 ans de pratique (en droit de la famille depuis 22 ans), j’ai passé en revue un certain nombre de méthodes pour recueillir des preuves.

Deux choses qui n’ont pas vraiment changé sont la collecte de preuves auprès des témoins et les méthodes pour obtenir et organiser des documents et d’autres types de preuves pour la présentation.

Gathering, Organizing, and Presenting Evidence : A Primer for Family Lawyers

Votre liste de témoins

Vos témoins potentiels peuvent inclure (et incluent généralement) des membres de la famille, des employeurs, des préparateurs d’impôts, des conseillers, des médecins, des éducateurs, des entraîneurs, des conservateurs de dossiers et d’autres personnes. Lorsque le tribunal vous demandera une déclaration préalable au procès, vous dresserez une liste de personnes entrant dans les catégories ci-dessus. Assurez-vous que la liste comprend les informations suivantes :

1. L’adresse et les coordonnées du témoin.
2. La disponibilité du témoin à comparaître à une audience ou à un procès.
3. La volonté du témoin de comparaître à une audience ou à un procès.
4. Si les employeurs du témoin lui permettront de témoigner.
5. Comment traiter une assignation à comparaître pour le témoin.
6. Quelles preuves vous auriez besoin que le témoin produise.
7. Plus important encore, ce que le témoin pourra ajouter à votre cause.

Parler avec vos témoins potentiels bien avant un procès peut révéler des faiblesses ou des forces dans votre dossier – ou même d’autres témoins ou preuves dont vous n’aviez pas connaissance avant de leur parler.

Recueillir des preuves documentaires

À une certaine époque, obtenir des preuves documentaires était une tâche lourde et fastidieuse : vous demandiez au client des copies de factures, de reçus, de déclarations de revenus, etc. et lorsque le client finissait par les trouver, il apportait les documents à votre bureau ou vous les envoyait par la poste. Maintenant, les clients répondent généralement à une demande de preuve documentaire avec une version numérisée du document en quelques minutes.

Qu’en est-il des preuves concernant les règles du tribunal ou la loi ? Au lieu d’aller à la bibliothèque et de le chercher, la plupart des règles et des lois peuvent être imprimées en ligne. Qu’en est-il des preuves provenant de sources couramment consultées ? Là encore, la réponse est en ligne. Il en va de même pour de nombreuses choses telles que les évaluations de biens immobiliers par des auditeurs, les prix d’achat de biens immobiliers, les cours des actions, les constituants de sociétés, les agents statutaires de sociétés et les dossiers de mariage, de divorce, de dissolution ou de garde antérieurs.

Il n’y a pas si longtemps, lorsqu’une personne faisait une déclaration sur le fait que son conjoint lui avait dit quelque chose, nous demandions s’il y avait des témoins, et la réponse était : « Non. » Fin de l’histoire. Aujourd’hui, lorsque quelqu’un déclare que son conjoint lui a dit quelque chose et que nous demandons s’il y a des témoins, la réponse est souvent : « Non, mais il me l’a envoyé par texto. » Maintenant, nous avons une « preuve » de la déclaration ou de la menace.

Avec l’augmentation de l’utilisation des médias sociaux, nos clients offrent souvent des informations extrêmement précieuses créées et postées par l’autre partie. Note : Vous ne devriez jamais demander à un membre ou à un employé de votre cabinet de prétendre être un « ami » de quelqu’un qui pourrait publier des informations peu recommandables sur votre client – mais si votre client ou un contact légitime de la partie adverse a reçu légalement de telles informations, elles peuvent être très utiles à votre affaire. Nous avons eu des changements de garde totale dans des cas basés principalement sur ce que l’une des parties postait sur les médias sociaux, par opposition à ce que la partie disait au tuteur d’instance.

Recueillir, organiser et présenter des preuves : Messages vocaux et enregistrements

Nous recevons également de plus en plus de preuves par messages vocaux et de conversations enregistrées. Remarque : Il peut être illégal dans votre juridiction d’enregistrer des conversations ou d’enregistrer les conversations de deux autres personnes, même si elles sont dans la même conversation à laquelle on participe. Par conséquent, vérifiez la loi avant d’envisager d’utiliser des conversations enregistrées comme preuve – et bien avant de suggérer à un client d’enregistrer des conversations avec son ex. S’il y a un grand nombre de longs messages vocaux, d’autres problèmes potentiels incluent :

1. Pouvoir accéder aux parties pertinentes du ou des messages vocaux/enregistrements sans ennuyer et potentiellement mettre en colère le tribunal.
2. Avoir le message vocal/enregistrement « complet et intégral » pour la présentation ou la sauvegarde de vos sections.
3. Planifier à l’avance la manière de les présenter au tribunal.

Si possible, vérifiez avec votre juge ou magistrat concernant la présentation des messages vocaux/enregistrements de la manière suivante : présenter un  » enregistrement sommaire  » qui ne comporte que les parties pertinentes de vos enregistrements complets. « Pré-indexez les enregistrements complets et les endroits où ils peuvent être trouvés (« CD 1 : Piste 3 – 0 heure, 56 minutes » ou « CD 4 : Piste 1 – 2 heures, 3 minutes » etc.) afin que vous puissiez trouver rapidement les parties pertinentes. Conservez une liste similaire concernant vos « enregistrements de synthèse ».

Gardez les listes avec vous et avec votre liste de pièces à conviction. Cela vous permet d’atteindre chacune des sections pertinentes et de les faire jouer au besoin. Le fait de placer les enregistrements complets en preuve en même temps que vos extraits devrait écarter toute objection selon laquelle les extraits ont été sortis de leur contexte. Préparez votre client (ou celui qui a fait les enregistrements à l’origine) à identifier et à vérifier les ensembles complets ainsi que les extraits, que le client devrait en fait avoir préparés.

Apportez un ordinateur portable au tribunal pour faire jouer les enregistrements. Alignez-les dans l’ordre dans lequel vous allez les utiliser, et assurez-vous que les enregistrements complets sont faciles à trouver et à consulter à tout moment. Gravez des CD avec les résumés et les enregistrements complets afin de pouvoir fournir un CD à l’avocat adverse lors des échanges de pièces – et aussi pour que les enregistrements et les résumés puissent être marqués, identifiés et inscrits au dossier comme pièces.

Organiser vos preuves à présenter au tribunal

Disons que vous avez maintenant tous vos témoins, factures, évaluations, photos, courriels, déclarations fiscales, rapports d’experts, messages vocaux, etc. Comment les suivre et les organiser ?

La meilleure façon de commencer à organiser, dès le début, est de créer ce qui suit :

1. Déclaration préalable au procès.
2. Feuille de calcul.
3. Notes de procès.
4. Carnet de procès.

1. Déclaration préalable au procès

Vous savez que le tribunal vous fera assister à une conférence préalable au procès tôt ou tard et que vous devrez faire une déclaration préalable au procès, alors pourquoi ne pas en commencer une au tout début de l’affaire ? Vous disposerez ainsi d’un document de travail et d’une liste des preuves à présenter, qu’il s’agisse de témoins, d’enregistrements, de messages vocaux ou de preuves documentaires. Vous n’aurez plus à parcourir dossier après dossier pour trouver ce qui doit figurer dans la déclaration et vous n’aurez plus à le faire lors de la préparation du procès. La préparation de la déclaration préalable au procès dès le début vous aidera à garder la trace des questions et des preuves et témoins qui doivent présenter des preuves pour ces questions.

2. Feuille de calcul

Rien ne peut vous aider à suivre les actifs et les dettes ou les changements dans ceux-ci ou vous donner une ligne de fond relative aux différentes allocations comme une feuille de calcul, alors pourquoi ne pas en commencer une au tout début de l’affaire ? Au fur et à mesure que vous recevez des preuves de différents actifs, dettes ou revenus, vous pouvez les répertorier dans la feuille de calcul, en notant le montant, la date, la source de la preuve et les informations sur les témoins si nécessaire. Vous pouvez, par exemple, suivre les différentes valeurs et les différentes pièces à conviction dont vous pourriez avoir besoin, à partir de différentes dates de fait potentielles. Cette feuille de calcul vous aidera également à voir ce dont vous avez encore besoin, et s’il manque des pièces pour certaines parties.

3. Notes de procès

Vous savez que vous allez devoir élaborer un guide pour vos questions concernant toutes les informations que vous devez présenter et toutes les questions que vous devrez couvrir, tant lors des audiences que du procès. Pourquoi ne pas commencer vos notes de procès au tout début de l’affaire ? Vous disposerez alors d’un document de travail et d’une liste de questions, de problèmes et de preuves. Encore une fois, à la fin de l’affaire, vous n’aurez plus à parcourir dossier après dossier pour trouver ce qu’il serait bon de couvrir lors de la préparation du procès. L’indexation des questions ou des thèmes afin qu’ils soient facilement accessibles vous aidera à mettre à jour efficacement les questions potentielles pour le procès. Insérez des copies de pièces à conviction ou de courriels de sorte que, lorsque vous interrogez quelqu’un au procès, vous ayez exactement ce dont vous avez besoin sous les yeux. Il est beaucoup plus facile de préparer et de modifier le dossier au fur et à mesure que vous avancez dans votre affaire que d’essayer de rassembler tout cela à la fin. Garder une liste de « choses à faire » au début de vos notes de procès vous aidera également à rester sur la bonne voie pour les dépositions de dossiers, les dossiers, les experts, et toutes les autres questions de préparation.

4. Cahier de procès

Que votre tribunal l’exige ou non, vous devriez avoir un cahier de procès avec toutes vos pièces à conviction dedans lorsque vous allez au procès. Les pièces s’enchaîneraient idéalement dans le même ordre que les témoignages que vous voulez présenter (mais ce n’est pas toujours possible) et elles devraient, si tout va bien, être organisées par et regroupées par thèmes. Commencer ce cahier depuis le début – peut-être même en incluant certaines des plaidoiries, motions et affidavits financiers ou de garde de la partie adverse – vous donnera une bonne source de référence de base à utiliser lors de la préparation du procès et de la présentation de votre cas.

Pour citer Mary Poppins : « Bien commencé est à moitié fait ». Cela s’applique à la préparation du procès – surtout en ce qui concerne la collecte, l’organisation et la présentation. Une bonne organisation, dès le début, devrait aboutir à la meilleure présentation possible.

L’avocat William Geary pratique uniquement le droit de la famille dans l’Ohio. Il est admis aux tribunaux de l’Ohio, au tribunal fédéral du district sud de l’Ohio et à la Cour suprême des États-Unis. www.columbusfamilylawyer.com

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Publié le : 10 juin 2019