Bien que de nombreux employeurs utilisent actuellement le dépôt direct pour le relais des chèques de paie des employés, tous les employés ne se prévalent pas de cette option. Dans ce cas, le chèque est généralement remis en main propre à l’employé sur son lieu de travail ou il est envoyé par la poste à son adresse personnelle, notamment dans le cas des employés éloignés. Dans ces situations, lorsqu’il s’agit d’un chèque papier, il y a une possibilité qu’il soit perdu ou volé. Les employeurs, cependant, ne sont généralement pas responsables du remplacement du chèque dans de telles situations tant qu’ils ont suivi la demande de l’employé concernant la façon dont le chèque devait être livré (par exemple, en l’envoyant par la poste à la bonne adresse).
Les employeurs seraient prudents, cependant, d’avoir des politiques concernant les chèques de paie perdus ou volés. Ces politiques comprendraient une procédure que les employés devraient suivre pour signaler les chèques perdus ou volés, et une déclaration selon laquelle l’entreprise préviendra la banque et essaiera de faire opposition au chèque, si elle est en mesure de le faire. Vous pouvez réémettre le chèque s’il peut être arrêté – mais si le chèque a déjà été encaissé, l’entreprise n’est probablement pas responsable tant qu’elle a suivi sa procédure habituelle pour fournir le chèque à l’employé. La politique, cependant, devrait indiquer que si l’entreprise n’est pas en mesure de faire opposition au paiement du chèque de paie original, l’employé sera responsable de la perte.
Les employeurs doivent également être conscients de toute loi étatique ou locale qui pourrait imposer d’autres obligations concernant les chèques de paie des employés. Vous devez cependant noter qu’un certain nombre d’États empêchent les employeurs d’imposer le dépôt direct, mais ne peuvent l’offrir que comme une option que les employés peuvent choisir. C’est pourquoi une entreprise située dans un tel État ne peut pas instituer le dépôt direct obligatoire dans le but d’éviter d’avoir à traiter des chèques perdus ou volés. Soyez au courant des lois qui s’appliquent à votre entreprise pour vous assurer que vous êtes en conformité.