Aunque muchos empleadores utilizan actualmente el depósito directo para el relevo de los cheques de pago de los empleados, no todos los empleados se acogen a esa opción. En ese caso, el cheque suele entregarse en mano al empleado en el trabajo o se envía por correo a su domicilio, especialmente en el caso de los empleados que viven en lugares remotos. En estas situaciones, cuando hay un cheque en papel, existe la posibilidad de que se pierda o sea robado. Sin embargo, los empleadores no suelen ser responsables de la sustitución del cheque en tales situaciones, siempre y cuando hayan seguido la solicitud del empleado en cuanto a la forma de entrega del cheque (por ejemplo, enviándolo a la dirección correcta).
Sin embargo, sería prudente que los empleadores contaran con políticas relativas a la pérdida o el robo de los cheques de pago. Dichas políticas incluirían un procedimiento que los empleados deberían seguir para informar de los cheques perdidos o robados, y una declaración de que la empresa notificará al banco e intentará detener el cheque, si puede hacerlo. Puede volver a emitir el cheque si se puede detener, pero si el cheque ya se ha cobrado, la empresa probablemente no tenga ninguna responsabilidad siempre que haya seguido su procedimiento habitual para entregar el cheque al empleado. La política, sin embargo, debe establecer que si la empresa no puede detener el pago del cheque original, el empleado será responsable de la pérdida.
Los empleadores también deben ser conscientes de cualquier ley estatal o local que pueda imponer otras obligaciones con respecto a los cheques de pago de los empleados. Debe tener en cuenta, sin embargo, que varios estados impiden a los empleadores imponer el depósito directo, sino que sólo pueden ofrecerlo como una opción que los empleados pueden elegir. Por esta razón, una empresa de este tipo no puede instituir el depósito directo obligatorio en un esfuerzo por evitar tener que lidiar con cheques perdidos o robados. Conozca las leyes que se aplican a su empresa para asegurarse de que cumple con ellas.