Dans le but de protéger l’Université, ses employés, ses étudiants et ses visiteurs, l’UT effectue des vérifications des antécédents avant l’emploi pour tous les postes réguliers du corps professoral et du personnel.
Les vérifications des antécédents sont effectuées pour les candidats retenus avant de faire une offre d’emploi, et les offres sont conditionnelles à la réussite des vérifications des antécédents.
Les employés actuels embauchés avant le 1er janvier 2011 et qui postulent pour certains postes internes devront également se soumettre à des vérifications des antécédents. Ces postes comprennent ceux qui travaillent avec la sécurité, les finances, les enfants ou l’utilisation des clés maîtresses des bâtiments.
PLUS SUR LES VÉRIFICATIONS DES ANTÉCÉDENTS
Lignes directrices sur la vérification des antécédents
Introduction
Dans le but de protéger l’université, ses employés, ses étudiants et ses visiteurs, l’Université effectuera des vérifications des antécédents criminels avant de faire une offre d’emploi pour tout poste de professeur ou de personnel. Cette vérification des antécédents criminels comprendra un examen des sanctions relatives aux licences professionnelles.
Scope
L’Université doit effectuer une vérification des antécédents de tous les nouveaux membres du corps professoral et du personnel. Les campus individuels détermineront s’ils doivent effectuer une vérification des antécédents des employés à durée déterminée. Des exceptions seront faites pour les catégories d’employés suivantes :
- les finalistes pour des nominations professorales ou post-doctorales qui présentent des documents d’autorisation de travail valides du département de la sécurité intérieure (l’admissibilité au travail doit être vérifiée);
- les membres du corps professoral qui sont employés au Oak Ridge National Laboratory ; et
- les membres du corps professoral dans des nominations auxiliaires à salaire nul.
Processus
- Un formulaire d’autorisation signé par le finaliste est requis avant que des renseignements sur les antécédents criminels puissent être demandés. Ces informations sont recueillies au cours du processus de candidature. Si un employé potentiel refuse de fournir cette autorisation, la personne n’est pas admissible à un emploi.
- Si la vérification ne peut pas être effectuée avant qu’une offre soit faite, la lettre de nomination doit indiquer que l’offre sera retirée ou que l’emploi prendra fin si les résultats de la vérification des antécédents criminels sont inacceptables.
- Après avoir reçu le formulaire d’autorisation, le Bureau du recrutement soumettra les renseignements au fournisseur externe de l’Université. Les vérifications de dossiers prennent généralement entre 2 et 3 jours, selon la juridiction. Un rapport d’antécédents typique comprend :
- Vérification et repérage du numéro de sécurité sociale
- Recherche de casier judiciaire de comté
- Recherche de casier judiciaire fédéral
- Recherche dans la base de données criminelle nationale
- Recherche dans la base de données nationale des délinquants sexuels
- Recherche dans les dossiers des véhicules à moteur
- Base de sanctions des licences professionnelles
Les recherches dans les tribunaux de comté récupèrent les dossiers des affaires traitées dans les tribunaux de comté ; les affaires traitées dans les tribunaux de comté concernent des questions de droit de l’État. Les recherches de dossiers d’État impliquent la récupération de dossiers judiciaires par le biais d’un dépôt d’État, comme la police d’État ou une autre agence, ou par le biais d’un système judiciaire d’État. Les recherches dans les tribunaux fédéraux impliquent la récupération des dossiers des tribunaux fédéraux auprès des tribunaux de district des États-Unis ; les affaires traitées dans les tribunaux fédéraux concernent des questions de droit des États-Unis.
- Les demandeurs sont tenus de divulguer sur leur demande toutes les condamnations pour crime et délit (à l’exception des infractions mineures au code de la route). Cela inclut toutes les condamnations qui ont eu lieu sous un nom autre que celui fourni sur la demande. Les arrestations, par opposition aux condamnations, ne doivent pas être prises en considération à des fins d’emploi. Les candidats qui ne divulguent pas toutes les condamnations pour crime ou délit sur la demande peuvent être éliminés de la considération pour l’emploi sur la base de la falsification de la demande.
- Avant de prendre toute mesure défavorable basée sur un rapport d’antécédents, l’Université informera la personne de ses intentions dans une lettre préalable à une mesure défavorable. L’Université doit accorder au candidat une période de temps, d’au moins cinq jours ouvrables, pour contester et/ou corriger le rapport auprès du vendeur. L’Université doit recevoir la confirmation du fournisseur que le rapport a été corrigé et recevoir un rapport mis à jour. Avec la lettre de pré-action défavorable, l’Université doit fournir au candidat une copie des droits du consommateur en vertu de la FCRA, tels que prescrits par la FTC. Les ressources humaines ont ces formulaires disponibles.
- L’existence d’une condamnation pénale n’exclut pas automatiquement un candidat de l’admissibilité à l’emploi. L’Université examinera chaque candidat au cas par cas en tenant compte de la nature et de la gravité de l’infraction, du temps écoulé depuis la condamnation, des antécédents professionnels globaux du candidat et du type de poste pour lequel le candidat cherche un emploi.
- Si l’Université procède à l’action défavorable, elle doit fournir à la personne un avis qu’elle a refusé l’emploi au candidat ou a licencié l’employé sur la base des informations contenues dans le rapport d’antécédents. Les ressources humaines ont également ces formulaires disponibles.
- Si les ressources humaines recommandent qu’un candidat ne soit pas pris en considération, ou qu’un employé soit licencié, et que le département souhaite procéder à l’embauche du candidat ou au maintien en poste de l’employé, le département doit obtenir l’approbation du chancelier ou du vice-président approprié.
Responsabilités
Les décisions relatives à l’embauche de personnel relèvent de la responsabilité de l’ORH et du CBO (ou de son représentant). Le bureau de l’avocat général et/ou les RH du système peuvent assurer une supervision si nécessaire. Les décisions relatives aux embauches de professeurs seront prises par le provost/les responsables académiques en chef.
Confidentialité
Les informations sur les antécédents doivent être considérées comme confidentielles et protégées contre toute divulgation non autorisée. Les renseignements ne doivent pas être communiqués ou divulgués de quelque façon que ce soit à toute personne ou agence, sauf aux personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements pour prendre une décision concernant la demande d’emploi. L’Université doit détruire les rapports d’antécédents à la fin du processus d’embauche.
Vérification des antécédents à partir des empreintes digitales
L’Université du Tennessee effectue des vérifications des antécédents criminels à partir des empreintes digitales par le biais du Tennessee Bureau of Investigation et du Federal Bureau of Investigation uniquement lorsque la loi de l’État ou la loi fédérale l’exige (par exemple, les enseignants ou les infirmières).
Utilisation et diffusion. L’information sur les antécédents criminels (« CHRI ») obtenue auprès du TBI et du FBI sera uniquement utilisée par le département d’embauche pour vérifier la ou les infractions criminelles et ne sera pas diffusée. Les résultats sont considérés comme confidentiels et ne sont accessibles qu’au responsable du recrutement ou à la personne désignée. Le CHRI ne sera accessible que par le personnel autorisé dans l’exercice de ses fonctions et ne sera jamais divulgué au public.
Rétention et sécurité. Chaque ministère recruteur adopte des procédures pour s’assurer que le CHRI est conservé dans un endroit sécuritaire. Les zones dans lesquelles les CHRI sont traitées et manipulées doivent être réservées au personnel autorisé identifié par le chef de service. La zone doit être hors de la vue du public et du personnel non autorisé. Le chef de service tient une liste de tous les employés qui ont accès aux CHRI, peuvent les traiter, les diffuser et/ou les détruire.
Élimination des CHRI. Lorsque les CHRI ne sont plus nécessaires, ils doivent être détruits par brûlage, déchiquetage ou toute autre méthode rendant l’information illisible. La destruction des documents doit être effectuée conformément aux dispositions relatives à l’élimination des documents qui se trouvent dans la politique fiscale FI0120.
Mauvais usage. Les employés qui utilisent le CHRI à des fins autres que la vérification du casier judiciaire d’un employé potentiel sont passibles de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. La divulgation délibérée du CHRI à des fins inappropriées pourrait également entraîner une responsabilité pénale. Tout employé ayant connaissance de l’utilisation abusive de la CHRI doit immédiatement signaler une violation au Département des ressources humaines ou au Bureau des affaires juridiques.
Programmes impliquant des mineurs
Des vérifications des antécédents sont également effectuées, conformément à la politique de sécurité 0575, pour tous les employés ou les personnes occupant un poste contractuel ou bénévole avec l’Université qui ont un contact direct avec des mineurs dans le cadre de certains programmes.
POLITIQUE DES PROGRAMMES POUR LES MINEURS.