Ya sea que tenga un empleado o cientos, debe seguir los procedimientos formales que conlleva pagarles. Puede realizar estas tareas de nómina usted mismo, o puede externalizar el proceso entregándolo a un servicio profesional de nóminas.
Independientemente del tipo de servicio de procesamiento de nóminas que utilice, es muy importante recordar que usted -como propietario de la empresa- es responsable de todo lo relacionado con las nóminas. La subcontratación de la nómina no le quita la responsabilidad de pagar y reportar todos los impuestos de la nómina a tiempo y en su totalidad, y de pagar a los empleados exactamente lo que se les debe.
Razones para subcontratar la nómina
Considere el costo de su tiempo. Su trabajo como propietario de un negocio es dirigirlo, no procesar las nóminas. Tratar de hacer la nómina usted mismo significa quitarle tiempo a otras tareas clave, como la búsqueda de clientes o la creación de asociaciones.
No tiene que preocuparse por ello. Un procesador de nóminas siempre tiene a alguien dedicado a tu negocio, por lo que no tienes que preocuparte de que todos los empleados cobren a tiempo si decides tomarte unos días libres.
Es menos complicado. Los impuestos sobre la nómina son complejos porque hay varios tipos diferentes de impuestos que debe cobrar y pagar, y muchos formularios complicados de rellenar. Estos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto FICA para la Seguridad Social y Medicare, y el impuesto federal y estatal sobre el desempleo.
Los impuestos cambian todo el tiempo. Cada año, puede haber cambios en las leyes fiscales, en los tipos impositivos o en los plazos de presentación de informes. Como empresa individual, es difícil estar al tanto de todos estos cambios para evitar multas y sanciones por retraso en el pago o pago insuficiente.
Echa un vistazo a este calendario anual de nóminas para tener una idea de las fechas de vencimiento para informar y pagar.
Tareas que puede subcontratar
Puede encontrar un servicio de procesamiento de nóminas que le ayude con algunas o todas estas tareas de nómina:
- Mantener los registros de la nómina, incluyendo los formularios y consentimientos (generalmente en línea)
- Utilizar las cantidades para el pago, las retenciones y las deducciones para crear los cheques de pago
- Enviar estos cheques de pago a los empleados, generalmente a través del depósito directo
- Calcular los informes anuales de salarios e impuestos, El formulario W-2 para los empleados y el formulario 1099-MISC para los no empleados
- El envío de los informes de impuestos sobre la nómina -como el formulario 941- y los pagos al IRS y a los estados
- Otras tareas relacionadas con la nómina, como el informe y el pago de los impuestos por desempleo
- El envío de los pagos por otras deducciones, como los planes de salud o de pensiones, los embargos de salarios y los no empleados
Software de nómina frente a servicio de nómina. Servicio de Nómina
Hay dos formas básicas en que una empresa puede llevar a cabo la nómina:
Opción 1: Puede hacerlo usted mismo utilizando un software de nómina. Las aplicaciones de software de nóminas en línea funcionan de forma similar al software de impuestos. Le dan un puñado de indicaciones e información, pero usted -o alguien de su empresa- debe hacer todas las entradas. La empresa de software puede ofrecer soporte en línea, por teléfono, chat o preguntas frecuentes.
Opción 2: Puede externalizar su proceso dando a un servicio de nóminas la información básica de los empleados y dejando que ellos ejecuten las nóminas, envíen los cheques de pago, hagan todos los informes y envíen todos los pagos de impuestos de las nóminas.
Si quiere apoyar a las empresas locales, también puede recurrir a un contable local o a un servicio de contabilidad.
Estas empresas cuentan con personas que realizan alguna o todas las tareas utilizando un software de nóminas. La ventaja de estos servicios de procesamiento de nóminas es un contacto más directo con una persona real que puede ayudarle con problemas y preguntas.
¿Cuánto cuesta un servicio de nóminas?
La mayoría de los servicios trabajan sobre una base mensual, cobrando por volumen del número de cheques escritos, informes presentados y pagos realizados. También puede obtener servicios adicionales, como 1099s y procesamiento de beneficios pagando más.
Por ejemplo, Patriot Payroll Software cobra 10 dólares al mes por su servicio básico más 4 dólares por empleado, y proporciona los siguientes servicios:
- Asistencia experta gratuita
- Configuración gratuita de nóminas
- Depósito directo gratuito
- Portal del empleado gratuito
- Integración gratuita de la compensación de los trabajadores
- Ilimitado, nóminas personalizadas
- Impresión de W-2
- Acumulación de tiempo libre
Por 30 dólares al mes, le ayudarán con los formularios W-2 y a presentar y depositar sus impuestos federales, estatales y locales. También le proporcionarán la declaración de impuestos de fin de año.
Preguntas que debe hacer antes de subcontratar la nómina
Cuando hable con posibles servicios de nómina, lea los comentarios y pida referencias. Estas son algunas preguntas que debe hacer:
- ¿Qué tan seguro es su sistema? ¿Han tenido alguna vez una violación de datos?
- ¿Con qué frecuencia actualizan su sistema? Tiene copias de seguridad en caso de pérdida de datos o caída del sistema?
- ¿Cómo se mantiene al día con los cambios en las leyes fiscales? Con qué frecuencia actualiza sus datos para los cambios fiscales?
- ¿Cuánto tiempo lleva en el negocio?
- ¿Cómo gestionan el servicio de atención al cliente? Puedo llamar y hablar con una persona real? ¿Con qué rapidez responden a las solicitudes urgentes?
- ¿Si tengo que hacer correcciones, con qué rapidez podéis hacerlas?
- ¿Cómo sé que enviáis los informes y hacéis los pagos antes de su vencimiento? ¿Qué confirmaciones me envían?
Si está empezando con las nóminas, tómese un tiempo para leer este resumen de cómo configurar un sistema de impuestos sobre las nóminas. Luego haga una lista de lo que está dispuesto a hacer usted mismo y lo que quiere que haga un servicio de nóminas.