Los estados financieros de una empresa que informan de su rentabilidad y posición financiera consisten principalmente en una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance. Las cuentas registradas en estos estados financieros pertenecen a cualquiera de las cuatro categorías, es decir, ingresos o gastos y activos o pasivos. Los ingresos y los activos están representados por entradas actuales o futuras, mientras que los gastos y los pasivos están representados por salidas actuales o futuras.
El artículo «gasto frente a pasivo» examina el significado y las diferencias entre dos de estos componentes: el gasto y el pasivo.
Definiciones y significados
Gastos:
Un gasto es un coste en el que debe incurrir una entidad para generar ingresos empresariales. En el curso de sus actividades generadoras de ingresos, las entidades comerciales adquieren algunos bienes o utilizan algunos servicios y la salida de dinero que se gasta en ellos son los gastos de la entidad. Por ejemplo, una entidad manufacturera tendría que pagar un alquiler al propietario del edificio de su fábrica y los salarios a sus trabajadores para poder llevar a cabo sus actividades de producción. Estos pagos se califican como gastos de la empresa.
Los gastos incurridos en la empresa pueden clasificarse a grandes rasgos en función de la fase de la empresa en la que se producen:
- Gastos de fabricación: Los gastos incurridos en el proceso de fabricación, como los materiales directos, los salarios de los trabajadores, la energía y el petróleo, los salarios de los supervisores, el alquiler de la fábrica, etc.
- Gastos de venta y distribución: Gastos incurridos en el proceso de venta de bienes, como los costes de transporte, los costes de manipulación, los costes de embalaje, los costes de almacén, los costes de publicidad, etc.
- Gastos administrativos: Gastos incurridos en las operaciones rutinarias del día a día, tales como impresión y papelería, electricidad de oficina, gastos de teléfono e internet, etc.
- Gastos financieros: Gastos incurridos para satisfacer las necesidades de financiación, principalmente las comisiones de tramitación de préstamos y los intereses de los mismos.
Los gastos se contabilizan cargándolos a la cuenta de explotación o de pérdidas y ganancias con abono a alguna cuenta de pago (alquileres a pagar, salarios a pagar, intereses a pagar, etc.) en el caso de los devengos y a la cuenta bancaria en el caso de los gastos de caja.
Apunte de gastos
El Sr. A se dedica a la prestación de servicios jurídicos a clientes corporativos. Durante este proceso, ha contratado a dos abogados para que le ayuden en todos sus trámites. A cada uno le paga 1.000 dólares como salario mensual. Además, también paga un alquiler de oficina de 500 dólares mensuales. Estos califican como gastos y el asiento contabilizado es:
Salarios a/c…..2,000
Alquiler a/c…..500
Banco a/c…..2,500
(Siendo los salarios y el alquiler del mes contabilizados y pagados mediante cheque)
Pasivo:
Un pasivo es una obligación financiera de una entidad que ha surgido como resultado de su transacción comercial pasada. Cuando una entidad adquiere algún bien o presta algún servicio, está obligada a compensar al vendedor, normalmente mediante un pago monetario. Del mismo modo, cuando una entidad pide dinero prestado a un prestamista, está obligada a pagar los intereses del préstamo, así como a devolver el importe principal del mismo. Este tipo de obligaciones se convierten en pasivos a efectos de los estados financieros de la entidad. Los pasivos suelen clasificarse en:
- Pasivos corrientes: Obligaciones que deben ser liquidadas en un plazo corto, normalmente dentro de un año; por ejemplo, los acreedores con un plazo de crédito de 90 días los efectos a pagar a corto plazo, etc.
- Pasivos no corrientes: Obligaciones que no requieren ser liquidadas a corto plazo y que se mantienen durante varios años a largo plazo; por ejemplo, los préstamos bancarios y las obligaciones emitidas por la entidad.
Apunte del pasivo
Continuando con el mismo ejemplo anterior. Suponiendo que el señor A no realiza el pago del alquiler de forma inmediata sino que su arrendador le concede un plazo de 2 meses para realizar el pago. En tal caso, cuando se registre el gasto, se creará un pasivo por valor de 500 dólares a favor del arrendador.
Alquiler a/c…..500
Préstamo a/c…..500
(Ser – alquiler del mes contabilizado)
Además, si el sr. A toma un préstamo de 50.000 dólares para renovar su oficina, tendrá que crear un pasivo en sus libros a favor del prestamista:
Banco a/c…..50,000
Préstamo a/c…..50,000
(Siendo el préstamo dispuesto para la renovación de la oficina)
Cuando el préstamo sea finalmente devuelto, la cuenta de pasivo se extinguirá de los libros.
Diferencia entre gasto y pasivo
A continuación se detallan los siete puntos clave de diferencia entre gasto y pasivo:
Significado básico:
- Un gasto es un coste en el que se debe incurrir durante el curso de las actividades generadoras de ingresos de una empresa.
- Un pasivo es una obligación financiera de una entidad que se crea debido a una transacción comercial realizada en el pasado.
Tipo de cuenta:
- Un gasto es una cuenta de naturaleza nominal.
- Un pasivo es una cuenta de naturaleza personal ya que se crea a favor de una persona o entidad. Un préstamo bancario, por ejemplo, es un pasivo a favor de un banco, un pasivo por compra de bienes o materiales se crea a favor del vendedor.
Registro en los libros de cuentas:
- Los gastos se registran en el debe de la cuenta de explotación o de pérdidas y ganancias y causan una reducción en el beneficio neto de la entidad.
- Los pasivos se registran en el balance en el lado del pasivo.
Consecuencias de la no liquidación:
- Si los gastos no se liquidan en el momento de su realización, se produce la creación de un pasivo.
- Si los pasivos no se liquidan en la fecha de vencimiento, puede dar lugar a consecuencias legales para la entidad, especialmente en caso de impago de préstamos bancarios, depósitos públicos y grandes acreedores, etc.
Se arrastran a través de los períodos contables:
- Los gastos se registran sólo en el período en el que se incurren. Son absorbidos por el resultado del periodo al que pertenecen y, por tanto, no se arrastran a periodos contables posteriores.
- Los pasivos, por el contrario, se arrastran en el balance y siguen reflejándose en los libros hasta que se liquidan o se amortizan.
Salidas monetarias:
- No todos los gastos suponen una salida de efectivo para la empresa. Por ejemplo, los gastos no monetarios, como la depreciación, no dan lugar a una salida monetaria, sino que provocan la reducción del valor de un activo.
- Los pasivos, sin embargo, siempre dan lugar a una salida monetaria para liquidarlos (a menos que se amorticen).
Ejemplos:
- Los gastos incluyen las materias primas, los sueldos y salarios, la electricidad, los gastos de transporte, los gastos de publicidad, etc.
- El pasivo incluye los acreedores por bienes, los préstamos y depósitos pendientes, las obligaciones pendientes, etc.
Conclusión – gasto frente a pasivo
Tanto los gastos como el pasivo tienden a crear una obligación monetaria para cualquier entidad. De hecho, los gastos y los pasivos tienen una relación de dependencia entre sí. Por ejemplo, el devengo de varios gastos conduce a la creación de pasivos con respecto a las cuentas por pagar. Por otra parte, la asunción de pasivos puede dar lugar a la realización de gastos posteriores, como la asunción de un préstamo dará lugar al devengo de intereses para atender el pasivo del préstamo. En cualquier caso, es importante registrar adecuadamente estos gastos y pasivos, ya que afectan a la rentabilidad y a la situación financiera de la entidad.