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Lo que está en juego en los contratos de adquisición

Los contratos crean el marco para cada proyecto o licitación en particular y, en consecuencia, es fundamental utilizar el contrato correcto para cada proyecto. Si se comete un error aquí, podría costar más dinero a la empresa a largo plazo. Pueden producirse gastos y responsabilidades adicionales por 1) tener que gastar recursos adicionales para conseguir que la otra parte cumpla, o 2) tener que pagar más porque se utilizó un contrato que acaba costando más, por ejemplo, un contrato de tiempo y materiales en lugar de un precio fijo para el proyecto equivocado.

A continuación se presenta una lista de cada tipo de opciones de contratos de adquisición que se utilizan comúnmente para los departamentos de compras, y las circunstancias óptimas para utilizar un tipo de contrato determinado.

Tipo de contrato I: Contratos de precio fijo

Este tipo de contratos se utiliza mejor cuando una persona sabe exactamente cuál es el alcance del trabajo. Un contrato de precio fijo, también llamado contrato a tanto alzado, es ideal para mantener los costes bajos cuando el alcance del proyecto es predecible. Por ejemplo, si una empresa necesita los servicios de un proveedor y el alcance del trabajo está claramente definido, este contrato garantiza que la empresa sólo pagará una cantidad de dinero determinada por el trabajo requerido. He aquí otras ventajas de utilizar este tipo de contrato:

o Una vez que ambas partes han firmado el contrato, el vendedor está obligado a realizar el servicio dentro del plazo establecido. Esto contribuirá en gran medida a garantizar que su proyecto se complete con éxito y a tiempo.

o Elimina las conjeturas sobre el precio. Por ejemplo, si contrata a un contratista para que realice un proyecto con un contrato de precio fijo, está obligado a realizar el trabajo por el importe establecido en el contrato. Esto hace que el control del coste de un proyecto sea mucho más fácil.

o El vendedor asume la mayor parte del riesgo porque se ha comprometido legalmente con las especificaciones del proyecto.

Este tipo de contrato es el más adecuado para la subcontratación o los proyectos «llave en mano».

Subtipos de contratos de precio fijo

Dentro de los contratos de precio fijo, hay otros tres subtipos, y de nuevo, cada uno es ideal para escenarios específicos. He aquí un breve resumen de cada uno de ellos.

o El contrato de precio fijo (FFP). Este es el más simple de todos los contratos de precio fijo. El precio de venta o los honorarios son fijos, al igual que el plazo. Por ejemplo, el contrato puede establecer que el vendedor debe completar el trabajo por el precio de 10.000 dólares a finales de mes. Si el vendedor comete un error o hace algo que provoque un aumento del coste, será responsable de ello y el precio seguirá siendo de 10.000 dólares. Este tipo de contrato debe usarse cuando el alcance del trabajo está detallado minuciosamente, por lo que las oficinas gubernamentales suelen preferirlo. Es el tipo de contrato más fácil de utilizar para los profesionales de la contratación porque facilita la recepción de ofertas y su evaluación conjunta.

o El contrato de honorarios de incentivo a precio fijo (FPIF). Este tipo de contrato incluye todo lo que hace el contrato FFP, pero añade un incentivo monetario para que el vendedor haga un trabajo aún mejor o se adelante al calendario. Por ejemplo, el contrato puede incluir un incentivo económico si el vendedor termina el trabajo a tiempo o antes de tiempo, a un precio igual o inferior al de la oferta, o si realiza un trabajo ejemplar. Este tipo de contrato es muy adecuado para proporcionar el incentivo necesario para garantizar que el proyecto se realice a tiempo y a un precio igual o inferior al coste.

o Contratos de precio fijo con ajuste económico del precio (FP-EPA). Este es el tipo de contrato que se debe utilizar si se espera que el proyecto dure un largo periodo de tiempo, ya que protege al vendedor de la inflación. Por ejemplo, las empresas pueden incluir una cláusula que otorgue al contratista un porcentaje específico de aumento tras un periodo de tiempo predeterminado. Muchas organizaciones basan este porcentaje en el índice de precios al consumo.

Posibles problemas con un contrato de precio fijo

A pesar de todos los beneficios de un contrato de precio fijo, hay algunos inconvenientes que las empresas deben tener en cuenta. He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta al considerar el uso de estos contratos de precio fijo:

o El alcance del trabajo debe estar perfectamente definido cuando se firma el contrato. Si el alcance se deja ambiguo de alguna manera, el vendedor puede intentar pedir más dinero si se percibe que el alcance ha cambiado de alguna manera. Este tipo de descuidos pueden hacer que un proyecto se salga del presupuesto y hay que tener cuidado con ellos.

o Algunos contratistas pueden presentar una oferta baja para que se les adjudique el contrato, y luego añaden alcance al proyecto para aumentar el precio. Evite esto prestando mucha atención a cualquier cambio realizado por el contratista en el alcance del proyecto.

Tipo de contrato II: Contratos de coste reembolsable

Otro tipo de contrato utilizado con frecuencia es el contrato de coste reembolsable, que también se conoce como contrato de coste desembolsable. Si el alcance de un proyecto es incierto o es probable que cambie, este tipo de contrato puede ser el más utilizado para mantener a todo el mundo dentro del calendario y del presupuesto. La premisa básica del contrato es que el vendedor será reembolsado por el coste cuando su trabajo esté terminado, y también ganará una comisión por su beneficio. Las empresas tendrán cierta flexibilidad en el contrato en lo que respecta a establecer la parte de los «honorarios» del contrato. Por ejemplo, los honorarios pueden basarse en el grado de cumplimiento o superación de los objetivos del proyecto por parte del vendedor, en el grado de cumplimiento del plazo de ejecución del trabajo o en el grado de cumplimiento del presupuesto del proyecto por parte del contratista.

En los contratos de reembolso de costes, a menos que los requisitos se establezcan con todo detalle, los vendedores pueden tratar de tener en cuenta la ampliación del alcance como forma de anticiparse a los costes crecientes. Un posible método para evitar el aumento del alcance es poner un tope a los posibles honorarios otorgados al contratista.

Cuatro tipos de subtipos de contratos de reembolso de costos

Al igual que con el contrato de precio fijo, hay variaciones para un contrato de reembolso. Las cuatro entre las que suelen elegir las empresas son:

o Contrato de coste más cuota fija (CPFF). Si el proyecto se considera de alto riesgo y se teme que la organización contratante no pueda atraer a los licitadores, este tipo de contrato es una opción ideal. Con él, el vendedor está protegido de los riesgos porque la organización contratante correrá con todos ellos. El contrato debe incluir una cláusula en la que se pague al vendedor por los costes en los que incurra, además de una tarifa que no se base en este rendimiento. Por ejemplo, al contratista se le pagarán sus costes, más unos honorarios de 10.000 dólares.

o Contrato de Honorarios de Incentivo por Coste (CPIF). En este tipo de contrato, la organización contratante también asumirá el riesgo, pero éste será menor porque el contratista tendrá un incentivo añadido. El contratista recibirá el reembolso de sus costes, más una cuota de incentivo que se basa en el rendimiento del trabajo. La comisión de incentivo suele ser un porcentaje predeterminado del ahorro derivado del rendimiento del vendedor y suele repartirse entre el comprador y el vendedor.

o Comisión de Adjudicación de Costes más Gastos (CPAF). Mientras que la comisión de incentivo se basa en un porcentaje predeterminado de ahorro, el premio es subjetivo y se basa en lo bien que el comprador considera que el vendedor ha cumplido sus objetivos de rendimiento. Como la adjudicación es subjetiva, no se puede recurrir. Al crear el contrato, utilice un lenguaje que establezca que el vendedor puede recibir una adjudicación de hasta una cantidad de dólares si cumple o supera los requisitos de trabajo estipulados en los términos del contrato.

o Coste más porcentaje del coste (CPPC). Un contrato CPPC paga al vendedor todos los costes, más un porcentaje de los mismos como beneficio añadido. Tenga cuidado con este tipo de contrato porque incentiva a algunos vendedores a inflar sus costes para recibir un mayor beneficio.

Contratos de tiempo y materiales

La forma de contrato de tiempo y materiales se utiliza sobre todo cuando el vendedor ofrece mano de obra, y el riesgo se distribuye equitativamente entre el comprador y el vendedor. Este tipo de contrato se suele utilizar para contratar a un experto o a otros proveedores externos. En él, tendrá que enumerar las cualificaciones o la experiencia deseada, y el vendedor presentará una tarifa por hora como oferta. Asegúrese de establecer un límite o podría encontrarse rápidamente por encima del presupuesto.

Ordenes de compra

Las órdenes de compra son quizás uno de los documentos más comunes en el departamento de compras. Las órdenes de compra se utilizan para que las organizaciones definan su relación con los vendedores y actúa de forma muy parecida a un contrato.

Cuando una empresa desea solicitar un pedido de bienes o servicios, envía una orden de compra a los vendedores que contiene la solicitud del pedido. El formulario incluye el tipo de artículo, el número de artículos y un precio acordado mutuamente. Al igual que con los contratos de precio fijo, cuanto más específica sea la orden de compra, mejor. Los compradores deben incluir detalles exhaustivos en el documento para que la orden de compra sea más eficaz y beneficiosa.

Cuando un vendedor, proveedor, suministrador, etc., acepta una orden de compra, ésta actúa como un contrato. Entran en un contrato legalmente vinculante entre ellos y el comprador. Es por esta razón que el comprador siempre debe utilizar un lenguaje explícitamente claro y específico para comunicar las solicitudes al vendedor. Hacerlo puede suponer más trabajo al principio, pero conlleva la ventaja añadida de garantizar que no haya confusión cuando se reciba y se lleve a cabo la orden de compra.

Una ventaja añadida de las órdenes de compra es que, en caso de que el comprador se negara a pagar, el vendedor estaría protegido porque el comprador está obligado por los términos de la orden a pagar el precio acordado.

La selección de la forma de contrato adecuada le ayudará a garantizar que el próximo proyecto de su empresa tenga las mejores posibilidades de éxito, que se ajuste al presupuesto del proyecto y que sirva a los objetivos generales de la empresa, al tiempo que mitiga los riesgos y elimina los gastos innecesarios.

Además de seleccionar el tipo de contrato adecuado para un trabajo determinado, redactar, negociar y ejecutar bien esos contratos es un proceso crucial para el éxito.

Incluso si se elige y redacta el tipo de contrato adecuado para un trabajo determinado, es probable que aún haya que negociarlo, lo que a menudo puede convertirse en una tarea laboriosa y tediosa. Sin embargo, la agravación asociada a las negociaciones de contratos puede eliminarse mediante una plataforma de gestión de contratos basada en la nube.

Concord es una plataforma de gestión de contratos basada en la nube que está cambiando la forma en que el mundo crea, negocia, firma y gestiona los contratos. Con Concord, los contratos pueden almacenarse en línea y negociarse con proveedores, contratistas, terceros, etc. sin tener que salir de la plataforma, lo que lleva a un proceso fácil y transparente que garantiza que todas las partes conozcan los términos, las fechas y las expectativas sin el habitual dolor de cabeza que supone la colaboración y la negociación.

Una de las principales ventajas del software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es que hace que la colaboración sea simple y fácil. Un programa de software colaborativo permite a todo el equipo acceder a un borrador de contrato en la nube desde cualquier lugar, hacer comentarios sobre partes específicas del documento y rediseñar el documento. Todos los miembros del equipo recibirán alertas cuando se realicen comentarios o cambios, para que todos puedan estar informados. Cuando desee integrar estos cambios en el documento, podrá hacerlo fácilmente en línea.