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Si vous êtes comme de nombreux propriétaires de petites entreprises et travailleurs indépendants, vous savez probablement à quel point il peut être délicat de rester organisé – surtout lorsqu’il s’agit de garder une trace des reçus. C’est là que le Shoeboxed pourrait s’avérer utile.

Qu’est-ce que Shoeboxed ?

Shoeboxed est une application qui stocke numériquement vos reçus et vous aide à les gérer de sorte que, au moment de l’impôt ou – le ciel nous en préserve – d’un contrôle de l’IRS, vous serez organisé et préparé.

Siège social à Durham, en Caroline du Nord, Shoeboxed a été fondée en 2007 et a depuis atteint plus d’un million de comptes dans 100 pays. Beaucoup de gens font manifestement confiance à cette application, mais est-elle à la hauteur du battage médiatique ? Nous l’avons pris pour un tour pour voir comment Shoeboxed stacks up.

Shoeboxed Caractéristiques principales

• Enveloppes magiques – Envoyez vos reçus, cartes de visite collectées et autres documents pertinents à Shoeboxed dans une « enveloppe magique » prépayée pour la numérisation. Les enveloppes incluent la livraison gratuite dans les deux sens.
• Vérification humaine des données – Toutes les données soumises à Shoeboxed sont vérifiées par un être humain.
• Importer automatiquement les reçus de Gmail – Vous pouvez synchroniser votre compte Shoeboxed avec votre boîte de réception Gmail afin que les reçus électroniques soient automatiquement archivés.
• Gestion des cartes de visite – Transformez vos cartes de visite collectées en une base de données de contacts en ligne.
• Génération de notes de frais – L’application Shoeboxed peut vous aider à créer une note de frais en quelques étapes simples.
• Suivi du kilométrage – Shoeboxed gardera également la trace du kilométrage de vos déplacements professionnels.

Prix de Shoeboxed

Shoeboxed a plusieurs options d’abonnement :

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Des plans annuels sont également disponibles à un tarif réduit. Si vous avez besoin de numériser ou d’envoyer plus que le nombre de documents qui vous est alloué, vous pouvez le faire et payer un tarif forfaitaire de 30 cents par élément.

Captures d’écran de Shoeboxed

Comment Shoeboxed fonctionne

Shoeboxed collecte et organise vos reçus en votre nom. Vous pouvez accomplir cela de plusieurs façons différentes :

Envoyer les reçus papier dans une enveloppe magique prépayée

Une fois que vous avez signé votre compte Shoeboxed payant au niveau Classic ou supérieur (et que vous avez une adresse postale aux États-Unis ou en Australie), la société vous enverra deux enveloppes prépayées. Il vous suffit de remplir les enveloppes de reçus, de cartes de visite ou d’autres documents importants que Shoeboxed peut gérer pour vous, et de les renvoyer, affranchis. La société scannera et vérifiera toutes les données que vous avez envoyées et vous renverra vos documents.

Envoyez les reçus papier dans votre propre enveloppe

Si vous n’avez pas accès aux enveloppes magiques, vous pouvez tout de même envoyer vos reçus et vos cartes par la poste. Vous devrez faire l’étape supplémentaire d’imprimer et de remplir une feuille d’accompagnement. Ensuite, il suffit de la glisser dans le courrier à Shoeboxed.

Avec votre appareil mobile

Il suffit de prendre une photo de votre reçu ou d’autres documents avec votre appareil mobile, puis de la télécharger via l’application gratuite Shoeboxed. (Si vous choisissez de prendre une photo de votre reçu avec votre téléphone, comme nous l’avons fait, assurez-vous de tenir l’appareil photo bien immobile et d’avoir un éclairage approprié pour que le reçu soit lisible.)

Scanner sur le bureau

Alternativement, vous pouvez allumer votre scanner et télécharger votre reçu sous forme de fichier numérique sur votre tableau de bord Shoeboxed de bureau. Vous pouvez envoyer des images en tant que pièces jointes .jpg, .jpeg, .png, .gif ou tiff.

Email

Si vous avez Gmail, Shoeboxed peut se synchroniser avec votre compte pour collecter automatiquement les reçus électroniques. Mais vous pouvez également soumettre vos reçus à votre propre adresse e-mail personnalisée. Écoutez ça : Shoeboxed scannera aussi automatiquement vos e-recettes et vous informera des coupons qui y sont attachés !

Shoeboxed Pour &Contre

Résumé

Dans l’ensemble, nous avons trouvé Shoeboxed facile à utiliser. Son interface utilisateur est assez auto-explicative. La méthode la plus facile pour soumettre des reçus était simplement de prendre une photo avec notre téléphone (mais, comme indiqué ci-dessus, assurez-vous que la photo n’est pas floue !). Si vous êtes le genre de personne qui souhaite que quelqu’un d’autre s’occupe des aspects les moins intéressants du métier de chef d’entreprise pour vous, c’est génial. Après tout, vous pouvez entasser toute votre paperasse embêtante dans une enveloppe et l’envoyer !

Mais si vous n’aimez pas scanner les reçus et tenir des registres précis vous-même, Shoeboxed pourrait être un gaspillage de votre argent. Et si vous avez des besoins comptables plus compliqués, nous vous recommandons d’économiser vos centimes pour un logiciel de comptabilité plus complet, comme QuickBooks ou Wave Accounting.

Cependant, si vous avez simplement besoin d’aide pour vous organiser et préparer votre entreprise à l’impôt, Shoeboxed offre une solution simple et abordable.

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