Alai

Si usted es como muchos propietarios de pequeñas empresas y autónomos, probablemente sea consciente de lo difícil que puede ser mantenerse organizado, especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento de los recibos. Ahí es donde el Shoeboxed podría ser útil.

¿Qué es Shoeboxed?

Shoeboxed es una aplicación que almacena digitalmente tus recibos y te ayuda a gestionarlos para que, cuando llegue el momento de hacer la declaración de la renta o -no lo quiera el cielo- una auditoría de Hacienda, estés organizado y preparado.

Con sede en Durham, Carolina del Norte, Shoeboxed se fundó en 2007 y desde entonces ha crecido hasta tener más de un millón de cuentas en 100 países. Está claro que mucha gente confía en la aplicación, pero ¿merece la pena el bombo que se le da? Nos hemos dado una vuelta para ver cómo Shoeboxed se pone al día.

Características principales de Shoeboxed

• Sobres mágicos – Envía tus recibos, tarjetas de visita recogidas y otros documentos pertinentes a Shoeboxed en un «sobre mágico» prepagado para su digitalización. Los sobres incluyen el envío gratuito en ambos sentidos.
• Verificación humana de datos – Todos los datos enviados a Shoeboxed son verificados por un ser humano.
• Importación automática de recibos desde Gmail – Puedes sincronizar tu cuenta de Shoeboxed con tu bandeja de entrada de Gmail para que los recibos electrónicos se archiven automáticamente.
• Gestión de tarjetas de visita – Convierte tus tarjetas de visita recopiladas en una base de datos de contactos en línea.
• Generación de informes de gastos – La aplicación de Shoeboxed puede ayudarte a crear un informe de gastos con tan solo unos sencillos pasos.
• Rastreadores de kilometraje – Shoeboxed también realizará un seguimiento de tu kilometraje en viajes de trabajo.

Precios de Shoeboxed

Shoeboxed tiene varias opciones de suscripción:

Los planes anuales también están disponibles con un descuento. Si necesita escanear o enviar más documentos de los que tiene asignados, puede hacerlo y pagar una tarifa plana de 30 céntimos por artículo.

Capturas de pantalla de Shoeboxed

Cómo funciona Shoeboxed

Shoeboxed recoge y organiza sus recibos en su nombre. Puedes conseguirlo de varias maneras:

Envía los recibos de papel en un sobre mágico prepagado

Una vez que te hayas registrado en tu cuenta de pago de Shoeboxed en el nivel Clásico o superior (y tengas una dirección postal en Estados Unidos o Australia), la empresa te enviará dos sobres prepagados. Sólo tienes que rellenar los sobres con recibos, tarjetas de visita u otros documentos importantes que Shoeboxed pueda gestionar por ti, y enviarlos a portes pagados. La empresa escaneará y verificará todos los datos que hayas enviado y te devolverá los documentos.

Envía los recibos de papel en tu propio sobre

Si no tienes acceso a los Sobres Mágicos, también puedes enviar por correo tus recibos y tarjetas. Tendrá que dar el paso adicional de imprimir y rellenar una hoja de presentación. A continuación, simplemente envíalo por correo a Shoeboxed.

Con tu dispositivo móvil

Simplemente haz una foto de tu recibo u otros documentos con tu dispositivo móvil y luego súbela a través de la aplicación gratuita Shoeboxed. (Si eliges hacer una foto de tu recibo con tu teléfono, como hicimos nosotros, asegúrate de mantener la cámara muy quieta y de tener una iluminación adecuada para que el recibo sea legible.)

Escanea al escritorio

Alternativamente, puedes encender tu escáner y subir tu recibo como un archivo digital a tu panel de escritorio de Shoeboxed. Puedes enviar imágenes como archivos adjuntos .jpg, .jpeg, .png, .gif o tiff.

Correo electrónico

Si tienes Gmail, Shoeboxed puede sincronizarse con tu cuenta para recoger automáticamente los recibos electrónicos. Pero también puedes enviar tus recibos a tu propia dirección de correo electrónico personalizada. Toma esto: Shoeboxed también escaneará automáticamente tus recibos electrónicos y te notificará los cupones que se adjunten.

Pros de Shoeboxed & Contras

Resumen

En general, encontramos que Shoeboxed es fácil de usar. Su interfaz de usuario es bastante autoexplicativa. El método más fácil de enviar recibos fue simplemente tomar una foto con nuestro teléfono (pero, como se señaló anteriormente, ¡asegúrese de que la foto no es borrosa!). Si eres el tipo de persona que quiere que otro se encargue de los aspectos menos interesantes de ser propietario de un negocio por ti, es genial. Después de todo, puedes meter todo el molesto papeleo en un sobre y enviarlo lejos.

Pero si no te parece bien escanear recibos y llevar registros precisos por ti mismo, Shoeboxed podría ser un desperdicio de tu dinero. Y si tiene necesidades contables más complicadas, le recomendamos que ahorre sus centavos para un software de contabilidad más completo, como QuickBooks o Wave Accounting.

Sin embargo, si simplemente necesita ayuda para organizarse a sí mismo y a su negocio y prepararse para los impuestos, Shoeboxed ofrece una solución simple y asequible.